Времето е едно от най-ценните активи за собствениците на предприятия. Но с толкова много загуба на време задачи на вашия списък със задачи, трябва да поеме контрола над работата си или ще поеме контрола над вас. За щастие технологията може да помогне.
$config[code] not foundЕто 10 общи задачи за загуба на време за автоматизиране, за да се освободи времето:
Сортиране на имейли
Преди да започнете да отговаряте на имейли, това ви помага да ги организирате. Една от най-ефективните действия, които можете да направите, е да използвате функциите за етикети, етикети и / или папки във вашата програма за електронна поща. По този начин първо можете да се заемете с важни имейли и по-малко важни (или може би никога). Той също така ви помага да „изпращате“ имейли за ефективност.
Например, някои съобщения може да изискват незабавен отговор, докато други могат да изчакат. Или може да искате да се съсредоточите върху имейли, свързани с един конкретен проект в даден момент. Тези ситуации са идеални за етикетирани папки.
Платформите за електронна поща, като Gmail, могат автоматично да сортират имейлите в папки според правилата, които определяте. Например, седмичните бюлетини могат да отидат в една папка. Имейлите от клиенти могат да се изпращат до приоритетна папка или да бъдат означени като „важни“.
Отговаряне на имейли
След като е време да отговорим на имейли, вероятно има някои отговори, които ще бъдат същите или поне подобни. Например, може да изпратите подобни отговори на запитвания от потенциални клиенти или от широката общественост.
В тези случаи можете да спестите много време, като използвате консервирани отговори в Gmail или имейл шаблони в Outlook.
Публикуване в социални медии
Важно е да участвате лично в социалните медии - и не трябва да го пропускате. Това не означава, че трябва да правите всяко нещо ръчно.
Когато публикувате общи актуализации, връзки или подобно съдържание, приложенията за планиране като Buffer и HootSuite могат да ви помогнат да спестите време, като планирате публикациите да се показват през седмицата. Вместо да се движите напред и назад между сайтове и приложения, управлявате всичко от едно табло за управление.
Платформите за блогове като WordPress и сайтове за електронна търговия като Etsy също предлагат опции за автоматично публикуване на нови връзки или продукти в сайтове за социални медии.
И накрая, ако предпочитате да подреждате съдържанието на трети страни за вашите последователи, услуга като $ 99 социални източници и публикувате съдържание в социалните си профили според вашите инструкции. Това ще ви освободи да работите по социалната стратегия, а не с детайлите за изпълнението.
Планиране на срещи
Били ли сте някога се върна назад и напред, за да насрочи срещи с няколко заети хора - борят се да се намери дата и час, който работи всички са календари? Може да е разочароващо.
Ако планирате много срещи, бихте могли да прекарвате часове всяка година в тази задача. Вместо това, защо да не приложите приложение за онлайн планиране като ScheduleOnce?
Можете просто да свържете съществуващия си календар с приложението. Доброто приложение за планиране ще се интегрира с популярни календари като календари на Outlook и Google. След това поканете трети страни да влязат в интернет, за да видите какво е налично в графика ви, и изберете датите и часовете, които са удобни за тях.
Някои умни хора дори включват линк към онлайн календара си в подписите си за електронна поща - премахвайки още една стъпка от процеса.
Ще избягвате да губите време за фиксиране и сравняване на имейли. Планирането на срещите никога не е било толкова лесно, както при приложението за планиране.
Изпращане на повтарящи се фактури
Ако таксувате клиенти или клиенти за една и съща сума всеки месец, лесно можете да ги автоматизирате. Някои счетоводни програми като Xero могат да бъдат създадени, за да генерират и изпращат редовни повтарящи се фактури. Някои системи изпращат и напомнящи напомняния, ако фактурата не е платена своевременно.
Или може би имате клиенти за повтарящи се договорености за таксуване на кредитни карти, като например за абонаменти. В такъв случай използвайте нещо като Freshbooks или PayPal, за да таксувате картата на клиента всеки месец.
Много малки предприятия за съжаление са небрежни при изпращането и проследяването на фактурите. Автоматизирането спестява време, разбира се. Това също прави по-малко вероятно тази важна задача да падне през пукнатините.
Автоматизиране на отчетите за трафика на уебсайтове
Един от най-добрите начини да научите как да привличате повече трафик в сайта е да разберете по-добре съществуващия си трафик. Трябва да знаете какво работи днес - и какво не. С други думи, трябва да имате добра дръжка върху това, което посетителите търсят, как стигат до вашия сайт и какво правят, след като стигнат там. Важно е да преглеждате това периодично, за да прецените дали постигате напредък.
Но пресяването на огромни количества данни от Google Анализ отнема време. И може да отложите.
Вместо това, отделете време - веднъж - да създадете отчети за ключови статистики. След това тези доклади ще бъдат изпращани по имейл до вас и / или други лица от екипа ви веднъж седмично. Можете да ги изпратите като PDF или като CSV електронна таблица.
Тези периодични отчети за трафика в Google Анализ ще спестят огромно време в дългосрочен план. Вместо да посещавате таблото за управление на Google Анализ и да преглеждате данните ръчно (когато не забравяте!), Ще получавате доклад всяка седмица, на който можете бързо да хвърлите поглед или да покриете в срещите на екипа.
Управление на съобщенията за поддръжка на клиенти
Малките фирми са склонни да достигнат точка, където обработката на клиентски въпроси чрез обикновен имейл става тромава. В крайна сметка копирате и поставяте информация от имейли в други софтуерни системи, като например системата за въвеждане на поръчки или базата данни с контакти.
Дори по-лошо, важните комуникации се погребват в пощенската кутия на един служител. Други в компанията нямат видимост, освен ако не забравяте да изпращате ръчно имейл сътрудници, за да ги запазите в цикъла.
Софтуерът на Help Desk като Groove може да бъде спасител. Системите за помощ или за издаване на билети осигуряват комуникация с клиентите на едно централно място, като автоматично уведомяват всички подходящи членове на екипа.
След това отидете по-добре - използвайте инструмент като Zapier, за да интегрирате комуникацията с клиентите с други системи, които използвате. Използвайте Zapier, за да изпратите съобщение до вашия счетоводен софтуер (например да актуализирате информацията за контакт с клиента). Или го изпратете на вашата система за управление на проекти (например, ако е необходима специална поддръжка на сметката).
Интегрирайки се с други системи, ще избегнете дублираното въвеждане на данни или, още по-лошо, загубата на време от объркването и грешките.
Автоматизиране на последващи маркетингови имейли
Програмите за маркетингова автоматизация, като Infusionsoft, могат да помогнат на малките екипи да натрупат влияние. Можете да настроите маркетингови кампании с поредица от комуникации за всяка стъпка.
Например, да кажем, че на уебсайта ви се появява перспектива и попълва формуляр за изтегляне на безплатния ви бял документ. Можете да изпратите поредица от последващи комуникации, за да подхранвате този потенциал - без да е необходимо ръчно да инициирате имейли всеки път. Това е лоста!
Попълване на онлайн формуляри
Когато се опитвате да се регистрирате за нова онлайн платформа, услуга, бюлетин или нещо, което изисква регистрация, вероятно попълвате формуляр. Попълването на един формуляр тук или там не е голямо нещо. Но заедно те добавят до едно от загубите на време в живота ви.
Софтуерните програми като Roboform могат автоматично да попълнят тези форми. Няма да се налага да въвеждате една и съща информация отново и отново.
Архивиране на данните
Вашите данни са едно от най-важните активи, с които разполага вашият бизнес. Ето защо редовното архивиране е толкова важно. Но хората забравят или просто не отделят време, за да изпълняват тази задача редовно.
Cloud-базирани услуги като Carbonite и Dropbox предлагат решения, които автоматично ще архивират вашите файлове в облака.
С Google Диск и Microsoft OneDrive можете да определите всички документи по подразбиране да се запазват автоматично в облака. Също така можете да настроите автоматично архивиране чрез Windows или Apple Time Machine.
Автоматизирайте тези 10 задачи за загуба на време и след това намерете още 10 за автоматизиране. Няколко минути, освободени тук и там, в крайна сметка добавят до часове. Това са часове, които можете да използвате, за да се върнете назад и да се насладите на живота.
Уморен на работа Снимка чрез Shutterstock
5 Коментари ▼
