Ако сте включили бизнеса си като S Corporation или C Corporation, повечето държави изискват да пазите подробни записи за дейността на компанията. Всеки път, когато се среща вашият съвет на директорите, фирмата ви трябва да води регистър за целите на спазването на нормативните изисквания.
Има дълъг списък от възможни транзакции и решения, които може да се наложи да запазите. Това може да включва всичко, което варира от:
$config[code] not found- Назначаването на нов служител.
- Оставката на директор.
- Закупуване застраховка.
- Продажби на склад
- Получаване на кредитна / кредитна линия в името на компанията.
Поддържането на записи може да бъде много, за да бъдете прави, особено за собственика на малкия бизнес. Въпреки това, правилните протоколи за срещите са от съществено значение за поддържане на доброто състояние на вашата корпорация и поддържане на личната ви защита. По-долу са изброени някои от ключовите неща, които трябва да знаете, когато става въпрос за водене на протоколи от Вашите срещи.
Какво представляват протоколите за срещи?
В протоколите от заседанията се води официална справка за извършеното или обсъжданото по време на официални срещи, включително всички взети решения или предприети действия.
Те се вземат по време на официално заседание на борда на директорите или акционерите на корпорация, като например първоначални и годишни срещи. Обикновено протоколите от заседанията се записват от секретаря на корпорацията (или друго лице, назначено на заседанието).
Какво трябва да се включи в протокола за срещи?
В протокола от срещата ви не е необходимо да включвате всеки малък детайл. Трябва само да документирате ключовата информация и всички взети решения или предприети действия. Като цяло, вашите минути трябва да са достатъчно подробни, за да служат като институционална памет на вашата корпорация.
Типичните минути ще включват следното:
- Основна информация за срещата: дата, час, местоположение.
- Които присъстваха, заедно със специална бележка в случаите, когато присъстващите дойдоха късно или напуснаха рано.
- Точки от дневния ред с кратко описание на всеки елемент.
- Действия за гласуване с подробен отчет за това как всеки от тях гласува, както и всички въздържания.
- Време, когато срещата е отложена.
В повечето случаи не е необходимо да създавате минути от нулата. Можете да намерите безплатни онлайн шаблони, които да служат като отправна точка. Изберете типа на вашите протоколи / документи, попълнете бланките и ги разпечатайте, и ще изпълните задълженията си за водене на документация.
Кой е задължен да поддържа протокола за срещите?
По-голямата част от държавите изискват от двете корпорации и корпорациите C да документират важни бизнес решения и най-важните срещи, които провеждате.
В момента следните държави Недей изисква протокол да се води:
- Делауеър
- Канзас
- Невада
- Северна Дакота
- Оклахома
Освен това от LLC не се изисква да водят минути.
Какво да правя с протоколите след записването им?
Протоколът не трябва да се подава в държавата, а вместо това може да се съхранява с другите ви корпоративни документи, като учредителни актове, подзаконови актове и решения.
Подобно на други документи, трябва да държите протокола на ръка поне седем години. Членовете на корпорацията, като акционери, служители и директори, имат право да преглеждат протоколите от заседанията при „разумно искане“ до корпорацията.
Въпреки че не е необходимо да изпращате тези документи пред държавата, те все пак трябва да се считат за важни документи и са от съществено значение за защитата на доброто състояние на вашата корпорация и статута ви на ограничена отговорност.
16 Коментари ▼
