Имейлът може да е важен, но ако не комуникирате по правилния начин, можете действително да навредите на бизнеса си.
Има някои правила и насоки, които можете да следвате, за да се уверите, че вашата електронна поща е солидна. Ето 50 съвета.
Съвети за етикетиране на бизнес имейли
Имате професионален имейл адрес
Преди дори да започнете да пишете по електронната поща, трябва да се уверите, че действителният ви имейл адрес е подходящ. В идеалния случай ще имате официален имейл адрес, който завършва с URL адреса на фирмата ви. Но ако използвате личен Gmail акаунт или нещо подобно, просто се уверете, че го държите просто с вашето име или инициали, вместо да се опитвате да станете сладки или забавни.
$config[code] not foundВключете ред за пряк предмет
Във всеки имейл трябва да включите тема, която точно отразява съдържанието на имейла. Само няколко думи обобщение ще даде на получателя представа за това какво да очаквате, преди те всъщност да прочетете вашето съобщение.
Използвайте само „Отговори всички“, когато е необходимо
Когато получавате имейли, които включват всички в организацията ви или дори няколко души, може да се изкушите да включите всички в отговора си. Но това може да доведе до много загуба на време за хората, ако съобщението не е свързано с тях. Така че внимавайте и отговаряйте само когато е абсолютно необходимо.
правя коректури
Не искате да отделяте време, за да изработите чудесно имейл съобщение, само за да бъде изписано с грешки в правописа и граматика. Така че отделете минута, за да проверите и да проверите правописа преди изпращането, за да можете да уловите потенциални грешки.
Прочетете отново за тон
Но всъщност трябва да прочетете посланието си и да разберете как ще го прочете получателят. Понякога тонът може да се загуби по имейл. Така че просто се уверете, че чете как възнамерявате.
Внимавайте на маниерите си
И разбира се, трябва да включите вкусни неща, като моля, и ви благодаря във всяко съобщение.
Дръжте го по-официално за клиенти / началници
Има много различни нива на формалност, когато става въпрос за електронна поща. Затова се уверете, че обмисляте връзката си с всеки човек, преди да се почувствате прекалено комфортно. "Хей момчета" може да е подходящ поздрав за вашите приятели. Но когато се занимавате с клиенти, вероятно искате да го запазите малко по-професионално.
Използвайте формалността за нови контакти
По същия начин е добра идея да държите нещата доста официални с хората, които изпращате по електронна поща за първи път, докато не ги опознаете достатъчно добре, за да го промените.
Използвайте Приемливо поздравление
По-конкретно, ще искате да разгледате поздравите, които използвате за всеки човек. Като цяло, трябва да държите „Хей…“ на хора, които познавате доста добре. „Здравейте“ и пълните имена са по-подходящи за клиенти или за първи път.
Придържайте се към точката
В самото тяло на имейла си искате да го запазите възможно най-кратък. Не карайте получателя да чете роман, само за да разберете каква е вашата основна цел.
$config[code] not foundПрекъсване на дългите съобщения
Ако имате няколко точки, трябва да разделите текста с различни параграфи или четни числа, за да го направите по-лесен за четене.
Бъдете ясни с Вашия призив за действие
Трябва също така да помислите какво искате получателят да направи с вашето съобщение. Ако търсите да отговорят с конкретна информация, кажете им това в края на имейла си.
Използвайте грижи с акроними и жаргон
Ако сте включили съкращения или специфичен за индустрията жаргон в имейлите си, помислете за познанията на получателя. Например, ако работите с клиенти от различни индустрии, може би искате да включите малко повече информация, отколкото бихте искали с вашите колеги.
Помислете за затварянето
След това в края на всеки имейл ще искате да изберете подходящо заключително изявление. Използвайте нещо като „благодаря“ или „най-доброто“ за бизнес имейли.
Включете подписващ блок
Можете също да включите блок за подпис, който включва още малко информация в долната част на имейлите си. Включете вашето име и информация за контакт.
Забележете всички прикачени файлове
Ако прикачвате документи към имейл, уведомете получателя какво е, така че не е необходимо да го отварят само за да разберат.
Не забравяйте да прикачите
Също така е доста често хората да казват, че прикрепят нещо и след това забравят да го направят. Така че проверете преди изпращането.
Проверете размера на файла
Но внимавайте при поставянето на големи файлове. Направете го само когато е абсолютно необходимо. Или можете да опитате повторно оразмеряване на снимки или разбиване на файла на по-малки парчета, за да стане по-управляемо.
Zip големи файлове
Когато трябва да прикачите големи файлове, поставете ги в.zip файл, за да улесните получателя.
Първо попитайте за тези приставки
Също така е добра практика да попитате получателя, ако е добре да изпратите голям файл предварително. И тогава разберете кога ще бъде най-подходящото време да изпратите такъв файл.
Запитване за типове файлове
Освен това проверете и вижте какви програми получават получателите ви, за да сте сигурни, че ще могат да отварят прикачените файлове.
Изпращайте PDF файлове, когато е възможно
Но PDF файловете са лесни за преглед на всеки тип устройство. Така че, ако е възможно, изпращайте PDF файлове вместо файлове, които изискват определена програма.
Не отваряйте прикачени файлове от хора, които не знаете
От другата страна на това уравнение, когато получите прикачен файл в имейл, който не очаквахте, внимавайте да го отворите. Ако не сте сигурни за нещо, попитайте подателя за прикачения файл, преди да го отворите.
Не споделяйте поверителна информация
Тъй като имейлите са толкова лесни за препращане и споделяне, или за случайно изпращане до грешен човек, това не е правилният формат за споделяне на чувствителна или поверителна информация.
Внимавайте с хумора
Можете също така да се изкушите да добавите малко забавление или хумор към имейлите си. Но тъй като може да е трудно да се дешифрира тона на имейлите, просто се уверете, че е много ясно или запазете шегите на хората, с които наистина ви харесва.
Стой далеч от глупавите шрифтове
Имейлът също не е подходящото място за вас, за да бъдете креативни с елементи на дизайна. Придържайте се към шрифтове, които са класически и лесни за четене.
Придържайте се към черно и бяло
По същия начин стойте настрана от уникалните цветове на шрифтовете и фоновите модели. Класическото черно и бяло е най-лесно за четене.
Ограничете използването на удивителни точки
Удивителните точки могат да ви помогнат да пренесете чувство на възбуда или акцент. Но не ги използвайте в излишък или съобщението ви няма да изглежда професионално.
Използвайте Внимание при всички капачки
Всички капачки също могат да добавят някакъв акцент. Но може да се окаже и като крещи. Затова, освен ако не е необходимо, обмислете вместо това курсив или нещо друго.
Използвайте само емотикони с определени хора
Когато става въпрос за усмивки и емотикони, запазете ги в разговори с приятели и близки сътрудници, за които знаете, че няма да тълкуват погрешно или да ги разглеждат като непрофесионални.
Разгледайте различни култури и езици
Понякога може да се срещате и с хора от различни култури или среди. Затова не забравяйте да вземете под внимание, че когато изработвате отговорите си, не обиждате и не обърквате никого.
Стъпка назад преди изпращане на емоционални съобщения
Ако някога се окажете в ситуация, в която трябва да изпратите гневен или иначе емоционален имейл, да изработите посланието си и да се отдръпнете за известно време, за да изчистите главата си. След това прегледайте по-късно съобщението, за да се уверите, че действително искате да кажете.
Отговор на случайни съобщения
В случаите, когато получите имейл, който не е бил предназначен за вас, отговорете на подателя, за да ги уведомите бързо.
Потвърдете получаването на съобщения, които не можете да получите веднага
И ако получите имейл, който е предназначен за вас, но не е нещо, на което можете да реагирате напълно веднага, просто дайте на подателя да знае, че сте го получили и кога ще можете да стигнете до него.
Започнете нова верига за имейли за нови обекти
Когато изпращате по електронна поща на някого, с когото отговаряте често, може да се изкушите да поддържате непрекъснато само една верига. Но това може да затрудни организирането на разговорите. Така че започнете нова верига за всеки нов обект.
Само препращащи съобщения, когато е необходимо
Препращането може да бъде полезна функция за потребителите на електронна поща. Но също така може да бъде използвана. Така че, преди да изпратите съобщения, просто се уверете, че те са действително необходими, за да не бомбардирате хората с имейли.
Добавете лично съобщение при препращане
Когато откриете, че е необходимо да препращате имейли, добавете лично съобщение на върха, за да обясните, вместо просто да натискате напред и да накарате получателя да прочете целия имейл без контекст.
Проверете съдържанието преди препращане
А ако препращате новина или каквато и да е информация, за която не можете да отговаряте лично, направете някои бързи изследвания, за да проверите точността, така че да не губите времето си с информация, която не е правилна.
Не добавяйте хора в списъците с имейли, за които не са се регистрирали
Ако имате групови имейл вериги или списъци, на които редовно изпращате имейли, добавяйте само хора в този списък, ако ви са дали разрешение.
Почтено поискайте да бъдете свалени Списъците, за които не сте се регистрирали
И ако някога сте се прибавяли към списък, за който не сте се регистрирали, не се страхувайте да се свържете с подателя и учтиво помолете да го извадите.
Дайте достатъчно време на хората да реагират преди изпращането на напомняния
Ако сте изпратили имейл и не сте получили отговор, може да искате да изпратите бързо напомняне. Просто се уверете, че сте дали на човек ден или два, за да отговорите, в зависимост от това колко време обикновено им отнема това.
Проверете папката си за спам
Също така е добра идея да проверите папката си за боклуци или спам, преди да изпратите имейли за напомняния на хората - само в случай, че вече са ги изпратили.
Използвайте съобщения, когато сте на почивка
Когато отидете на почивка или извън офиса за повече от ден или два, създайте авто-отговор или съобщение за далеч, така че хората да получат бърз отговор, когато ви изпратят имейл.
Нека хората знаят кога ще отговорите
В това съобщение включете датата, на която ще се върнете в офиса, и когато очаквате да можете да връщате имейли, за да знаят кога да очакват отговор.
Дайте им още един контакт за спешни въпроси
И в случай, че някакви запитвания са особено неотложни, включете друг контакт във вашия бизнес, с който да се свържат.
Добавете последния имейл адрес
Ако изготвяте нов имейл, започнете с темата и съдържанието, преди да добавите имейл адреса на получателя. Това ще ви попречи да го изпратите случайно.
Проверете отново получателя
Също така искате да се уверите, че го изпращате на точния човек. Така че винаги проверявайте това преди да изпратите.
Проверка на името с тройно име
Върнете се и проверете още веднъж, че сте написали правилно името на човека в имейла си. В този случай не можете да бъдете прекалено внимателни.
Уверете се, че името ви се показва правилно
Също така трябва да се уверите, че вашето собствено име се показва правилно в полето за подпис и подателя.
Изтрийте бързо, ако е необходимо
Някои имейл клиенти като Gmail имат функция, която ще ви позволи да изтриете изпратените имейли, ако го направите веднага. Така че, ако сте забравили да проверите нещо, изтрийте имейла бързо, преди да го получите.
Имейл снимка чрез Shutterstock
Още в: Популярни членове 9 Коментари ▼
