Законът за гражданските права от 1964 г. изисква заявленията за работа да бъдат държани в архива най-малко една година. Ако знаете, че кандидатът е на възраст над 40 години, молбата му трябва да бъде задържана в продължение на две години, в съответствие със Закона за дискриминацията по отношение на възрастта. Държавните закони могат да изискват дори по-дълъг период, за да се запазят записите на кандидатите за работа. Поради държавните и федералните разпоредби, една точна система за водене на досиета и подаване на заявления за работа е важна част от бизнеса. Може дори да се наложи да проверите отново с тези кандидати, ако служителят, който сте наели, не работи.
$config[code] not foundИзползвайте софтуер за електронно управление за създаване и съхранение на заявления за работа. Няколко онлайн програми позволяват на потребителите да създават такива електронни форми като заявления за работа. Тези формуляри за работа се изпращат и съхраняват по електронен път и позволяват съхранение без хартия. Тъй като повечето приложения пристигат по електронна поща, това е лесен начин да съхранявате материали във файлове, които не заемат никакво физическо пространство. Използването на електронен работен процес, съхраняван в системата за управление на документи на фирмата ви, изисква сигурност, така че файловете за работа няма да бъдат хаквани или преглеждани от неупълномощен персонал. Настройте компютъра си автоматично да ви изпраща предупреждения, за да ви напомня, когато файловете трябва да бъдат изтрити или прегледани.
Задайте файловете на служителите за заявки за работа в хартиени папки. Планирайте ефективна система за архивиране, като използвате папки с цветни кодове, съхранявани в чекмеджета, рафтове или шкафове за файлове. Разпечатайте резюмета и заявленията за работа, получени по електронната поща, и ги подайте с попълнените лично заявления или изпратени по пощата. Кандидатите могат да бъдат подавани по име или социалноосигурителен номер в раздели, определени от вида работа. Например, продажбите ще бъдат изброени в папка, озаглавена „Продажби“, а кандидатите ще бъдат подредени по фамилия или цифри по идентификационни номера. Закрепете файловете в заключен кабинет или стая.
Съхранявайте документация най-малко четири години, ако кандидат за работа ви заведе срещу дискриминация. Комисията по възможностите за равна заетост обикновено изисква от вас да съхранявате заявки за кандидатстване поне за една година, но ако ви предстои да предприемете правни действия, EEOC препоръчва да запазите молбите за работа най-малко четири години. Ако не съхранявате вашите приложения правилно, EEOC може да ви таксува с дискриминационни практики за наемане или нарушения при водене на записи.
Унищожете заявленията за работа след изтичането на законния срок за задържането им. Създайте система с напомняния за това. Свържете се с вашия ИТ отдел, за да премахнете вашите електронни файлове правилно и да разкъсате всички заявления за работа с хартия. Това е важно, тъй като файловете за кандидатстване за работа съдържат лична информация, като например социалноосигурителни номера и данни за заетостта, които трябва да бъдат строго поверителни.
