Измамите за възстановяване на разходите могат да бъдат много скъпи за малките предприятия. Скорошно проучване на Chrome River Technologies съобщава, че има потенциал да струва на американските компании до 1,9 млрд. Долара всяка година.
Това е приблизително 35 000 долара на бизнес. Тенденциите в малкия бизнес разговаряха с Ан Бекнел, старши вицепрезидент на клиентския успех в Chrome River Technologies, за това какво трябва да знае малкият бизнес.
$config[code] not foundКакто подсказва името, измамата за възстановяване на разходите е престъпление, което се случва, когато служител подава иск за заплащане на фалшиви бизнес разходи.
Как да се избягват измами с възстановяване на разходите
Използвайте актуализирани технологии
Управлението и одитирането на разходите трябва да използва съвременни технологии, за да бъде ефективно. Използването на ръчни отчети за разходите беше номер едно от изследванията.
"Удивително е колко много малки и средни предприятия все още използват метода на свещи и пастел", казва Бекнел. "Те все още го правят на хартия или с електронни таблици в Excel и го изпращат по електронната поща във фирмата."
Проблемът с тези остарели системи е невъзможността да се проследяват и виждат тенденции, които трябва да задействат аларми. Технологиите, включващи инструменти като автоматизирани анализи, ви помага да откриете горещите точки като същата разписка, която е била подадена няколко пъти.
Бекнел казва, че автоматизацията намалява наполовина измамите за възстановяване на разходите.
Разберете мъже измамвам повече
Измамата за възстановяване на разходите не е област, в която има равнопоставеност между половете. Всъщност в доклада се посочва, че мъжете са повече от два пъти по-склонни да извършат престъплението, отколкото жените им. Не само това, те имаха повече от четири пъти по-голяма вероятност да добавят поне 1000 долара към разходите си.
Познайте младите служители да поемат повече от тези престъпления
Всъщност почти 83% от измамите за възстановяване на разходи са извършени от служители между 25 и 44 години.
Прилагане на официална писмена политика
Не само, че писмената политика е важна, малкият бизнес трябва да има процедура, през която да се разбере, че служителите в управлението са обработили това, което трябва да знаят. Becknell предлага на служителите да подпишат документа, който им помага да поемат отговорност за политиката.
"Когато подпишете нещо, има емоционална привързаност", казва тя.
Включете правила на високо равнище
Не е необходимо политиката да бъде прекалено подробна, но е необходимо да се определят границите на разходите. Например, макар че не е необходимо да определяте точната сума, която можете да похарчите за кабината, тя трябва да съобщи на служителите ви, дали бизнесът или треньорът са приемливи.
Простотата трябва да бъде един от критериите, които използвате тук.
Не усложнявайте процеса
Счетоводителите често виждат възможността да проникнат дълбоко в разходите на компанията, когато автоматизират процеса. Резултатът е доклад за разходите, който е сложен и има тенденция да бъде гумиран, без да бъде надлежно проверен.
Затова е важно да разгледаме колко пъти и защо докладите за разходите преминават от човек на човек. Малките предприятия трябва да се стремят да рационализират тази част от процеса.
Обърнете внимание на личните разходи
Едно от най-големите претенции за измамни разходи е заместването на личните разходи за бизнес. Една от наградите тук е заявките за храна през уикенда, когато служителят не е планиран да пътува.
Внимавайте за екстравагантни разходи
Над една трета от тези, които са признали, че са измамени в технологията Chrome River, съобщиха, че добавят суми от 100 до 499 долара. Сумите, които изглеждат променени, са червени знамена, които трябва да търсите. Например, разписка, която изглежда, че е използвала два различни типа мастило, обикновено е мъртва.
Одобрете одобрителите
"Вие ще искате да направите одобрение за тези разписки смислено и да обучите одобряващите", казва Бекнел. Тя добавя, че е важно те да разберат какво да търсят и да бъдат държани отговорни за улов на всякакви измами.
Използвайте фирмени кредитни карти като проактивна стъпка
Където е възможно, използването на фирмени кредитни карти не насърчава измамни вземания. Това са отличен начин да заключите важна информация като датата и сумата на всяка транзакция.
Снимка чрез Shutterstock
