Чиновникът играе жизненоважна роля във всяка компания. Членовете на персонала са тези, които изпълняват ежедневните задължения на типичен офис и често са поканени да изпълняват множество други функции за компанията. Въпреки това задълженията и очакванията на канцеларския персонал не винаги са ясни за кандидатите и трябва да бъдат добре дефинирани от компанията преди наемането им.
Телефонни обаждания
Административните служители отговарят за отговорите, режисурата и телефонните обаждания. Те трябва да провеждат тези повиквания по професионален начин и да могат да прехвърлят повиквания и да пренасочват повикващите към правилната пощенска кутия, ако лицето не е там или е на друго повикване. Те също трябва да са запознати с ролите на всеки служител, така че обажданията да могат да се прехвърлят правилно. Те също така трябва да са запознати с това, какви повиквания са необходими за прехвърляне и какви повиквания, като например телемаркетите, да имат по-нисък приоритет.
$config[code] not foundпоща
Административният персонал отговаря за входящата и изходящата поща. Входящата поща трябва да бъде сортирана и доставена на целевите получатели или да бъде отворена от канцеларския персонал, за да се определи естеството на изпращането, например жалба на клиента, и да се изпрати на подходящото място. Изходящата поща трябва да бъде организирана, адресирана и подпечатана. Освен това канцеларският персонал ще се координира с корабни услуги като Federal Express за доставка на пратки и доставка.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от SaplingУправление на документи
Отговорността за управлението на вътрешните документи до голяма степен се носи от канцеларския персонал. Чиновниците са отговорни за въвеждането, фотокопирането, разпространението и унищожаването на всички вътрешни документи. Те поддържат система за архивиране в правилния азбучен ред и следят чувствителните документи, които трябва да бъдат унищожени след определено време. В допълнение, големи количества фотокопиране ще бъдат делегирани на член на персонала.
Координация на събитието
Често от служителите на канцеларския персонал се очаква да координират фирмените събития. Те уреждат храната да бъде доставена в точното време и че всички материали ще бъдат копирани и достъпни. Те също така ще помогнат да се изработят презентации на PowerPoint или други мултимедийни елементи, които могат да бъдат представени, и да се гарантира, че самата конферентна зала е в правилния ред преди началото на събитието.
Поръчка на доставки и дребни пари
Членовете на канцеларския персонал често отговарят за поръчването на офис консумативи, както е необходимо, и за разпределяне на дребни парични средства на други членове на офиса за нуждите, като например разходка с такси или спешно необходими доставки. Чиновниците обикновено изпълняват поръчка за доставка веднъж седмично и други поръчки, когато възникне необходимост.
