Как да напишем брифинг бележка

Една от отговорностите на членовете на персонала, работещи на различни нива на управление, е да изготвя информационни бележки за политиците, които използват записките, за да се обучават по въпроси и да ги насочват при съставянето на протоколи, процедури и закони. Информационната бележка е кратко резюме на проблем или случай, който представя призив за действие към читателя. Една успешна бележка убеждава читателя да действа чрез предоставяне на конкретни доказателства, които са лесни за разбиране и оценка.

$config[code] not found

Започнете бележката, като напишете "To:" и "From:" Вмъкнете името на подателя и получателя след двоеточията. На следващия ред напишете датата, на която сте написали бележката. Завършете този раздел, като напишете "Subject:", последвано от темата, в която се споменават бележките.

Посочете действието, което искате да използвате в първото изречение или параграф на бележката.

Поддържайте вниманието на читателя, като използвате кратки, кратки параграфи, които не са по-дълги от 5 изречения. Когато се посочват причините за предприемане на действия, избройте всяка причина в отделен параграф.

Използвайте емпирични доказателства, за да убедите читателя в необходимостта от предложените действия. Например, цитирайте статистически данни за жилищата с ниски доходи, когато се търси промяна в дадена политика на зониране. Избягвайте обобщения, които не можете да подкрепите с факти.

Очертайте алтернативните начини за действие или политики, описващи предимствата и недостатъците на всяка от тях.

Избягвайте ненужно многословни или официални изрази, например "според нашата дискусия", и технически жаргон, когато цитирате факти и цифри. Използвайте прост, директен език, който всеки читател може да разбере.

Използвайте активния глас, за разлика от пасивния, в цялата бележка, за да насърчите действието. Ако добре познавате получателя на бележката, използвайте местоимения от първо лице като "I" и "ние", защото хората са по-склонни да направят нещо за онези, които смятат, че познават лично. Подчертайте тези лични връзки по-нататък, като използвате контракции, като „Аз съм“.

Повтаряйте необходимостта от действие в края на бележката. Не забравяйте да посочите дали има срок за действие, който трябва да бъде изпълнен.