Повечето професионалисти трябва да изготвят официални бизнес писма в някакъв момент от кариерата си. Независимо дали търсите работа, оставяте работа или общувате с клиент, правилното форматиране и писане на бизнес писмо показва вашето ниво на професионализъм. За да напишете такова писмо, следвайте правилния формат и използвайте професионален език, като същевременно се съобразявате с всички необходими изисквания.
Блоково форматиране
Най-често използваният формат за официално писмо е блоков формат. С този формат целият текст е вляво, с 1-инчови полета около цялата страница. За да напишете писмото си в този формат:
$config[code] not found- Въведете адреса си, освен ако не е предварително отпечатан бланка, в който случай започвате с датата.
- Прескачане на ред, след което добавете датата.
- Пропуснете друг ред и добавете името и адреса на получателя на писмото.
- Пропуснете друг ред и поставете поздрава, последван от двоеточие.
- Прескочете друга линия и започнете писмото си.
- След тялото на буквата въведете затварянето.
- Пропуснете три реда и след това въведете името и заглавието си.
Форматирането с отстъп
Форматирането с отстъп следва подобен модел, за да блокира форматирането по отношение на разстоянието между секциите. Въпреки това, има някои различия с подравняването на секциите:
- Въведете адреса и датата с левия край на линиите, подравнени с центъра на страницата. Отново, ако използвате отпечатани бланки, не повтаряйте отново адреса си.
- Прескачане на ред и въведете името и адреса на получателя. Те трябва да се изравнят наляво, както при стила на блока.
- Отстъп на всеки параграф от тялото на буквата е половин инч, с едно пространство между параграфите.
- Напишете затварящите и подписващите линии, така че те да са дори с адреса и датата в горната част на страницата, с левия край, подравнен в центъра на страницата.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от SaplingСъдържание на писмото
Обикновено официално писмо може да се раздели на пет отделни части:
- Въведение, което указва на получателя какво е писмото.
- Причина за писане.
- Информация за всички заграждения.
- Допълнителни забележки или изявления.
- Затваряне, което препраща към бъдещия контакт.
Например, ако пишете, за да продължите с информационно интервю, ще започнете с позоваване на срещата и ще кажете, че пишете, за да продължите. Ако изпращате документи, като копие на вашето резюме или писмено извадка, имайте предвид, че в писмото; например: „Както обсъдихме, прикачих копие от статията, за която съм писал Списание XYZ Завършете като повторите, че сте оценили срещата и че ще останете във връзка с търсенето на работа. Избягвайте използването на съкращения или жаргон в писмото си и внимателно проверете преди изпращането.
Специални съображения
Ако някой друг пише писмото за вас, посочете го по линия под линията за подпис. Пропуснете дадена линия и след това въведете инициалите си с главни букви, последвани от наклонена черта и инициалите на машинописта с малки букви.
Ако включите приложения в писмото си, уведомете получателя чрез добавяне на бележка в долната част на писмото. Прескочете две линии от линията за подпис или от реда на машинописта. Напишете „Ограждения“, следвани или от броя на загражденията в скоби, или от двоеточие, и от специфичните заграждения, изброени на отделни номерирани линии, например Приложения: 1. Резюме 2. Писане на проба.
Ако изпращате копие на писмото до някой друг, включете също и линия CC. След линията на кутиите пропуснете линия. Въведете CC, последвано от двоеточие и името на допълнителния получател. Ако има повече от едно лице, включете всяко име в отделен ред.
И накрая, изберете консервативен и лесен за четене шрифт. Times New Roman или Arial в 10 или 12 точки са най-често срещаните възможности за избор на бизнес писма.
