Знаете ли, че работодатели, които не подават необходимите доклади за достъп до Закона за достъпни цени (Obamacare), могат да бъдат обект на максимално наказание от $ 3 милиона? Това е достатъчно, за да ви поддържаме през нощта! И това е само едно законово изискване.
Работодателите днес се сблъскват с широк спектър от изисквания за водене на отчетност на служителите, тъй като тази инфографика от ComplyRight, компания, посветена на освобождаването на собствениците на малки предприятия от тежести за спазване на правилата, ясно посочва. И тези изисквания нарастват всяка година.
$config[code] not foundРаботата с документи и тежестта на архива може да се влоши по-трудно за малките предприятия, тъй като по-малките предприятия имат по-малко персонал за управление на функциите за човешки ресурси, или изобщо не разполагат със специални ресурси за човешки ресурси. Но добрата новина е, че технологията може да ви помогне да останете на върха на изискванията за спазване на нормативните изисквания като работодател.
Ето някои изисквания за архивиране на служители, които могат да ви изненадат (или шокират):
Обяви за работа
Когато работодателите публикуват обяви за нови работни места, те трябва да запазят рекорд за една година съгласно Закона за дискриминация на възрастните хора (ADEA).
Кандидатстване за работа
Работодателите, обхванати от ADEA, Закона за американците с увреждания (ADA) и / или дял VII от Закона за гражданските права (дял VII), трябва да съхраняват всички заявления за работа за поне една година. Едногодишното изискване се прилага и за сезонните и временните работници.
Автобиографии
Търсените автобиографии трябва да се съхраняват за една година, по ADEA и ADA. Въпреки това, няма изискване за запазване на нежелани резюмета.
Документи за прекратяване
ADA и дял VII изискват всички записи за прекратяване да се съхраняват една година след датата на прекратяване на работника.
Планове за обезщетения
ADEA изисква плановете за обезщетения да бъдат съхранявани в протокол в продължение на една година след прекратяването на плана съгласно ADEA. В допълнение, Законът за осигуряване на пенсионния доход на служителите (ERISA) изисква записите на плана за обезщетения да се съхраняват в архива в продължение на шест години.
Оценки на изпълнението
Законът за справедливите трудови стандарти (FLSA) изисква оценките на изпълнението да се съхраняват в продължение на две години.
Данъчни регистри за безработица
Според Федералния закон за данъка върху безработицата (FUTA), трябва да пазите данъчните регистри за безработица в продължение на четири години от датата на плащане на данъка или плащането, което от двете е по-късно.
I-9 формуляри
I-9 формулярите и допълнителната информация за проверка, потвърждаващи, че на работниците и служителите е разрешено да работят в САЩ, трябва да бъдат съхранявани в продължение на три години от датата на наемане или една година след датата на прекратяване, в зависимост от това кое от двете настъпи по-късно. Приложимият закон е Законът за реформа и контрол на имиграцията (IRCA).
Трудови договори
Ако имате трудови договори със служители, от вас се изисква да спазвате всички договори за срок от три години по FLSA.
Форми на OSHA за наранявания и болести
Работодателите с 11 или повече служители трябва да пазят всички форми за съобщаване за наранявания или заболявания в продължение на минимум пет години след края на календарната година.
Зашеметяващ пейзаж за съответствие
Както показва горният списък, работодателите са обект на непрекъснато нарастваща смесица от закони за водене на записи на служители.
Не само броят на правните изисквания прави спазването на изискванията по-трудно. Фактът, че законите постоянно се променят - и сложни.
Законите често са изпълнени с нюанси, изключения и подробни дефиниции. Изискванията за водене на записи могат да обхванат някои работодатели въз основа на техния размер или индустрия, но не и други.
Законите също често се променят и се добавят нови закони и разпоредби. Ако ви хванат, без да знаете за промяна или нов закон, вашата компания може да плати големи глоби. Не забравяйте, че липсата на знания обикновено не е защита.
Технология: Основна фондация за съответствие на работодателите
Записването на данни за служителите е една от тези области, където днес технологиите изравняват условията за малките предприятия.
Едно добро приложение за записване на служители може да ви помогне да изпълните по-добре законовите изисквания, които важат за вашия бизнес - това е дадено.
Но най-добрият софтуер за съхранение на данни днес може да добави много повече стойност.
Най-добрите приложения подпомагат производителността, като помагат на малките бизнес екипи да работят по-интелигентно, а не по-трудно. Съвет: потърсете бърз софтуер, за да започнете, интуитивен и лесен за използване. Потърсете и функции като автоматични подкани и напомняния за допълнителна ефективност.
Едно добро приложение за записване на служители може да спести пари, като управлява риска. Вие получавате спокойствие и сън по-добре, като знаете, че вашият малък бизнес разполага с инструментите, които отговарят на сложните изисквания за водене на записи, точно както големите корпорации.
Ето още една огромна полза от технологиите: електронни записи вместо хартия. Поддържането на хартиени копия на записите на служителите изисква не само голямо количество физическо пространство, но и изисква изключителна организация. Средният служител губи 400 часа всяка година в търсене на хартиени документи.
Електронната документация набира хартия, според ComplyRight. Не е изненада защо. Когато записите се съхраняват по електронен път, информацията се консолидира на едно място и лесно може да се търси. Персоналът може да изтегли данните на служителите си с няколко кликвания.
И тъй като фирмата ви расте и записват многократно, електронните системи за съхранение на записи улесняват организирането и извличането на нарастващи обеми от данни. Без привличането на неефективна хартия, можете да увеличите бизнеса си по-бързо.
Къде да намерим помощник за архивиране на служители
За да видите подробен списък на изискванията за водене на записи на служителите и да идентифицирате тези, които се отнасят за вашия бизнес, изтеглете безплатните „Насоки за запазване на записите на служителите за работодатели и мениджъри на човешките ресурси“ от ComplyRight.
И вижте приложението Records на служителя от HRDirect. Тя е безплатна и бърза за започване - и опростява управлението на записите на служителите.
Снимка на мениджъра чрез Shutterstock
Още в: Спонсорирани 3 Коментари ▼
