Не само, че генерирането на безхартиено работно място помага на фирмите да спестят пари и да харчат по-малко, но също така ги поставя на път да бъдат по-екологични. Ако мислите за размяна на файлови шкафове, изпълнени с планини от документи за безхартийна система, но не сте сигурни къде да започнете, погледнете следните 10 стъпки, за да отидете без хартия.
Работа без хартия
Споделяйте файлове цифрово
Вместо да разчита на принтера да разпечатва орди от документи, споделяйте файлове с колеги чрез цифрови методи, като например Google Docs. Освен това, тъй като тази безплатна услуга чрез Gmail непрекъснато спестява, работните файлове никога няма да се загубят, за разлика от фотокопирката!
$config[code] not foundНик Кандито, съосновател и главен изпълнителен директор на Progressly, каза на Small Business Trends за някои ключови начини, по които да се помага на бизнеса без хартия. Говорейки за „придържане“ и как цифровизацията подобрява работните практики, Candito каза:
„Няма съмнение, че цифровизацията подобрява сътрудничеството. Когато всеки може да има достъп до основните документи и последователно да събира необходимата информация за точния човек, когато е необходим, вие смазвате колелата на двигателя за комуникация вътре в компанията. "
Съхраняване на файлове в облака
Бизнесът от всякакъв мащаб разчита на документи, които скоро се увеличават, за да станат тежки изисквания за съхранение. Вместо да попълват важни документи в картотеки, ги съхранявайте удобно на облачни системи, като Dropbox. Тези безхартиени дигитални системи ще ви спестят невероятни количества пространство в офиса, да не споменаваме, че ще поддържат жизненоважните документи безопасни.
Сканиране и факс не повече
Сканирането и изпращането на факсове изисква използването на хартия. Помогнете на вашия бизнес да бъде безхартиен, като използвате приложението за скенер на телефона си, за да сканирате документи. След това запазените документи могат да се конвертират в PDF файлове и да се споделят с колегите по имейл.
Насърчаване на цифровите комуникации
Насърчете работната сила да възприеме култура на дигиталната комуникация, при която бившите хартиени методи за комуникация, като например фактури за пощенски пратки и плащания, се заменят с цифрови методи като имейли и мигновени съобщения.
Да разчитате на цифрова комуникация, вместо на хартиени съобщения, ще ви спести време за работа. Candito отбелязва, че използването на дигитални вместо хартиени потоци позволява на ръководството да „следи бизнеса ви и ключовите ви взаимодействия в реално време и с оглед анализиране на пречките, които да ги подобрят и по този начин да подобрят резултатите“.
Разменете хартиените сметки и изявления за цифрови
Независимо дали става въпрос за сметки за енергия, банкови извлечения или фактури на изпълнители, всички фирми генерират сметки и отчети. Ако сметките ви все още се създават на хартиен носител, просто ги помолете да бъдат изпратени цифрово. Най-общо казано, подобни банки и други организации предпочитат да изпращат цифрови изявления и поща, тъй като спестяват разходи за печат и изпращане.
Генерирайте цифрови визитки
Визитни картички, въпреки че са от съществено значение, изискват значителни количества хартия за дърво. Вместо да вдигате портфейла си с пачка визитни картички, дигитализирайте визитната си карта. Налични са много софтуер и приложения, като Pearl Scan и CamCard, които сканират визитни картички и ги конвертират в цифров документ.
Използвайте електронни подписи
Дори нашите подписи могат да бъдат подписани по електронен път.Вместо да се налага да отпечатвате документ, да го подписвате физически с химикалка и да го изпращате на получател, подписите могат да се подписват по електронен път, което означава, че няма нужда от отнемащи време и скъпи документи. Abode Reader може да се използва за подписване на документи без да се налага да печатате нищо.
Тези цифрови методи могат да помогнат за подобряване на сигурността на бизнеса. Кандито казва: "С цифровизирани процеси, идентифицирайте управлението и контрола на достъпа, за да осигурите достъп до определени документи и системи само на подходящите хора."
Отсяване и сортиране на съществуващите документи
За да създадете офис без хартия, ще трябва да „разрешите“ някои от съществуващите документи, които може да са били в офиса през последните 20 или дори 30 години. Посветете една сутрин или по-дълго на пресяването на старите документи и определянето на това, което може да се сложи през проливащия. Премахването на излишните документи от офиса ще създаде повече пространство, както и невероятно удовлетворение!
Направете срещи без хартия
Вместо да раздавате хартиени материали на срещи, използвайте проектори и технология, която предава информацията, която искате да споделите, от един визуален източник.
Обучение на персонала да бъде по-цифров разбирам
Бизнесът без хартия изисква някакво цифрово ноу-хау. От задачи като изпращане на документи по електронна поща до използване на базирани в облака системи за съхраняване на файлове, ако вашата работна сила не разполага с дигитална проницателност, инвестирайки време и пари в обучението им, вероятно ще се окаже полезна и безценна дългосрочна инвестиция.
Кандито казва, че освобождаването от хартия спомага за оптимизиране на работата и крайния резултат на компанията, като посочва:
„В крайна сметка, това, за което снимате, без хартия, е подобрен клиентски опит и следователно подобрен резултат.
Хвърляне на хартия на снимка чрез Shutterstock
2 Коментара ▼
