Едно от най-големите предизвикателства, пред които са изправени много компании, когато се опитват да спазват определени правителствени разпоредби, е правилното прилагане на софтуер за проследяване на времето. С множество опции, включително нискотехнологични и високотехнологични, може да бъде предизвикателство да се определи правилният софтуер, правилните методи и най-добрите практики за прилагане в цялата компания.
Ето и някои най-добри практики за работа с часове, които включват някои от най-основните и важни практики за намиране на подходящ софтуер за проследяване на времето за вашата организация.
$config[code] not foundПрилагане на проследяване на времето от върха, надолу
Нищо не може да деморализира служителите повече от чувството, че има двоен стандарт, особено когато става въпрос за проследяване на времето им. Когато шефът не само насърчава проследяването на времето, но го използва, това помага на служителите да подчертаят важността на проследяването на времето за всички участници.
Има много творчески начини да се държи отговорността на цялата организация. Рекламната агенция Colle + McVoy реализира не само система за разписание, но и софтуерно решение, което позволява да се отваря всеки петък в бившия хладилен хладилник, при условие че всички работни места се изпращат навреме.
Според Adweek:
“Colle + McVoy е изградил чудесна машина, наречена TapServer - система за разгръщане на бири с много кеги, която използва RFID и софтуер, написан по поръчка, за да провери дали сте спрели да си мързелив, завършил разписанията си и си спечелил безплатната пинта.. "
Особено с нещо като потенциално непопулярно като проследяване на времето, знаейки, че шефът е достатъчно да го направи сам и да приложи същите правила за цялата компания, може да бъде мотивация за всички останали да направят своята част.
Предложете необходимото обучение
Комуникацията е всичко. Уверете се, че всички разбират какво е включено в проследяването на точното време, може да променят начина, по който служителите ви отговарят на новите Ви политики за график, като скачат и ограничават. Въпреки добрите намерения на служителите, ако те не разбират какво става, това може да доведе до грешки и липса на информация в разписанията.
Това е особено важно за компаниите, които работят с правителствени агенции, имат или работници на служители на час, или на заплата, или други организации, които имат строги изисквания за проследяване на времето. Правилното обучение често може да означава разликата между оставането в съответствие и загубата на ценен договор като цяло.
Автоматизирайте целия процес
DCAA News е организация, която предоставя информация на изпълнителите, които искат да станат DCAA-съвместими и сигурни държавни договори. Тъй като поддържането на съответствие с DCAA изисква точно проследяване на времето, заслужава да се отбележи една от препоръките на DCAA News:
„… Пропуснете всякаква форма на ръчно счетоводство; направете живота си лесен с автоматизирана софтуерна система, която е съвместима с DCAA. Тези софтуерни пакети могат да информират какви данни трябва да бъдат проследявани, да автоматизират одобренията, да позволяват на служителите да проследяват или излизат навсякъде, създава фактури, дава възможност за изтегляне в QuickBooks, следи времето за напускане, може да създава изключително подробни ad hoc отчети, предоставя парола защита и т.н. Тези софтуерни пакети могат да позволят на мениджърите на мениджърите да се справят с по-осезаеми задачи, като в същото време могат да виждат точни данни за работното време. "
Не само, че автоматизирането на бизнес процесите ще ви държи в съответствие с правителствата, но и ще ви помогнат да запазите данните на фирмата си сигурни. Според проучване на IBM, „95 процента от всички инциденти, свързани със сигурността, включват човешка грешка.“ Да, това е така безумно висока.
Автоматизирането на вашите процеси не само ще намали този риск, но и ще ви помогне да спазвате изискванията и докато правилно обучавате персонала си да следва тези нови системи, вашата организация ще може да извлече максимална полза от вашата система за време,
Преместване в часове на служителите
Докато наетите служители могат да звучат добре на теория, на практика споразумението рядко работи за работодателя или служителя. Прекалено лесно е един служител да се възползва от заплащането, което не е ориентирано към резултати, докато много работодатели се опитват да получат повече от стойността на парите си от служителя. Резултатът често е борба с теглене на война, където производителността е крайната жертва.
Април Дикман, пишещ за Get Rich Slowly описва някои от тези предизвикателства:
„На друга работа ми казаха, че ако имам заплата, това означава, че„ ако затворим офиса по-рано, ще ти се плаща. ”Но затворихме офиса може би две или три следобеда през годината, а имаше много, много събития, които изискват 8 + часа дни. Веднъж поставих 22-часов ден за особено голямо събитие. "
Много по-добро решение е да се преместят всички служители на почасово заплащане, където всяка страна ясно разбира какво се очаква и има много по-малко място да се възползва от другото.
Записвайте времето си ежедневно
Една от най-големите грешки, които мнозина правят, е записването на времеви листове в края на седмицата. Много от нас едва ли могат да си спомнят какво имахме за закуска вчера, да не говорим и да пресъздаваме всички работни дни след това. За да поддържате добри записи и добри практики, уверете се, че всеки в компанията записва техния график поне веднъж дневно.
Обратно, за да се улесни това, уверете се, че процесът на записване на график не е толкова заплетен, че е основна задача да се направи това. Записването на график трябва да отнеме не повече от няколко минути всеки ден.
Макар със сигурност да не са изчерпателни, тези най-добри практики са едни от най-важните и, за съжаление, пренебрегвани.
Ако вашата организация може да ги приложи, докато системата за разписание се изпълнява, и може да продължи да комуникира ясно и ефективно с вашите служители - вашата компания ще функционира още по-добре за нея.
Хронометър Снимка чрез Shutterstock
7 Коментари ▼
