Има голяма отговорност, която повечето собственици на малки предприятия биха искали да забравят. Но е наложително за всеки, който работи по-голям от едноличен търговец. Това е вашата отговорност да пазите записи на служителите си. Макар това да не е най-вълнуващата част от управлението на бизнес, това е важно.
Изисквания за съхранение на записите на служителите
Федералните, щатските и местните власти имат различни изисквания, когато става въпрос за водене на точна документация за наемането и други HR функции за защита на служителите и бизнеса. Като бизнес, ако не съхранявате тези записи на ръка, може да оставите отворени за неправомерно прекратяване на делата или подобни реакции, без каквито и да е документи, за да се защитите. Ето някои от изискванията, които вашият бизнес може да удовлетвори, когато става въпрос за водене на записи на служителите.
$config[code] not foundДръжте наемане на записи за една година
Когато наемате нова позиция, федералните закони като Закона за американците с увреждания и дял VII изискват от вас да бъдете недискриминационни в процеса на наемане. Така че трябва да съхранявате всички заявления, резюмета и друга документация от процеса на наемане поне за една година, след като работата е била попълнена, в случай, че някоя от страните, които не са получили работа, решава да заведе дело.
Съхранявайте отчети за заплатите за три години
Записите по ведомостта на заплатите са от съществено значение, за да се гарантира, че служителите получават справедлива компенсация за часовете, които са работили, и за това дали вашият бизнес отговаря на изискванията за извънреден труд и минимална работна заплата. Законът изисква от вас да съхранявате тези записи на разположение на работниците, които не са освободени от данък, в продължение на три години. Въпреки това служителите могат също да решат да заведат съдебни дела, ако смятат, че дължат обратно заплащане за всеки извънреден труд. Така че може да бъде от полза да ги държите под ръка до пет години след прекратяването.
Съхранявайте I-9 формуляри за година след прекратяването
Формулярите I-9 са необходими, за да покажат, че удостоверяват, че служител отговаря на условията за работа в САЩ. По закон вие сте длъжни да съхранявате тези формуляри в продължение на три години след наемането на служител или една година след прекратяването на даден служител, в зависимост от това коя дата е по-късно. Също така се изисква да съхранявате тези формуляри отделно от другите записи за персонала.
Съхранявайте документацията за разделяне за пет години след прекратяването
Поддържането на документи, свързани с прекратяването или разделянето, също е от съществено значение в случай, че се сблъскате с проблеми, свързани с неправомерно прекратяване. Съхранявайте писма за оставка и документи за излизане от интервюто в продължение на три години след като служителят напусне и раздели документите за пет години.
Съхранявайте отчетите на FMLA за три години след прекратяването
Законът за семейно отпускане за медицинска помощ е там, за да се гарантира, че служителите, които отговарят на условията, получават неплатен отпуск, когато работата им е защитена в случай на медицински или семейни проблеми. Ако служител подаде молба за отпуск на FMLA, трябва да съхраните тази информация във вашите документи най-малко три години, след като служителят е съгласен с вашия бизнес, независимо дали е бил отпуснат или не.
Запазете формулярите за пенсионни обезщетения за шест години
Ако осигурявате пенсионни обезщетения на служителите, трябва да съхранявате тази информация на ръка поне шест години след като служителят напусне или е прекратен, съгласно Закона за осигуряване на доходи на пенсионираните служители. В допълнение, съдилищата са определили, че отговорността на дружеството е да докаже, че са осигурили достатъчно покритие и обезщетения в случай, че служител потърси иск, а не отговорността на служителя да докаже, че покритието е недостатъчно.
Съхранявайте записите за тестове за наркотици за пет години
В някои случаи проверката на информация и информацията за тестване на наркотици могат да попаднат под стандарта на друга информация за наемане. Въпреки това, ако работата е свързана с транспортирането, тогава вие сте длъжни да съхранявате записи за всички тестове за наркотици, извършвани в продължение на пет години като част от правилата за безопасност на Министерството на транспорта.
Съхранявайте данъчните регистри на служителите за четири години
Когато става въпрос за данъци, свързани с работниците и служителите, IRS препоръчва да се водят записи на ръка в продължение на четири години в случай на одит. Това трябва да включва всички заплати, пенсионни плащания, информация за съвети, формуляри W-2 и W-4 и всяка друга свързана с това информация.
Съхранявайте записите за здравето и безопасността на служителите за пет години
Законът за безопасност и здраве при работа изисква от вас да вземате и съхранявате записи за всички наранявания и заболявания на работниците, получени на работното място, с кратко описание и всякаква друга уместна информация. Целта е да се гарантира, че на служителите е осигурена безопасна работна среда и че всички проблеми се обработват по съответния начин.
Съхранявайте информация за застраховките за безработица до седем години
Изискванията за осигуряване за безработица варират в зависимост от държавата. Въпреки това, в някои случаи може да се наложи да съхранявате тези записи за период от четири до седем години. По-конкретно, Вашингтон изисква от предприятията да съхраняват тези регистри в продължение на седем години.
Съхранявайте договорите до пет години
Ако работите с независими изпълнители или трети страни, може да се наложи да изпълните някои изисквания за държавно съхранение. Във Вирджиния от предприятията се изисква да водят договори в продължение на пет години след сключването на споразумение. А някои други държави също имат подобни изисквания от три до четири години.
Снимка чрез Shutterstock
2 Коментара ▼
