Вероятно вече използвате „облака“ (т.е. влизате в мрежата), за да управлявате някои аспекти на бизнеса си.
Но както обяснява Томас Хансен, вицепрезидент на Microsoft по целия свят, дори ако се продавате на предимствата на облака, може да ви се стори обезсърчително да започнете - или да направите повече.
Той се застъпва за постепенни стъпки. Започнете с малко. След това направете повече с течение на времето.
$config[code] not foundЗатова си помислих, че ще надграждам тази идея, като очертая 10 неща, които можете да направите - започвайки от днес - да прескочите облака или да увеличите използването на облачни приложения. Изберете някои от тези тактически стъпки и можете да спестите време, да управлявате бизнеса си по-ефективно и често намалявате разходите:
1) Задайте местоположението си за съхранение по подразбиране в облака
Едно е да се говори за централно онлайн съхранение на файлове. Но това е съвсем друго нещо, ако вие и вашият персонал трябва да предприемете допълнителни стъпки за прехвърляне на файлове във вашата онлайн платформа за съхранение на облаци през цялото време.
Помисли за това. Ако вие и вашият персонал първо се съхранявате на локален твърд диск или устройство, ще са необходими два пъти повече усилия, за да се обърнете и да запишете тези файлове в хранилището за облачни файлове по-късно.
Но можете да „го зададете и да го забравите“, така че не е необходимо да предприемате допълнителни стъпки. Вашите важни фирмени файлове ще бъдат автоматично архивирани в процеса.
Просто конфигурирайте компютрите си, така че местоположението на всеки служител по подразбиране да запазва файловете е решението за онлайн съхранение на компанията.
Например, ако използвате Microsoft OneDrive като решение за съхранение в облака, лесно можете да го конфигурирате в Windows 8. Кликнете върху „Настройки на компютъра“ и ще видите елемент от менюто за OneDrive. От там можете да щракнете върху бутона за включване / изключване, за да направите OneDrive местоположението по подразбиране за съхранение на файлове.
Или направете онлайн търсене за инструкции как да го промените на избраната от вас устройство. Възможно е да се настрои облачното хранилище като място за запазване по подразбиране за много устройства.
2) Отиди на ниско висящи плодове: облак базиран имейл и документи
Друго логично място да започнете е да използвате платформа за електронна поща и документи в облака, като например Office 365. Ако вече не сте го направили, позволете ми да ви кажа, че бизнес ползите са доста убедителни.
Първо, тя помага за личната продуктивност на вас и вашия екип. Ако използвате няколко устройства (както правя аз!), Можете да имате достъп до всички документи и имейли от офис тип, независимо от устройството, което използвате. Отивате на конференция и да вземете с вас лаптопа или таблета си? С платформата за производителност в облака, като Office 365, имате всичко, от което се нуждаете, само като влезете в системата. Никога повече няма да се налага да прехвърляте файлове от памети или да синхронизирате устройства по-късно.
Второ, тя помага при екипното сътрудничество. В моя бизнес повечето от членовете на екипа работят отдалечено от домовете си. И все пак всички ние все още можем да имаме достъп до файлове и същите инструменти, само чрез свързване с браузър или мобилно приложение.
Например, използваме общите календари. По този начин можем да следим фирмените срокове, които засягат или включват много хора и отдели, централизират напомнянията и виждат наличността на графика с един поглед.
Също така използваме съвместна съвместна работа с документи - буквално всеки ден. Това, което правим, е провеждането на срещи чрез конферентен разговор или видеоконференция, а след това екипът разглежда и редактира един документ, докато сме на конференцията. Или вземаме бележки за срещи на централен споделен документ. Това спестява много време. Няма нужда да проследявате бележките за срещите по-късно. Не трябва да се притесняваме за това коя версия на документа е най-новата, защото всички ние създаваме и редактираме един и същ документ.
Плюс това, можете да разпределите разходите месечно. Няма голяма такса за лицензиране - много по-лесно е да се бюджетираш и да си позволиш.
3) Създайте централна онлайн система за подаване
След като всички ви спестят в облака, трябва да имате прост начин, по който екипът ви да намери това, което има за общите файлове.
За да направите това, създайте онлайн система за подаване. Организирайте нарастващия брой документи и файлове, които вашият бизнес създава ежедневно.
Използвайте поредица от ясно обозначени папки. Организирате ли работата си по проекти? От клиенти? По департаменти? Създайте система, която има смисъл за вашия бизнес.
Със системата за подаване на документи в целия ви екип ще спестите много часове, които иначе биха похарчили за търсене на елементи или за дублиране на усилия, защото не могат да намерят нещо.
4) Насърчаване на клиентите и изпълнителите да споделят чрез облака
Колко пъти намирате себе си като изпращате файлове по електронната поща? След това трябва по-късно да преследвате имейли, за да намерите файл, от който се нуждаете.
Ще спестите време, като споделяте файлове директно чрез облака.
Може да не сте в състояние да „принудите” трети страни да използват вашата платформа за споделяне на облак, защо не попитате? Бързо заявете ползите, като например „Обичаме да споделяме и редактираме файлове в OneDrive или Dropbox или друга платформа, тъй като спестява време за лов на имейли. Мога ли да споделя това с вас там? "
Някои от тях няма да могат да споделят файлове по този начин. Но може да се изненадате, ако го споменете като опция.
5) Използвайте приложения за електронен подпис
Изпращате или получавате ли много документи, които се нуждаят от подписи? Ако е така, вие и вашият екип вероятно прекарвате много време в електронна поща, печатате, подписвате, сканирате, изпращате по факс - знаете тренировката.
Ето един съвет: проверете приложенията за електронни подписи, базирани на облак. Помислете, Здравейте Знак или DocuSign. Има и много други опции за електронен подпис.
Те спестяват много време. Не само това, че приложенията за електронни подписи отнемат част от фактора за отлагане, защото можете да подпишете документ веднага, дори по време на път, вместо да чакате, докато сте близо до принтера или факс апарата.
Те също така отнемат голяма част от притесненията на циркулиращите документи за подписване. Те насочват документите към всички страни за подписи и дори изпращат напомняния.
6) Създайте библиотеки с цифрови активи в облака
Позволете ми да ви задам един въпрос: колко време прекарвате в ловуване или изпращане на фирмени дигитални активи?
Говоря за вашето лого, тази брошура, която сте отнесли до изложбата преди няколко години, шаблона за представяне на борда, който сте използвали миналата година, вашата бланка за преглед на изпълнението, официални снимки на компанията, изпълнителни биосистеми, прес-комплекти и други активи.
Ако вашата компания е нещо подобно на мина, вие прекарвате прекалено много време, за да копаете около този материал.
Създайте библиотека от цифрови активи. Настройте централна споделена папка или папки на платформата за съхранение в облака. Сега тези активи ще бъдат достъпни за всеки, който има нужда от тях, навсякъде и по всяко време. Няма да им се налага да ловуват за тях или да пречат на някой друг да ги намери.
7) Конвертиране на една важна бизнес система в облака
Не е нужно да се занимавате с всичките си бизнес системи и да премествате всичко в облака едновременно. Започнете, като погледнете трите най-важни системи. Това може да са QuickBooks, вашата база данни за контакти и вашата система за управление на инвентара.
Ако все още използвате местни или настолни версии на тези системи, започнете да оценявате предимствата на базираните в облака (онлайн) версии. С версии в облака ще спечелите много по отношение на способността на целия екип да има достъп до информация и да си сътрудничи по-добре. И облачните системи улесняват прехвърлянето на данни от една система в друга, като елиминират дублираното въвеждане на данни и силозния ефект на информацията, която се прехвърля в една система.
Кое приложение ще достави най-големия взрив, като се премести в облака? Това е въпросът, който трябва да се зададе.
8) Настоявайте за актуализирана защита от злонамерен софтуер за всички работници
Това е особено важно за отдалечените работници.
Големите предприятия обикновено имат ИТ отдел на компанията, който създава фирмена мрежа с предпазни мерки като защита от зловреден софтуер.
Но малките предприятия може да нямат мрежа.
Или екип от малък бизнес често работи с хора, които не са в тяхната мрежа. Отдалечените работници могат да се свързват от собствените си устройства от дома си, използвайки публичния облак. Те просто влизат в интернет.
Затова е важно всеки, който има достъп до вашите системи или данни или да споделя файлове, да има редовно актуализирана защита от зловреден софтуер с нови сигнатури за злонамерен софтуер чрез облака.
Microsoft предлага вграден продукт на Windows Defender за настолни компютри и устройства, базирани на Windows, и е безплатен. Уверете се, че е активирана. Или имате друга опция за защита на зловреден софтуер.
Също така, когато Windows 10 излезе по-късно тази година, той ще добави вградени функции за сигурност чрез Windows Update. Windows 10 ще предлага опция, наречена Windows Update for Business. Това ще осигури по-бърз достъп до актуализации на защитата и критични поправки и контрол върху внедряването на актуализации за ИТ администраторите. Например, ако имате ИТ отдел, той ще може да доставя корекции на отдалечени сайтове, използвайки ограничена честотна лента.
9) Инсталирайте телефонна система, базирана на облак
Помислете за телефонна услуга за глас по IP (VOIP) или за софтуерна виртуална централа и за система за гласова поща.
С облачните телефонни системи, вие получавате възможността за отдалечени работници да имат достъп до централна телефонна система - на много ниска цена. За малките предприятия с отдалечени работници или тези, които работят от дома си, това е особено важно. Дори ако членовете на екипа използват собствените си мобилни устройства, все още можете да свържете всички с централни разширения и кутии за гласова поща на компанията.
Също така получавате професионално впечатление под формата на автоматичен гласов поздрав.
Съобщенията в гласовата поща могат да бъдат пренасочени като аудио файлове по електронна поща, така че да могат да бъдат препращани до други членове на екипа.
Също така получавате статистически данни за употребата, които ще ви помогнат да видите как вашият екип използва телефона - идеален за управление на функция за поддръжка на клиенти, например.
10) Използвайте видео срещи
И накрая, но не на последно място, използвайте широко виртуални срещи чрез видео. Ако вече ги използвате, фантастично - направете повече от тях.
Видеото представя въздействието на личното взаимодействие на клиентите и перспективите за продажби, без да се заплаща за пътуване в лицето.
Видео срещите също са чудесни за екипа. Хората, които работят от дома си или се намират в различни офиси, могат да се чувстват изолирани. Това може да бъде демотивиращо. Електронната поща и мигновените съобщения са полезни, но не заместват изслушването на гласа на члена на екипа или виждането на усмивката на шефа. Видеото кара хората да се чувстват включени. Това улеснява пътя на съвместната работа.
Много малки фирми използват Skype, защото са безплатни и толкова много хора го използват за лични цели, които вече са запознати с него. Каквото и решение за конференции да изберете, направете го.
Надявам се, че тези 10 идеи ви подтикват да направите повече с облака - или да потвърдите, че вашият бизнес е в добра форма, когато става въпрос за облака.
Не предприемайте незабавно всички тези действия. Просто изберете една или две - и започнете.
По време на това писание, Анита Кембъл участва в програмата на Microsoft за малкия бизнес.
Ниско висящи плодове снимка чрез Shutterstock
3 Коментари ▼
