Канцеларските служители служат като подкрепа за отдели в рамките на една компания.Те изпълняват голямо разнообразие от задачи и се справят с по-голямата част от документите, идващи в бизнеса. Служителите в офиса отговарят на телефоните и поздравяват посетителите. Те обработват документите и подават необходимите документи на правилните места.
Задачи на рецепция и рецепционист
Много офиси разполагат с рецепционисти и асистенти, които отговарят на телефони и преглеждат входящите повиквания. Те трябва да знаят информация за компанията, за да отговорят на въпросите, които идват. Те маршрутизират повиквания и приемат съобщения, когато персоналът е недостъпен. Много компании получават големи обеми от телефонни разговори и рецепционистите трябва да могат да се справят с тях правилно и ефективно. Персоналът на бюрото посреща всички посетители, колеги и клиенти, посещаващи фирмата. Те екранират и трябва незабавно да определят какъв вид достъп ще изисква посетителят. Те са отговорни за контакт със сигурността, когато посетителят трябва да бъде ескортиран от сградата. Някои служители поддържат дневници за назначенията с информация за това кого да очакват в определени часове и къде да ги изпратят.
$config[code] not foundРабота с документи
Задачите, свързани с документацията, варират в зависимост от естеството на компанията. В медицинските условия, записите трябва да се създават, актуализират и съхраняват; трябва да се получи информация за фактуриране; и документите на застрахователната компания, попълнени и подадени. В правна служба може да е необходима подготовка на документация за адвокатите; някои адвокати могат да назначат служители в офиса, за да провеждат изследвания, използващи юридически списания. В образователната институция служителите в офиса може да се наложи да актуализират записите на учениците и да проследяват учебните разписания. Някои служители може да се наложи да актуализират информацията за заплатите и да плащат сметки. Други служители може да трябва да въвеждат фактури, поръчки за покупка и друга счетоводна документация в компютърни системи. Подаването на документи и сканирането на документи са други общи офис функции. Персоналът също обработва входящата и изходящата поща.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от SaplingКоординиране и планиране
Някои офис служители служат като подкрепа за ръководството на компанията. Тези служители координират конферентните разговори и могат да служат като надзорни органи за други служители в офиса. Те могат да преглеждат бележки, писма и друга входяща кореспонденция за приоритизиране. Те подготвят дневния ред за предстоящите срещи и преписват необходимата информация от срещите и конферентните разговори. Взимат диктовка на писма и бележки и организират всички необходими документи във файловете. Те планират и координират всички начини за пътуване за управление и могат да резервират хотели, коли под наем и ресторанти.
Офис техника
Служителите на офиса обикновено управляват офис консумативи в складово помещение на компанията. Може да се наложи да поръчат хартия, касети с мастило за принтер, химикалки, моливи, подложки за бележки, маркери, пликове, бланки и други консумативи, необходими за управление на бизнес. Те призовават компаниите за поддръжка да проверяват факс апаратите и принтерите, както е необходимо. Закупуването на ново офис оборудване и инсталация обикновено е отговорност на някой в офиса.
Информация за заплатите за секретари и административни асистенти
Секретари и административни асистенти спечелиха средна годишна заплата от $ 38,730 през 2016 г., според данни на Бюрото по трудова статистика на САЩ. В долния край секретарите и административните асистенти спечелиха 25-процентна заплата от $ 30,500, което означава, че 75% са спечелили повече от тази сума. Заплатата от 75-ти процентил е 48,680 долара, което означава, че 25 процента печелят повече. През 2016 г. 3 990 400 души са били наети в САЩ като секретари и административни сътрудници.
