С всички налични методи за комуникация може да си мислите, че вашите служители няма да се нуждаят от обучение по междинни съобщения. Истината е, че разнообразието от опции често затруднява избора на правилния път. Създаването на няколко правила и най-добри практики гарантира, че служителите ще направят правилния избор, когато в офиса участват множество офиси. Когато имате ясни протоколи, се появяват по-малко конфликти и недоразумения.
$config[code] not foundСъздаване на правила и процедури
Изготвянето, писането, преразглеждането и публикуването на политики и процедури оформят фундаменталните взаимодействия, които се случват във вашата компания. Ако не отделите време за разглеждане на тези ситуации, нарушенията на сигурността и опасенията за неприкосновеността на личния живот могат да провалят операциите ви. Трябва да зададете стандарти за това как да събирате, обработвате, прехвърляте и използвате информация между офисите, като използвате електронна поща, специални пликове за поща и други други ускорени методи. Погрижете се да предпазите персонала и данните на клиентите и се уверете, че сте в съответствие със закона. Например, обучете служителите да забелязват подозрителни имейли, които представляват фишинг или друга измамна дейност в интернет.
Разработване на шаблони
Обучението на служителите по комуникация между офисите трябва да включва как да се използват шаблони за електронна поща, бюлетини, презентации и друга офис информация. Създавайки стандартен формат, Вие налагате използването на фирменото лого, шрифтове и цветове. Публикуването им на интранет сайт на компанията ги прави лесно достъпни за всички служители. Обучението включва описване на целта на шаблона, как да го персонализирате и да го използвате.
Провеждане на ролеви упражнения
Неефективната комуникация между офисите се случва, когато хората не се изразяват ясно, слушат внимателно и се уважават напълно. Чрез провеждане на упражнения за изграждане на екип, вие предоставяте възможности на вашия персонал да практикува общуване в среда без заплаха. Например, разделете група от служители от различни места на двойки. Помолете участниците да помислят за труден разговор, като например прекратяване на служител. Един човек играе ролята на управител, а другият играе ролята на служител. След пет минути на предаване на съобщението, помолете участниците да обсъдят разговора и това, което работи или не помогна на процеса. Не можем да избегнем разногласия или преговори на работното място. Обаче, като се научим да дешифрираме моделите, които не допринасят за разрешаването, можем да разговаряме без защита, да слушаме истинския смисъл на казаното, да останем спокойни въпреки обвиненията и гнева и да се съсредоточим върху продуктивното решаване на проблеми.
Награждаване и разпознаване на добри комуникатори
След като установите модели на ефективна комуникация, увековечете тенденцията, като наградите и признаете онези хора, които разпространяват конфликти и си сътрудничат. Например, можете да възнаградите екипните играчи, които използват социалните медии отговорно, за да популяризират фирмените продукти, като разпространявате малки знаци на вашата оценка, като подаръчни карти, билети за филми или купони. Можете също така публично да благодарите на служителите за тяхната способност да информират хората на срещи, събития и церемонии. Например, дайте сертификат за постижение за най-добрия бюлетин, разпространяван във вашата компания.
