Документирането както на отличното, така и на лошото поведение на вашите служители е важно за облекчаване на стреса от годишните оценки на изпълнението. В края на краищата, може да имате пет, 10 или дори 20 служители, които трябва да оценявате всяка година, и запомнянето на поведенческите нюанси на всеки работник е предизвикателство без последователно вземане на бележки. Така че, отделете време да развиете солидни умения за документиране за по-подробни и точни прегледи на служителите.
$config[code] not foundВземете дневни бележки за служителите си, за да служат като напомняне по време на ежегодни оценки на изпълнението, според Kathryn Claytor, автор на „Документ за представяне на служителите ежедневно“ на уебсайта на Центъра за трансфер на технологии в университета в Ню Хемпшир. Записвайте както положителни, така и отрицателни вербални разговори, както и езика на тялото на служителите си по време на обмена. Запишете, например, "17 май 2010 г., 15:15 ч. Мениджърът за публикации е чул, че Кати е груба с колегата си Лий. Тя каза:" Не е моя работа да ти помага да съставиш директорията ", след като Лий я попита за нея. Помощ, и нашата политика в офиса е да помагаме на другите, когато попитат. Кати сгъна ръце пред Лий в разочарование. Обсъдете поведението с служителя, документирайки отговора й: "17 май 2010 г., 15:30 ч.: обсъдена с Кати отговор на Лий, когато тя помоли за помощ при съставянето на справочника. Кати се усмихна, като се съгласи да помогне на Лий и каза: тя щеше да се извини. Считате, че въпросът е затворен, ако служителят отговори положително на срещата ви с нея. Ако обаче грубото поведение продължи, или ако тя изглежда предизвикателна на срещата ви, я предупреждавайте, че поставяте бележка в досието на нейния служител.
Направете усилие да потърсите дори най-малките показатели за положително поведение и да ги наградите незабавно, според статия, озаглавена „Документиране на представянето на служителите“, на уебсайта на Proactive Practice Management. Запишете, например, "12 юни 2010 г., 10:00 ч.: Том получи пет комплимента в срещата за продажби за приятелските си взаимодействия с клиенти по телефона. Награди Том със сертификат за обслужване на клиенти". Непрекъснато документирайте и признавайте отлично поведение редовно през годината, за да повишите морала на офиса и да облекчите напрежението при запомнянето на всеки детайл по време на предстоящите оценки на изпълнението.
Обсъдете както доброто, така и лошото поведение на писмената оценка, казва Claytor. Комплиментирайте служителите си за отлично поведение, като например учтивост или приятелство, или поведение, което се е подобрило с времето. Ако сте документирали лошо поведение, което не се е подобрило, обаче, напомнете на служителя си за писмените бележки, които сте поставили в нейното досие, както и за срещите си, за да обсъдите тези въпроси. Ако лошото поведение продължава, прекратете незабавно служителя.
Съхранявайте само материали за кандидатстване, писма с предложения за работа и трудови договори в досие на персонала на служител съгласно статия, озаглавена „Какво трябва да работодателите и не трябва да съхраняват в персоналните досиета на служителите“ на уебсайта на HR Hero Line. Не поставяйте нищо във файла, който не възнамерявате да използвате, за целите на оценката, включително здравни досиета и лични карти, както и писма. Съхранявайте писма от клиенти и награди, ако ще ги използвате, за да оцените служителя.
