Ако имаше само една дума, която да описва как малките и средни предприятия са се променили през последното десетилетие, тази дума вероятно ще бъде „технология“.
В относително кратък период от време технологията е упълномощила по-малките компании да:
- Отидете от предимно местни фирми, за да се възползвате от глобалните пазари.
- Работете с отдалечени и разпределени работници, като намалите административните разходи.
- Постигнете по-голяма производителност с автоматизация.
- Сервирайте клиентите по-добре чрез технология.
- Да се изравнят условията на конкуренция, когато става въпрос за конкуриране с по-големи организации.
- Разплитайте собствениците и персонала от нашите бюра, като интегрирате работата и живота по-добре.
Как се справя вашият бизнес с днешния малък бизнес през 21-ви век? Погледнете в днешния малък бизнес и най-добрите си практики, за да видите как се сравнявате. Днешните малки предприятия следват тези пет най-добри практики:
Най-добра практика 1: Споделяне на файлове в облака
Най-важните ви файлове, независимо дали са снимки или видеоклипове, не трябва да се съхраняват на твърдия ви диск или на сървър на място. Или (ужас) в хартиените картотеки.
Нека да вземем само един сценарий. Представете си представянето на клиента. В миналото трябваше да изтеглите презентацията и да я вземете със себе си. Ако сте забравили или сте имали нужда от промени в последната минута, асистент може би трябваше да ви изпрати по електронната поща по пътя. В миналото съм губил повече време, просто като се опитвах да координирам презентациите, докато пътувам, отколкото искам да си спомня.
Днес е много по-лесно. Въпросът е само да изтеглите файлове от облака, независимо дали сте на конференция или в централата на клиента си в отдалечен град.
Споделянето на файлове в облака обаче е повече от удобство при пътуване. Днешните малки предприятия работят с виртуални офиси, използващи облачни инструменти, за да позволят сътрудничество с партньори и служители в цялата страна и по света.
И никога не се налага да се притеснявате за хардуерен неуспех, причиняващ бедствие, ако сте съхранили всички файлове и данни в облака. Бях там, направил това - и прекарването на часове, опитвайки се да възстанови загубените файлове, никога не е красиво.
Има редица инструменти, които могат да помогнат днес. Например, Microsoft OneDrive ви позволява да синхронизирате и съхранявате файлове, така че да могат да бъдат достъпни от всеки браузър или мобилно устройство. Дори по-добре, можете да настроите компютри, за да запазите всичко в OneDrive по подразбиране, така че вие и вашият персонал никога да не се налага да прехвърляте ръчно нищо в облака.
Това означава, че можете да споделяте и да си сътрудничите отвсякъде. Office 365 ви позволява да изграждате виртуални мрежи от до 300 потребители, които могат да споделят файлове чрез уеб версии на Outlook, Word, Excel и PowerPoint.
Ако вашият бизнес се нуждае от бърз растеж, можете да сравните евтино чрез SharePoint на Microsoft Azure.
Най-добра практика 2: Увеличете силата на работата в екип чрез сътрудничество
Технологията също дава възможност на работниците да си сътрудничат отвсякъде. Появи се истински виртуален офис, чиито служители вече не са в един и същи град или дори на един континент.
Има много технически средства, които могат да позволят на вас, вашите партньори и служители да съавторствате в Word, PowerPoint и OneNote, например.
Skype за бизнес ви позволява да получавате входящи и провеждани срещи чрез незабавни съобщения, споделяне на екран, разговор или видео чат. Тук в Small Business Trends целият ни екип разчита на Skype за сътрудничество. Например, провеждаме срещите на изпълнителния екип чрез Skype, докато разглеждаме отчети за срещите на споделени документи в облака. Нещо повече, ние използваме Skype, за да поддържаме връзка с фрийлансери и партньори, защото тя е толкова повсеместна, че почти всеки, с когото се сблъскваме, има Skype ID.
Имате ли документи с информация, която трябва да споделите, и информация, която не искате да споделяте? Microsoft GigJam осигурява пробив за споделяне на точната информация с правилните хора в реално време.
Най-добра практика 3: Направете сигурността на операциите
В ерата на интернет сигурността на данните е също толкова важна, колкото и физическата сигурност за вашите офиси.
Съществуват редица инструменти за запазване на бизнес данните ви в един свят на зловреден софтуер, фишинг, схеми за пренасочване на хост файлове и др. Най-важното нещо, което модерният малък бизнес прави, е да интегрира сигурността толкова дълбоко в ежедневните операции, че вие и вашите работници не го третирате като специално събитие. Компютърната сигурност просто съществува на всички нива, през цялото време.
Защитата на данните е вградена с Enterprise Data Protection и Office 365 Mobile Device Management за всички устройства - дори и за „въвеждане на собствено устройство“.
Можете да имате сигурен достъп до съдържание навсякъде с Многофакторно удостоверяване, когато сте далеч от корпоративната мрежа. Актуализациите за защита за Office 365 се предоставят ежемесечно, за да се гарантира, че можете да запазите данните си безопасни.
О, и не забравяйте безплатната антивирусна защита на Windows Defender, която е интегрирана в Windows 10, и защитата при влизане в системата на Windows Hello за сканиране за всеки работник.
Най-добра практика 4: Използвайте силата на изкуствения интелект
Технологията се присъедини към света на бизнеса като нещо повече от инструмент. Днес технологията под формата на изкуствен интелект работи почти като човешки работник.
Виртуалната помощ може да бъде активирана от десктоп или мобилно устройство и да предостави жизненоважна информация в част от времето, което може да отнеме, за да извърши изследването, или да го възложи на член на персонала.
Например, Cortana може да управлява календара ви и да ви дава напомняния за срещи, пакети за проследяване, екипи, интереси и полети. Cortana може да изпраща имейли и текстове, да създава и управлява списъци и да отваря всяко приложение във вашата система.
Друга итерация на тази интелигентна технология - ботове - може да отговори на простите въпроси на клиентите и да предостави информация, жизненоважна за осигуряване на по-добро обслужване на клиентите.
Чрез Microsoft Bot Framework можете да създадете свои собствени ботове, за да взаимодействате с потребителите на системата и клиентите чрез изпращане на текстови съобщения, Skype, вашия уебсайт или поща на Office 365. t
Най-добра практика 5: Работа в движение или дистанционно
Работата от разстояние носи много ползи.
По-малко време губи времето за пътуване и по-малко стрес. Нещо повече, служителите, които работят от дома си, често са по-щастливи, по-добре свързани с работата си и по-продуктивни, когато им се даде избор.
Технологията улеснява връзката ви.
Например цялата ми фирма работи на практика. Всеки в тенденциите в малкия бизнес работи от домашния си офис. Без споделени файлове, инструменти за сътрудничество и различни мобилни устройства - не бихме могли да работим.
Има и сериозни бизнес ползи. Чрез използване на технологията за работа на практика, моята компания успява да максимизира рентабилността и самофинансира нашия растеж, защото режийните разходи са ниски.
Нещо повече, нашите работници улесняват работата ни - не обратното. Не сме привързани към бюрата ни. Ако имаме нужда от достъп до файл, можем да го извикаме на нашите мобилни устройства, където и да се намираме. Ние сме свободни да пътуваме или просто да изпълняваме поръчки, за да поддържаме тялото и душата заедно.
Надяваме се, че ви дадох вкус за модерния МСП, включително петте най-добри практики. Важно е да осъзнаем, че Microsoft може да бъде ваш партньор за трансформиране на вашия бизнес в съвременния SMB и изцяло възприемане на тези добри практики. Ето защо се радвам да бъда посланик на Microsoft за малък бизнес, защото използвах силата на технологиите, за да управлявам бизнеса си в днешния свят по икономически ефективен и ефективен начин. И Microsoft е основен инструмент за това.
По време на това писание, Анита Кембъл участва в програмата на Microsoft за малкия бизнес.
Снимка на съвременния бизнес човек чрез Shutterstock
Повече в: Спонсорирани 1
