Никой не иска да научи за смъртта на служителя, но когато го направиш, имаш план за това как ще се отнасяш с него и твоята компания. Този план трябва да включва списък с формуляри, които трябва да изпратите на бенефициента, семейството или изпълнителя на служителя, както и стъпките, които трябва да предприемете преди и след издаването на окончателната заплата на служителя. Държавните закони обикновено следват федералните указания, но проверете с държавата си, за да се уверите.
$config[code] not foundПо време на наемане
Включете обозначение на формата на бенефициента в документите на всички новоназначени служители. Чрез попълването на този формуляр служителят се информира кой трябва да получи окончателната си заплата в случай, че умре, докато е там. Напомняйте на служителите всяка година да преразглеждат формуляра, за да се уверят, че неговата информация е актуална и остава в съответствие с желанията на служителя. Ако вашият служител не определи бенефициент, можете да изпратите окончателната заплата на изпълнител или най-близък роднина, при условие че разполагате с необходимата документация, като оригинално писмо с завещание или администрация, заверено копие на смъртния акт и приложимото W -9 Форма.
След изучаване на смъртта на служителя
След като се запознаете със смъртта на служителя, подгответе и изпратете пакет с информация до семейството на служителя и / или посочване на бенефициента. Този пакет трябва да включва информация за всички ползи, формулярите, които трябва да се попълнят, пощенски пликове за връщане, ако е необходимо, информация за контакт и информация за всички дължими заплати и кога те ще бъдат платени. Незабавно уведомете отдела за заплати за смъртта на служителя. Този отдел ще трябва да замрази заплатите на служителите и да спре всяко директно депозиране, докато не получи необходимата документация, която включва смъртен акт и формуляр W-9 за бенефициент или имущество. Отделът за заплати трябва също да изчисли размера на крайната заплата, която трябва да включва заплати и други видове заплащане, като например ваканция или натрупано време за болни, ако е приложимо. Ако използвате услуга за обработка на работната заплата, може да се наложи да му дадете заверено копие на смъртния акт на служителя, преди да се обработи окончателната заплата на служителя. Тези стъпки са важни, тъй като банката може да замрази банковата сметка на починалия, което може да повлияе на получаването на последната заплата.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от SaplingОбработка на окончателното плащане
Ако служителят е получил, но все още не е внесъл заплата, трябва да спрете плащането на чека и да издадете нова чек за тази сума на бенефициента или имота на служителя. Ако работникът или служителят е дължил заплата за неизплатени доходи, го издайте на бенефициента или имота на служителя. Проверете законите на държавата, уреждащи всички специални условия, които трябва да бъдат изпълнени, преди да издадете окончателната заплата.
Отчитане на приходите на данъчните служби
За заплати, дължими и изплатени през същата календарна година като смъртта на служителя, трябва да включите възнаграждението във формуляра W-2 на служителя и да докладвате сумата на окончателната заплата във формуляр 1099-MISC на името на бенефициента или изпълнителя, Ако заплатата се изплаща след годината, в която служителят умира, не издавайте W-2 в името на служителя за годината, в която издавате окончателната заплата. Вместо това, издайте на бенефициента или изпълнителя формуляр 1099-MISC, който включва сумата на крайната заплата. Можете да получите копия от тези формуляри от IRS, които също могат да предложат допълнителни указания за попълването и издаването на тези формуляри.
