Служителите от офис администрацията оказват съдействие на служителите в офиса. Те поддържат архиви и системи за архивиране и често отговарят за въвеждането на данни. Те могат да поддържат база данни с клиенти или инвентар и да създават кореспонденция за изпращане по пощата и четат и изпращат поща до правилния отдел. Общата цел на всеки администратор на офис е да улесни работата на техния ръководител.
Управление на бази данни
Обикновено служител от офис администрация не се очаква да изгради база данни, но ще трябва да въведе подробности и да може да извиква записи, които отговарят на определени критерии за момент. Те също така трябва да изготвят отчети въз основа на информация за базата данни. Тези доклади обикновено се предават на висши служители или се представят на конференция.
Подготовка на кореспонденцията
Кореспонденцията може да бъде индивидуално писмо или бюлетин, предназначен за всички клиенти. Персоналът на офис администрацията трябва да подготви бележки и съобщения и да ги изпрати на целия персонал. Очаква се служителите от офис администрацията да се занимават с запитвания по електронната поща и да отговорят на съответния отдел.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от SaplingУправление на графика
Назначаването на резервации, планирането на конференции и информирането на персонала за графиците традиционно означаваше записване на всички срещи в централен дневник и изпращане на седмични или ежедневни актуализации на персонала. Сега повечето програми се изпълняват по електронен път с програми за управление на данни като Outlook, iCal или Eudora. Това позволява на служител от офис администрацията да актуализира и публикува няколко календара по електронен път. Това позволява на останалите служители да проверяват календарите едновременно, като правят корекции при необходимост.
Телефонни отговори
Служителите от офис администрацията отговарят на телефони и или се занимават с клиенти, или ги прехвърлят в отдел, който е по-подходящ да отговори на техните запитвания. Също така е задължение на персонала на административната администрация да записва подробни съобщения заедно с всяка информация за контакт на обаждащия се.
