Ключът към писането на ефективен доклад е просто да се придържаме към фактите. Съсредоточете се върху най-важните детайли. Най-добрите доклади дават ясно и кратко обяснение на темата. Много хора смятат, че докладът трябва да бъде дълъг и залят с подробности, но в действителност ефективният доклад ще стигне до точката на въпроса по сбит начин. Преди да започнете да пишете доклада, първо създайте списък с всички теми, които трябва да обсъдите. След това можете да организирате доклада въз основа на тази информация.
$config[code] not foundОчертайте доклада си, преди да го напишете. Създайте общи раздели и след това разделете тези раздели на по-малки подраздели със заглавия, които са описателни и лесни за следване. Направете очертанията в съдържанието и включете съдържанието в началото на доклада, така че читателят ще може лесно да препраща към информацията в доклада.
Определете аудиторията си. Кой ще чете този доклад? Това ще ви помогне да вземете решение относно тона на доклада. Решете дали това е неформално или официално. Независимо от тона, който използвате, пишете с ясен, ясен език. Избягвайте "корпоративни разговори", жаргон и големи думи.
Започнете отчета с резюме. Обобщете ключовите точки. Използвайте куршуми за простота и да привлечете вниманието към основните цели на доклада. Върнете се към това резюме след приключване на отчета, за да потвърдите, че сте заснели всички най-важни подробности.
Посочете конкретни подробности за всеки подраздел, който сте очертали в първата стъпка. Разделете ги на кратки параграфи. Всеки параграф не трябва да надвишава четири или пет изречения. Избягвайте сложни описания: Посочете своята точка, съответната статистика или предложените действия и преминете към следващия раздел.
Използвайте визуализации в умерени стойности, за да илюстрирате точките си. Графики, графики и снимки, които поддържат вашите открития, ще помогнат на читателя да разбере понятията.
Прочетете доклада два пъти след завършване на първия проект. Изрежете ненужни думи и излишен език. Поправете граматичните и правописни грешки.
Поставете текста на отчета в атрактивен шаблон с просто покритие. Microsoft Office има безплатни шаблони за отчети, достъпни на сайта на Microsoft (вж. Ресурси). Включете доклада в спирала, така че читателите да могат лесно да прелистват страниците.
Бакшиш
Минимизирайте броя на страниците, ако искате отчетът да е ефективен.
Не позволявайте на читателя да се загуби или да се изплаши от дължината на доклада. Искате хората да четат доклада в неговата цялост, а не просто да го прегледат.
Оставете друг читател да разгледа доклада, за да се увери, че той ефективно предава точките ви.
