Координаторите на конференцията или организаторите на срещи обикновено участват във всеки аспект на конференцията, от подписването на първоначалните договори до почистването в последния ден на събитието. Между тях има широк спектър от задължения, които можете да очаквате да срещнете. От 2014 г. има значителни възможности в областта, които се очаква да продължат поне до 2024 г., както Бюрото по трудова статистика прогнозира повишаване на заетостта за координаторите на конференциите с около 10%.
$config[code] not foundПредварително планиране
Като координатор е ваша отговорност да се уверите, че всички подробности, необходими на вашите клиенти, са в писмен вид в договора, преди да започнете подготовката за конференцията. Ще се срещнете с ръководството на организацията за конференцията, за да откриете подробности, като например колко от тях се очаква да присъстват, какви ястия и закуски са необходими, от коя е целевата аудитория, каква е целта на конференцията и какъв бюджет ограниченията на клиента. Освен това ще трябва да преговаряте с доставчици, съоръжения и други доставчици на услуги и да запишете общите разходи за събитието. Обикновено имате бюджет, в който трябва да работите.
Организирайте събитието
След като финализирате всички подробности за това къде ще се състои събитието и кой ще предостави услугите, ще бъдете отговорни за организирането на тези детайли в плавна операция. Ще трябва да разберете кои стаи ще използват различните оратори в зависимост от това колко популярни са семинарите и колко гости се очаква да купят банкетни билети. С вашия клиент ще бъдете отговорни за избора на менюто, подреждането на масата и забавленията, както и за организирането на микрофони и аудиовизуални нужди на говорителите. Ако участниците пребивават в хотели, различни от мястото, където се провежда конференцията, може да се наложи да организирате транспортирането им. По време на събитието трябва да сте създали подробен график и списък с контакти за всяка услуга.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от SaplingСъбитието на монитора
По време на конференцията от вас ще се очаква да се обадите, за да се погрижите за заявките в последната минута и да се уверите, че продавачите са там, където трябва да бъдат. В началото на първия ден ще направите обиколка на съоръжението, за да се уверите, че изложбените щандове са подходящи, че хотелът е готов за пристигането на гостите и че обозначенията са адекватни. Можете да носите уоки-токи или да сте готови на мобилния си телефон, за да реагирате незабавно на заявките на клиента. Освен да наблюдавате напредъка на конференцията, докато тя продължава, отговорността ви основно ще бъде да отстранявате и решавате проблеми, когато възникнат.
Последвай
Ефективен координатор на конференцията осигурява последващи действия с клиентите, за да разбере дали събитието е счетено за успешно. Също така ще трябва да съберете плащане веднага след събитието и да платите на своите доставчици. Създайте анкета, която участниците да попълнят, преди да напуснат събитието и да споделят резултатите с клиента си. Запознайте се с водещите организатори от компанията, която проведе конференцията за обратна връзка. Тъй като много от координаторите на конференции също участват в продажбата на своите услуги, може да ви се наложи да поискате работата по координирането на следващата среща или конференция, когато правите това.
