13 начина да направим срещите по-ефективни

"Каква рамка мога да използвам, за да направя срещите, предназначени за решаване на проблеми, по-ефективни?"

Как да направим срещите по-ефективни

Използвайте платформата за бизнес модел

„Canvas на бизнес модела е процес, който холистично адресира многостранния характер на разработването на успешни бизнес решения. Тя систематично подрежда интересите на заинтересованите страни от вашите клиенти към вашата верига за доставки и инвеститори, което ви помага да постигнете жизнеспособни и приложими решения. ”~ Кристофър Кели

Вземи надолу стените

„Твърде често срещите за решаване на проблеми са твърди, координирани събития. Вместо да се придържате към структуриран подход, намерете някой, който е компетентен да взема добри бележки и да позволите на екипа си да го „измъкне” по старомодния начин: в една стая, разговаряйки помежду си, без да се налага да държат рог в общността, и разрешаване на проблеми от страна на комитета. ”~ Нейтън Хейл, първият американски търговец

Добавете отчетност

„Решаваме много технически проблеми в нашата организация, които са свързани с потребителски интеграции. Рамката, която работи за нас, е: да анализирате, обсъждате, предлагате, преразглеждате, решавате, проследявате. Анализираме всички въпроси преди срещата и ги обсъждаме накратко (максимум 30 минути). Предложения за решения се събират и допълват. Ние прилагаме, записваме и проследяваме резолюциите. ”~ Duran Inci, Optimum7

Накарайте всички да се изправят за цялата среща

„Хората не обичат да се застъпват за ненужни времена. Това е неестествено. В InGenius Prep, Joel Butterly наложи това правило и той ни принуди да решим ефективно проблемите на срещите и да приключим с конкретни действия. Сроковете могат да бъдат твърде негъвкави, а неограниченото време е отровата на продуктивността. Така че, станете. ”~ David Mainiero, InGenius Prep

Определете това, което искате да постигнете

„Ето рамката, която използваме за нашите срещи: Определете едно нещо, което искате да постигнете по време на срещата. Уверете се, че резултатът е ясен. Проследяване на едно нещо с три точки за говорене. Това е като трите зъба на изявление на тезата. Какви три неща ще обсъдите, за да постигнете едно нещо? Определете дневния ред предварително. ”~ Jon Tsourakis, Revital Agency, LLC

Уверете се, че всеки се чува

„Проучванията показват, че равното участие е от ключово значение за проекти, включващи работа в екип. Дори и доминиращите служители печелят от слушане, а по-резервираните служители често имат страхотни идеи, които просто не се чуват. Опитайте се да организирате среща, която обезсърчава откритата преценка, или използвайте таймер, за да позволи на всеки да говори без прекъсване. ~ ~ Brandon Stapper, 858 Graphics

Дръжте ги кратки и структурирани

„Многобройни проучвания показват, че обхватът на нашето внимание започва да намалява след 20 минути. Ето защо имам строг 20-минутен пункт за спиране на срещите. За да се уверим, че всичко ще се осъществи в този кратък период от време, аз също правя срещи високо структурирани. Вместо да натрапвам, всеки служител трябва да даде мнението си за даден проблем и след това да вземем бързо решение заедно. ”~ Elle Kaplan, LexION Capital

Пригответе се да обсъждаме решения, а не проблеми

„Всички играчи на компании трябва да блокират часовете, за да диагностицират проблема, да дойдат на срещата с разумни решения и след това да използват среща само за създаване на вход или получаване на обратна връзка. По този начин участниците могат да променят идеята, вместо да харчат ценно време. В допълнение, можете да използвате инструменти като имейл, Slack или Trello, за да поддържате разговорите кратки и извън залата за срещи. ~ Джейк Дънлап, Скалед

Дайте на вашия екип нова справочна рамка

- Ако мислите, че решаването на проблемите означава заключване на всички в една стая за неопределено време, тогава се взирате във визуалната таблица. Не мигайте, освен ако сухотата на изгаряне не подобри (а не замъгли) зрението ви. Факт е, че монотонните стимули (дори и на предизвикателния пъзел) подтиска ума. Така че, опитайте с промяна на пейзажа. Новите неща могат да предизвикат нови начини на мислене и да доведат до критични епифании. ”~ Manpreet Singh, TalkLocal

Започнете с ясно определен проблем

„Мозъчната атака не работи много добре. Ключът е да се определи добре проблемът и след това да се говори за специфични стратегии, които можете да въведете сега, за да изградите към решение. Няма значение колко е малко или глупаво нещо. По-добре е за всички участници да могат да предприемат действия сега, отколкото да измислят идеалния план. ”~ Thomas Smale, FE International

Приемете повече от едно решение

„Когато срещата за решаване на проблеми е в сесия за 15 минути, повече от един член на вашия екип е длъжен да измисли идея как да се движи напред. Вашата най-голяма работа като лидер е да филтрирате опциите, които са били внесени. Намерете тяхната съвместимост и ограничения. Нека всеки член знае, че тяхната гледна точка ще бъде уважавана и тествана. ”~ Cody McLain, SupportNinja

Останете фокусирани върху три цели

„Процесът от три стъпки за ефективни срещи за решаване на проблеми може да направи разликата между хаоса и успеха. Ключът е да се изясни целта на срещата и да се държи всеки човек фокусиран върху всяка стъпка. Стъпка 1: Идентифицирайте проблема. Стъпка 2: Определете какво ви държи назад. Стъпка 3: Приемете решение. Ако е възможно, неутрален фасилитатор на срещите може да помогне на всички да се съсредоточат и да следват. ”~ Nicole Munoz, Start Ranking Now

Накарайте всички да си вършат домашното

„Ако имаме проблем, който трябва да разрешим, ще съобщя на екипа общата информация и няколко куршума, на които трябва да се съсредоточим, и да ги помолим да обмислят и да донесат своите бележки. По този начин ние не си губим времето, за да преосмисляме проблема и можем да преминем направо в намирането на решения. Ние се фокусираме върху един проблем, дори ако друг възникне в нашите дискусии, така че разговорът не е дерайлиран. ”~ Мика Джонсън, GoFanbase, Inc.

Снимка на срещата чрез Shutterstock