Бизнес етикетът за подписване на документи и писма се развива с всеки технологичен напредък, но някои въпроси все още изискват традиционни методи за посочване, че сте написали или сте приели документа и неговото съдържание. Най-добрите практики и правилният етикет за подписите включват не само да знаят кога да подпишат, но и как да подпишат документ.
Подпис като доказателство
Поставянето на вашия Джон Ханкок върху документ може да бъде за бележката, която всъщност сте написали в съгласие с документ и всичко, което съдържа, включително всички договорни споразумения. В допълнение към добавянето на вашия подпис към документ, поставянето на вашите инициали в области, в които вие или друга страна правите промени, означава, че приемате промените, дори ако са написани на ръка като изменение на официалното споразумение.
$config[code] not foundПодписване за някой друг
В случаите, в които авторът на документ не може да го подпише, правилният бизнес етикет предполага, че е допустимо лицето, което е изготвило документа, или друго упълномощено лице да подпише от името на автора. Например, административен асистент, който преписва писмо, което шефът й иска да разпространи веднага, може да подпише името на шефа си, ако шефът й не е в офиса, за да постави действителния си подпис върху писмото. В този случай, ако името на асистента е Мери Смит, а името на шефа е Джейн Доу, то подходящият начин, по който Мери да подпише документа, е: "Jane Doe / подписано от ms" или просто, "Jane Doe / от ms", което означава, че Мери се подписва в отсъствието на Джейн.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от SaplingКогато са необходими мокри сигнатури
Технологията ни дава възможност да подписваме документи, без всъщност да поставяме писалка на хартия. Когато подписвате документ с мастило, той се нарича "мокър" подпис. Много официални документи, като федерални договори, лични атестации или документи, че нотариалните знаци, изискват мокър подпис. В случаите, когато нотариус поставя своя подпис и печат, който указва лицето, което подписва документа, кой твърди, че е - подпис на нотариус не удостоверява достоверността на съдържанието на документа или дали подписващото лице правилно се подписва Документът.
Електронни подписи
Електронните и цифровите подписи спестяват време и пари. С тези опции не е необходимо да предавате хартиени копия напред-назад, да изпращате документи по имейл, а не в пощенската служба на САЩ или факсимилната машина от 1990-те години. Няколко доставчици предоставят методи за свързване на електронен или електронен подпис към документ; най-добре е обаче да попитате дали този тип подпис е приемлив, преди да се опитате да го направите, само за да откриете, че действително трябва да подпишете документа с мастило.
Това е лично
Винаги подписвайте писмото с мастило, ако пишете поздравително писмо до колега или отправяйте похвала към някой от служителите ви. Цифровият подпис просто не е същият, когато целта ви е да предадете благодарност на някой, който върши добра работа или да изразява личните ви мисли. Много хора поставят по-висока стойност на ръчно подписано писмо, защото показва, че писателят е направил допълнителна стъпка, за да разшири личните си желания.
