Светият Граал на управлението на проекта: Спестяване на време и пари, докато все още се оказва голям, висококачествен проект. Това е цел, която всяка компания иска да постигне, но мнозина не успяват да го направят по много причини. Независимо дали става дума за липса на ресурси, липса на бюджет или липса на знания, твърде често компаниите позволяват на проектите напълно да излизат извън контрол по обхват, бюджет или един от многото други начини, по които проектите често излизат от релсите.
$config[code] not foundТака че колко е често срещан проблемът с проектите, които са извън контрол, и което е по-важно, кой е ключът към неговото предотвратяване?
Как проектът става албатрос
Преди няколко години Отделът за европейска стратегия за услугите направи проучване, за да определи колко проекти са надхвърлили бюджета и какво струва на компаниите в дългосрочен план. Техните констатации са по-екстремни от прогнозираните:
- Общата стойност на договорите - $ 47,65 млрд. Долара.
- Превишаването на разходите възлиза на 14,54 млрд. Долара.
- 57% от общия брой договори (105) са превишили разходите.
- 33% от общия брой договори (105) претърпяха големи закъснения.
- 30% от общия брой договори (105) бяха прекратени.
Подобно проучване, публикувано от Harvard Business Review, което анализира общо 1 471 ИТ проекта, показва, че средното превишение е 27%. Докато само това е значително, проучването установи, че всеки шести проект надхвърля бюджета си средно с 200% и надхвърля графиците им с близо 70%.
Каква е причината за тези проблеми? Проучването на HBR установи, че са виновни редица фактори. Но много от тях стигнаха до лошо планиране и липса на информация. Някои компании грубо подцениха разходите и времето, включени в даден проект. Други купуваха собствена маркетингова реклама, опростявайки онова, което се е случило, и надценявайки собствените си способности.
Намирането на щастливия медиум
Трябва да се каже, че правилното планиране на проекта е задължително. Но какво точно означава това?
Въпреки че високите цели могат да звучат добре в етапа на предложението, те могат да бъдат опустошителни през целия живот на проекта. Колкото по-голям и по-дълъг е проектът, толкова по-голяма е свободата да се пропуснат прекалено възвишените цели и проектът надхвърли бюджетните и времевите ограничения.
Но дори и при най-доброто планиране се случват непредвидени неща. Това може да бъде нещо от клиентска заявка за промяна на обхвата до непредвидени промени на пазара, които изискват корекция.
Един от най-добрите начини за намаляване на превишаването на разходите по проекта и лошото бюджетно планиране може да бъде просто проследяване на времето и разходите за всеки отделен проект за участващите служители. По този начин ръководителите на проекти получават по-точна оценка на обхвата на проекта и какво се изразходват по отношение на времето на проекта и действителните разходи за проекта. Времето за проследяване може също да разкрие кои служители могат да изискват малко тласък или повече насоки, за да завършат проекта с умения.
По-често проектът надхвърля целите си по-рано, отколкото по-късно. За съжаление, много мениджъри на проекти сляпо следват курса и правят много малък анализ, за да се уверят, че междинните цели са в съответствие с целите на бюджета и графика. Ако сте постигнали 10% от целите на проекта, но сте изразходвали 15% от бюджета, няма причина да смятаме, че тази тенденция ще се промени, без да се намесва и да се правят корекции. Без да се правят корекции, може да се очаква, че при 20% от работата проектът ще изразходва 30% от бюджета и т.н. При този процент, до момента на изпълнение на проекта, той ще струва 150% от отпуснатия бюджет.
Някои насоки за разглеждане
С всеки проект е от решаващо значение да се установят важни етапи за оценка на постигнатия напредък и да се види как този напредък е в съответствие с параметрите и целите на проекта. Колкото по-рано това е направено, толкова по-скоро ще бъдат открити потенциални проблеми и ще бъдат направени корекции, за да се запази целта на проекта.
Не забравяйте да останете в редовна комуникация със служителите по проекта в случай, че се нуждаят от малко изясняване по време на етапите. Това не само запазва проекта, но и придава съгласуваност на усилията на групата.
С добро планиране и усърдно проследяване, вашата компания може да избегне неприятната статистика и може да постигне целта да пести време и пари, като същевременно предоставя качествен продукт или услуга.
Снимка на срещата чрез Shutterstock
2 Коментара ▼
