Един организиран ум създава организиран изход във всяко начинание, в което те участват. Добре организираният бизнес означава организиран ум, който управлява шоуто, и това е вид бизнес, който достига цели.
Лесно е да поддържате физическото си пространство организирано, но от гледна точка на финансов успех е от значение вътрешното. По-специално, вашите компютърни файлове и папки. Без организиран компютър, един безупречен офис не си струва един хълм от боб.
$config[code] not foundКакви файлове и папки на организиран компютър изглеждат
Организираният компютър съдържа файлове и папки с имена и подредени така, че потребителите да могат лесно да намират това, което търсят. Повечето хора държат това намерение, когато съхраняват файлове и създават папки, но това не продължава дълго.
Прекалено бързо десктопите се затрупват, прехвърлят се папки за изтегляне, а възстановените инсталационни файлове поглъщат голяма част от твърдите дискове. Когато съществуващите не могат да бъдат намерени, се създават нови папки, а файловете се наричат така, както изглежда удобно. Това не работи, когато трябва да въвеждате конкретни файлове на среща или когато имате екип от служители, които трябва да имат достъп до файловете на сървъра ви. Като наименувате файловете си първото нещо, което идва на ум, вие създавате дезорганизация.
Организиране на компютърни файлове започва с поръчка
Организацията на файловете започва с конвенция за именуване. Конвенция за именуване е предварително определен шаблон или структура за именуване на файловете ви. Например, ако редовно създавате документи на Microsoft Word, можете да ги запишете с име на файл, което започва с датата на създаване. Ако документите ви съдържат информация, компилирана от различни събития, можете да запазите файловете си като „ дата + име на събитие + описание на документа Това позволява файловете ви да бъдат групирани по дата и второ събитие в папката.
С конвенцията за именуване на място, когато погледнете списък с имена на файлове, ще ги разпознаете незабавно и ще можете да намерите това, което ви трябва. Използването на конвенция за именуване прави всичко различно в света, както можете да видите в тези примери, публикувани от RevEngine Marketing.
Всяка конвенция за именуване, която използвате, трябва да се основава на начина, по който най-вероятно по-късно ще търсите файловете и папките си. Сред описанията на няколко полезни организационни средства, Setapp е важен момент: доброто име на файла ви позволява да знаете какво съдържа файлът, без да го отваряте. Ако е твърде късно и имате куп файлове, натрупани с различни имена, всичко, от което се нуждаете, е да измислите конвенция за именуване и приложение за насилствено преименуване, за да свършите работата.
Преди да започнете да преименувате файлове и папки, измислете ясно споразумение за именуване. Конвенцията за именуване трябва да включва важна информация в името на файла, като:
- Датата на създаването на файла, За маркетинговите файлове това работи добре. Например, кажете, че създавате бюлетини по имейл в документи на Word, преди да ги изпратите и да създадете многобройни ревизии. Ще искате да запазите всеки нов проект с датата, на която е създаден. По този начин, ако решите да се върнете към черновата, която сте създали вчера, можете.
- Датата, която представлява съдържанието на файла, Например, ако събирате данни за исторически събития, които ще бъдат въведени в времева скала, може да искате да използвате датата на историческото събитие в името на файла. Когато преглеждате тези файлове в папка, те ще бъдат подредени по цифри и цифри по дата, което улеснява извличането на съдържанието в хронологичен ред.
- Местоположението, от което е изведено съдържанието ви, Ако събирате информация, докато посещавате мрежови събития, добавянето на местоположението в името на файла ще ви помогне да получите достъп до точната информация по-късно. Може да имате внезапно осъзнаване и да имате нужда от достъп до файла, съдържащ информация от миналогодишния цифров Холивуд, но ако не поставите „Digital Hollywood“ или „DH“ в името на файла, ще трябва да отворите документи, за да го намерите.
- Специфични алтернативи за дата, Вместо да използвате пълна дата, като "08-12-2015", може да искате да се позовавате на четвъртинки във вашето име на файл.Например, „2015-Q3“ ще представлява третото тримесечие на 2015 г. Ако имате нужда от информация от третото тримесечие на всяка година, имената на файловете ви трябва да бъдат организирани по тримесечие. В противен случай ще трябва да направите математика, за да преведете конкретни дати към тримесечия, преди да знаете, че имате правилния файл.
Имате нужда от интуитивни конвенции за наименуване
Файловете, запазени без конвенции за именуване, трудно се намират. Ако вие или някой друг във вашата компания се бори с намирането на файлове, не е твърде късно да създавате и прилагате конвенция за именуване.
Снимка чрез Shutterstock
1
