За собствениците на малки фирми създаването на политика за социалните медии е ефективен начин да помогнете на служителите си да взаимодействат с клиентите си, да изяснят вашите маркетингови послания и да защитят доверието ви онлайн. Нека погледнем как да създадем политика за социалните медии.
Какво е политика за социалните медии?
Ето едно определение:
„Политиката за социалните медии е набор от насоки, които описват как служителите трябва да взаимодействат с клиенти онлайн“.
По принцип повечето правила предоставят насоки за:
- Корпоративни блогове
- кикотене
Не забравяйте, че не е необходимо да създавате отделни правила за всеки сайт за социални медии. Вместо това можете да създадете документ на главната политика и да разработите кратки глави за всеки конкретен сайт. Това улеснява управлението на документа и контролира промените.
Наръчник на служителите и политика за социалните медии
От един ъгъл можете да развиете политиката си за социални медии като подмножество на наръчника на служителите ви. Това означава, че когато някой се присъедини към компанията, насоките за взаимодействие онлайн са обхванати от тази глава в наръчника.
Или можете да създадете самостоятелен документ и да се обърнете към ръководството на служителите, където е необходимо. Това намалява броя на думите, като например можете да посочите правна информация и HR политики в този документ.
Приготвяме се да започнем
Подобно на много неща, предприемането на първата стъпка е най-трудната част от разработването на политика за социалните медии. И така, откъде започваш? Един от подходите е да разгледаме компаниите във вашия сектор, да проверим техните политики (много от тях са публични) и да ги използваме като градивни елементи за вашите документи.
Когато разглеждате правилата, разгледайте следното:
- тон - Дали политиката е официална или използва по-спокоен разговорен стил? Коя според вас работи най-добре? Някои документи използват фрази като „Потребителят трябва…“, който звучи малко грубо. Опитайте се да възприемете тон, който е професионален, полезен и уважителен.
- дължина - Някои политики са много кратки, докато други са плътни и се четат като правни документи. Отново вижте кой работи най-добре за вас. Няма право или грешно.
- Ниво на информация - Някои политики предоставят общи насоки, докато други предоставят по-подробна информация, например подробности как да се отговори на отрицателен коментар в блога на компанията.
- Обхват - Политиките обхващат ли са социални медийни мрежи на индивидуална основа или имат по-широк подход? Какъв подход ще работи най-добре за вашата компания? Кое би било по-лесно да се управлява?
- употреба - Виждате ли служителите си да използват тези документи? Ако не, защо? Потърсете примери, които обичате да четете и които смятате, че ще работят добре за вашия екип.
Създаване на проектодокумент
Ако идеята за написването на политика на социалните медии ви изпълни с ужас, тогава вземете сърцето. Не е толкова трудно и ще ви покажа защо. По същия начин, по който Рим не беше построен за един ден, създаването на вашите политически документи ще отнеме известно време… но ще стигнете до там. Номерът е да го разделим на управляеми задачи - например една политика на седмица.
Например, да започнем с правило за вашата страница във Facebook:
- Предназначение - Опишете целта на тази политика в едно изречение. Дръжте я фокусирана и премахнете всяка неяснота. Напишете с положителен тон.
- Цели - Очертайте как тази политика ще помогне на читателите (т.е. вашите служители и феновете на Facebook) да си взаимодействат.
- политика - Напишете кратка политика, която очертава вашите очаквания, позиция и действия, които може да предприемете, ако тези насоки бъдат нарушени.
- Контакти - Включете информация за контакт, ако читателят се нуждае от разяснения.
Помощ или пречка?
Защо толкова много хора смятат, че политиките на социалните медии са лошо нещо? Основната причина, поради която политиките не работят (или получават лоша репутация), е, че те затрудняват служителите да вършат работата си. Може би това не е напълно вярно, но за много служители, тези политики Усещам като проникване и още едно правило. Как можеш да преодолееш това?
Мисля, че това е думата политика това разстройва хората. Ако случаят е такъв, променете тона на документа и ги посочете като насоки, инструкции и примери, за да дадете на служителите си повече увереност, когато взаимодействат онлайн. След това, след като сте създали политиките, проведете неформален семинар и представете документа. Не забравяйте, че повечето служители искат да си вършат работата добре. Но понякога те се разочароват, когато трябва да променят начина, по който изпълняват ежедневните си задачи. Семинарът трябва да намали тревожността им и да им даде посоката, от която се нуждаят.
Когато стартирате сесията, работете с следните елементи:
- Предположения - Премахнете всякакви предположения или недоразумения, които те могат да имат за политиките.
- Примери - Разгледайте ги чрез примерни политики, за да разберат как се прилага политиката към тяхната роля.
- Сценарии - Дръжте сесията практична, като обсъдите сценарии, в които политиките ще им помогнат.
Сценарийната част на семинара е много важна. Показване на примери от реалния свят, където социалните медии могат да причинят проблеми, като например:
- Служители, които споделят поверителна информация случайно
- Отговаряне на негативни коментари и навлизане в пламъчни войни
- Оставяне на забележки на уебсайтовете на конкурентите
След това покажете как да управлявате тези проблеми по-ефективно. Вашите служители ще видят стойността на документите и ще бъдат по-склонни да ги използват.
публикувам
След като финализирате документите за правилата, изпратете PDF на всички служители. Помолете ги да го прочетат внимателно и да отговорят дали са забелязали някакви пропуски, грешки или грешки. След това публикувайте правилата на своя уебсайт, блог и други канали на социалните медии. Не забравяйте да добавите дата, номер на версия и собственик на документ, така че да можете да проследявате промените в документа.
монитор
Разработването на политики е процес на усъвършенстване. На всеки шест месеца, преглеждайте документите и актуализирайте, където е необходимо. Например, ако сте стартирали мобилен сайт, може да искате да включите в него правила за това. По-важното е да разгледате обратната връзка, която получавате от екипа си и да видите как това може да се използва за прецизиране на текста.
заключение
Писането на първата си политика за социални медии е по-лесно, отколкото си мислите. Вижте го като малък проект, който ще разгледате през следващите четири седмици. Създайте екип с добри умения за писане и познаване на социалните медии, след което работете за краен срок.
Ако вече сте написали правила за социални медии, коя е най-трудната част от процеса за вас? След като сте създали правила, как ги прилагате?
Изображение от Dirk Ercken / Shutterstock
14 Коментари ▼
