Ролята на административните сътрудници е да подкрепят професионалния персонал, за да могат те ефективно да изпълняват задълженията си. Независимо дали в правителствени, бизнес или неправителствени организации, администраторите запазват офиса, като се грижат за най-важните неща като документи и компютърни записи. Обикновено те изпълняват и някои административни задължения, но конкретните задачи зависят от нивото на длъжността и вида на службата.
$config[code] not foundОтговорности за деня
Административните сътрудници изпълняват задължения като организиране на срещи, насрочване на срещи, водене на календара в офиса, телефонни обаждания и редактиране на кореспонденция. Те поддържат офис файлове и бази данни и създават електронни електронни таблици и презентации. Често техните отговорности включват и закупуването на доставки и управлението на помещението за доставки.
Задълженията им за обслужване на клиенти включват получаването на посетители в офиса и виждат, че получават необходимата им помощ.
Допълнителни задължения
Другата работа на административните сътрудници често зависи от конкретната индустрия. В адвокатските кантори администраторите помагат за изготвянето на правни документи, а в медицинските служби - за застрахователни компании. В училищните кабинети, воденето на учебна документация и общуването с родителите са сред техните задължения.
Нивото и длъжността определят колко отговорност носи административен асистент. Администраторите на начално ниво се съсредоточават върху чиновнически функции и основни компютърни задачи, но старши администратори с напреднали компютърни умения обикновено поемат административни задължения, включително надзор на чиновниците и обучение на нови служители. Административните асистенти на ръководните кадри могат също така да извършват изследвания, да пишат доклади, да вземат протоколи от срещите, да наблюдават други администратори и да организират пътувания.
Знания и умения
Организационните способности са от съществено значение защото основната работа на администратора е да поддържа офис записи и да следи срещите и срещите. Администраторите също трябва да могат да комуникират добре на английски език устно и писмено и да извършват интернет изследвания. Работата изисква умения с офис оборудване, включително компютри, фотокопирни машини, телефонни системи, факсове и оборудване за видеоконферентна връзка.
В зависимост от позицията и индустрията, Администраторите се нуждаят от умения с различни компютърни програми, като електронна поща, счетоводство, база данни, електронни таблици и софтуер за текстообработка.
Квалифициране за работа
Административните асистенти се нуждаят от минимум диплома за средно образование, която включва занятия по офисни практики и компютърен софтуер. Допълнително обучение по английски език и компютърни умения е полезно, и много администратори са взели някои технически училище или колеж класове или имат асоцииран степен. Работодателите също обикновено обучават нови служители в своите офис процедури и речника на конкретния бизнес - например, легален речник.
Администраторите могат да получат доброволно сертифициране от Международната асоциация на административните специалисти, Сертифицирането изисква от две до четири години опит, в зависимост от образованието на администратора, а кандидатите трябва да преминат и изпит.
