Бизнес етикетът засяга начина, по който другите хора ви възприемат на работното място - включително колеги, надзорници и клиенти. Ако бъдете помолени да вземете протокола за срещата, най-важното е да ги запазите ясни, кратки и точни.
Подготовка и Основи
Всеки път, когато присъствате на бизнес среща, стигнете рано и се подгответе за нещо, което може да се очаква да изпълните на срещата. Ако запазвате протокола, трябва да имате своя лаптоп или компютър готов, заедно с други необходими елементи като писалки или записващи устройства. Присъствието се записва в протокола, така че подгответе лист за влизане напред във времето. Регистрационният лист трябва да съдържа името на всеки участник и място за отбелязване на времето за пристигане.
$config[code] not foundВъпреки че е против бизнес етикета, за да се прекъснат други оратори на бизнес среща, от участниците в срещата се очаква да води точни бележки за това, което е казано и направено по време на срещата. Всяко официално предложение трябва да бъде записано дословно. Говорете и задавайте уточняващи въпроси, ако не сте чули или разбрали нещо достатъчно добре, за да го запишете точно.
Задача на лицето, което ръководи срещата, е да създаде дневен ред и да запази срещата. Ако срещата се отдалечи от установения дневен ред, протоколът трябва да отразява това. Винаги има вероятност да бъдете помолени някой ден да изясните какво точно се е случило на среща. Без значение какво, трябва да се уверите, че вашите минути точно опишете какво се е случило и в какъв ред.
Етикет за вземане на минути
Протоколите от срещите не са само бележки за удобството на хората, присъствали на срещата. Протоколът от заседанието е a юридически запис на това, което беше направено на тази среща, според статия на регистрирания парламентарист Нанси Силвестър.
Не е нужно да записвате всеки детайл от казаното. С изключение на официалните предложения, просто обобщете съдържанието. Включете само подробности, които все още ще имат значение в бъдеще за всеки, който гледа протоколите. Използвайте ключови думи, за да обобщите същността на всяка дискусия.
Избягвайте коментари, лично мнение или описателен език в протокола. Те не само са субективни, но могат да затруднят темата на вашите коментари по-късно. Например, можете да добавите бележка, която гласи: "Г-н Смит напусна срещата в 2:45 ч.", Но не трябва да го изразявате като "г-н Смит се ядоса на г-жа Джоунс и излезе от срещата."
За да избегнете ненужния коментар, не се опитвайте да опишете емоционалния тон на срещата по какъвто и да е начин. Например, "г-жа Джоунс настоява, че продажбите ще се подобрят през следващото тримесечие" е твърде субективно и би било по-добре формулирано като "г-жа Джоунс каза, че продажбите трябва да се подобрят през следващото тримесечие." Нека фактите говорят сами за себе си.
