Във всеки офис има задачи, които трябва да бъдат изпълнени, за да се запази напредъкът на бизнеса. Тези задачи, които попадат в обхвата на чиновническата работа, обикновено са доста ясни и лесни за овладяване и обикновено се възлагат на работници на начално ниво. Въпреки факта, че чиновническите задачи като писане и подаване на документи са сравнително основни, те отнемат време - и в много случаи мениджърите и служителите от средния клас се фокусират върху други приоритети и не могат да следват всичко, което трябва да се направи. Поради тази причина много фирми наемат помощен персонал, който е специално натоварен с тези задачи.
$config[code] not foundОбщи чиновнически дейности
Заглавието на чиновнически помощник се отнася до лица, които подкрепят или подпомагат сътрудници с широк кръг задачи. Някои от най-често срещаните задачи, които попадат в тази категория, включват въвеждане на документи, архивиране, отговаряне на телефони, управление на пощенски пратки, въвеждане на данни, фотокопиране, изпращане на факс и сортиране и доставка на входяща поща. Специалистите по канцеларска поддръжка също могат да бъдат отговорни за поддържането и поръчването на доставки, както и за управлението на други задачи, които са възложени, като например поръчване на храна за срещи. Като поемат тези отговорности и ги свалят от чужди плочи, те помагат за поддържането на офиса безпроблемно и гарантират, че всичко остава организирано.
Въпреки че общата канцеларска подкрепа се фокусира върху тези общи задачи, в някои предприятия или отдели канцеларската подкрепа може да се съсредоточи върху конкретни дейности или да изисква по-специализирани знания. Например, чиновнически дейности в финансов отдел могат да включват задачи по счетоводство, управление на задълженията по сметки и вземания, подпомагане с набирането на заплати, или сортиране и проверка на отчетите за разходите. Ако работите в правителствена служба, може да сте отговорни за подаване на разрешения или за управление на пощенски пратки. Независимо от средата, повечето техническа поддръжка включва повтарящи се, дефинирани задачи, а не стратегическа или оперативна работа.
Умения и образование
Повечето роли на техническа помощ са начално ниво и затова обикновено изискват диплома за средно образование или еквивалент. Някои хора завършват допълнително обучение в офис администрацията чрез програма за образование на възрастни или колежанска общност, докато други се преместват в тези роли с бакалавърска степен като средство да приберат краката си към позиция с по-големи отговорности и по-високо заплащане.
Познаването на основните офис задачи е най-важната квалификация за чиновнически роли. Докато компаниите ще осигуряват обучение на работното място в специфични процеси и процедури, те очакват служителите на помощник-канцелария да влязат в работата с общ набор от умения. Тези умения включват познания за използването на основни офис машини (факс, копирна машина и др.); общи компютърни умения, включително способността да се въвеждат 60 думи в минута или по-бързо, както и основен софтуер за обработка на текстове и електронни таблици; способности за подаване; умения за въвеждане на данни; и възможността да използвате телефона и да научите телефонната система на компанията.
Работните места за подкрепа на чиновниците също изискват редица меки умения. Професионалното поведение е задължително, както и изключителни организационни умения. Уменията за обслужване на клиенти са важни, особено ако ще взаимодействате с обществеността и е жизненоважно да сте ориентирани към детайлите. В някои индустрии, като например здравеопазването и финансите, от служителите за техническа поддръжка се очаква да бъдат запознати и с нормативната уредба в областта на информационната сигурност и личните данни и да провеждат съответно своята работа.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от SaplingЗаплати за чиновническа подкрепа
Тъй като чиновническата подкрепа се счита за позиция на начално ниво, заплатите са сравнително ниски. Според PayScale.com средната почасова ставка за чиновнически позиции за подкрепа е $ 12.87, за годишна заплата от около $ 30,000. Плащането обикновено е съизмеримо с опита, но дори и най-опитните специалисти по подкрепа рядко печелят повече от 40 000 долара годишно. В тази област обаче има място за растеж, тъй като много хора отиват на по-високо платени административни или изпълнителни асистентски роли, или преминават към различни работни места в рамките на организацията. Според PayScale.com, също така е много често за доставчик на техническа поддръжка в областта на медицината, за да премине към медицински асистент, медицинска сестра или медицинска сестра.
Най-високо платените индустрии за чиновническа подкрепа са правителството и професионалните, научните и техническите служби. Здравеопазването обаче също е високоплатена сфера и единствената индустрия, където се очаква да има поне известен ръст през следващите години.
Тенденции в промишлената подкрепа
Както при много индустрии, технологията променя техническата поддръжка и начина на работа. Много задачи, които преди това се извършват ръчно, вече могат да се извършват чрез компютър, което спестява време и увеличава необходимостта от допълнително обучение. В тази сфера се очертават две основни тенденции, които променят лицето на канцеларската подкрепа.
Първо, преминаването към безхартиени офиси променя лицето на - а в някои случаи и елиминира необходимостта от - чиновническа подкрепа. Дружествата са безхартиени или поне използват по-малко хартия, поради редица причини, включително подобрена устойчивост, по-добра организация и намалени разходи. Всъщност проучване на Gartner от 2014 г. установи, че разходите за американските предприятия, свързани със съхранението и извличането на хартиени документи, са около 25 милиарда до 35 милиарда долара годишно. Чрез използването на цифрови услуги за създаване, съхраняване и организиране на документи, предприятията могат потенциално да спестят пари и да станат по-ефективни.
От гледна точка на техническа поддръжка, това също означава, че нуждата от някой физически да документира документи - или да пише и отпечатва писма, да следи документи и т.н. - е намалена.Докато някои компании премахват чиновнически позиции (Бюрото по трудова статистика не предвижда растеж в областта до 2026 г., дължащо се в голяма степен на технологиите), други променят квалификацията за такива позиции и изискват напреднали компютърни умения и опит в управлението на електронни документи.
Друга тенденция, засягаща областта на техническата поддръжка, е възхода на виртуалния помощник. Виртуалните асистенти, известни също като VA, са помощници или помощен персонал, който работи дистанционно и предоставят много от същите услуги като асистент в офиса. Много ДЦП работят за предприемачи или собственици на малки предприятия, които се нуждаят от подкрепа, но не могат да си позволят или нямат място или оборудване, за да наемат някой, който да работи на пълен работен ден в офиса. Отново, технологията е ключова в тази индустрия, тъй като виртуалните асистенти работят чрез интернет, използват електронна поща, споделяне на документи и други технологии, за да се справят със задачите на техните работодатели. Докато някои VA са специалисти и се справят със задачи като социални медии и управление на уебсайтове, някои предприемачи просто се нуждаят от някой, който да управлява електронната си поща и да отговаря на запитванията на клиентите.
Тъй като виртуалните асистенти обикновено са самостоятелно заети лица или работят на свободна практика, те често могат да поемат по-висока ставка на заплащане от работещите в офисите. Някои ДВ също работят за множество клиенти едновременно, увеличавайки потенциала им за печалба. Средно, VA се печели между 10 и 25 долара на час.
Кацане на чиновническа помощ
Докато служебните работни места за подкрепа може да не са толкова многобройни, колкото са били някога, те все още са на разположение. Повечето отвори са създадени от оборота и асистентите, които заминават за други възможности.
Добрата автобиография за техническа помощ ще подчертае вашите административни и технически умения. Демонстрирайте на работодателите, че сте организирани, ориентирани към детайлите, добър проблем и имате отлични комуникативни умения. Не забравяйте да подчертаете техническите си умения по количествен начин; посочете колко бързо можете да въвеждате думи в минута и да укажете софтуера, който знаете как да използвате. Както подробно описвате опита си, подчертайте задачите и постиженията, които разкриват вашите умения, особено тези, които могат да ви отличават от другите кандидати. Преди всичко, бъдете педантични с вашата граматика и правопис. Както при всяко резюме, печатни грешки и лоша граматика се отразяват лошо на вашите умения, но в полето като детайл, ориентиран като чиновническа подкрепа, трябва да сте перфектни. Никой няма да наеме машинист, който няма право да получи собственото си автобиография.
Обикновено работните места могат да бъдат намерени, изброени на дъски за работа или уебсайтове на компании. Временните агенции също са добро място за намиране на този вид работа. Работата като темп ви дава възможност да изградите своите умения в различни компании. Някои агенции ще правят дългосрочни разположения или бихте могли да бъдете наети на пълно работно време, след като работите като темп. Стажовете са друг начин за изграждане на умения за поддръжка на офис. Въпреки че много компании с официални програми за стажуване позволяват на стажантите да работят по конкретни проекти, от стажантите често се очаква да „си плащат задълженията“, като поемат служебни задачи. Очаквайте да прекарате известно време във всеки стаж, правейки някакво подаване, въвеждане на данни, управление на поща или телефонни обаждания - но погледнете това е възможност да развиете умения, които може да се окажат полезни по-късно.
Направете себе си незаменим
Само защото канцеларската работа обикновено е начално ниво, това не означава, че не можете да бъдете важна част от екипа. Всъщност, превръщайки себе си в незаменим за шефа и колегите ви, може да увеличите шансовете си за повишаване на квалификацията и евентуално да имате собствен екип за техническа поддръжка. Като начало, вземете работата си сериозно и правите всичко по силите си с всяка задача - без значение колко е груба или досадна. Както при всяка друга работа, ще има части от вашата работа, които обичате, и части, които мразя, но трябва да се отнасяте към тях както към важни, така и към добри неща.
Второ, научете се да давате приоритет. Шансовете са, че ще имате няколко проекта и задачи на вашата табела във всеки един момент, особено когато предоставяте подкрепа на цял екип или офис. Научете се да определяте кой е най-важният приоритет и какво може да чакате, и да разработите системи, за да се гарантира, че всеки получава това, от което се нуждаят, когато им е необходимо. Многозадачността и управлението на времето са жизнено важни умения за работник на чиновническа помощ и чрез запознаване с целите и приоритетите на компанията и членовете на екипа можете да осигурите най-високо ниво на подкрепа.
Трето, бъдете готови да отидете на допълнителна миля. Вашата задача е да оказвате подкрепа, а това може да означава да се заемете с няколко допълнителни задачи тук и там. Незаменими помощници винаги са готови да учат и ще направят всичко необходимо, за да не само да свършат работата, но и да решават проблеми и да предотвратят възникването на кризи. Например, ако видите, че сътрудник е изпратил по бележка, която съдържа голяма грешка, не разпечатвайте и не разпространявайте документа. Потвърдете със сътрудника, че информацията е правилна - и направете необходимите промени.
И накрая, бъдете професионални и любезни по всяко време. Възможно е да има случаи, когато другите в организацията ви се отнасят грубо или не ви дават уважението, което заслужавате, но запазвате своя професионализъм. Отношението към всеки с доброта и уважение ще увеличи вашия запас в компанията, особено ако развиете репутация на дискретност и желание да помогнете. В позицията си за техническа поддръжка вероятно ще имате достъп до много информация, но се противопоставете на изкушението да клюка или да споделите онова, което знаете. Получаването на доверието на шефа и колегите ви може да помогне за усъвършенстване на кариерата ви, докато служенето за служебни клюки ще помрачи репутацията ви и потенциално ще ви предпази от напредване.
