Измерването на времето на служителите е извървяло дълъг път от времето, когато персоналът ръчно е маркирал картите с време и ги е предавал.
Чрез чудесата на облачните технологии вече е възможно да следите дейността на служителите си, да записвате информация за времето, инвестирано в определени проекти, и да създавате значими доклади, за да ви даде ясна представа за това какво се случва в малкия ви бизнес.
Софтуерът за проследяване на времето е полезен за всички видове предприятия - от малки предприятия до големи предприятия. Тези приложения са чудесна инвестиция за много видове бизнес, независимо дали сте в счетоводството и счетоводството, в строителството, в хотели, в услугите за почистване, в водопроводната и отоплителната промишленост, в търговията на дребно или в която и да е друга индустрия, където дейността на екипа за проследяване и разходите за обработка са от първостепенно значение за бизнеса,
$config[code] not foundПриложенията за проследяване на времето са полезни за целия екип за проследяване на времето, обработка на заплатите и работа с важни административни процеси. Доброто приложение за проследяване на времето е мащабируемо и може да се използва на различни нива (напр. Персонала в полето или в къщата, мениджърите на екипи, HR, Payroll), за да спести време и пари и да даде по-ясна представа за проектите. Работодателите се възползват от това, че знаят как се използва времето, докато служителите могат да се отпуснат, знаейки, че ще получават заплащане за всяка минута, в която работят.
Видове софтуер за проследяване на времето
Софтуерът за проследяване на времето се предлага в различни форми и размери. Някои от тях идват като модули в счетоводни и фактуриращи приложения, като FreshBooks, където служителите могат да регистрират часове от където и да са и след това автоматично да генерират фактури чрез софтуера.
Също така, всеобхватният софтуер за онлайн управление на проекти често включва функции за проследяване на времето. Mavenlink, например, предлага поддръжка на време за проследяване и одобрение, което позволява безпроблемно фактуриране и регистриране на дейността в среда, фокусирана върху проекта.
Ако не разполагате с модул за проследяване на времето в съществуващия си бизнес софтуер, има много самостоятелни приложения за наблюдение на времето. Много от тях имат безплатни проучвания, така че са идеални, ако искате да пазарувате около нещо, което отговаря на бюджета ви.
Избор на най-добър софтуер за проследяване на времето
Когато проучвате кое приложение да използвате, трябва да се грижите за няколко функции. Разбира се, трябва да помислите кои от тези функции са излишни за вашите изисквания, но най-добрият софтуер за проследяване на времето ще обслужва повечето или всички от следните функции:
Проследяване на времето
Възможността да се следи времето както на служителите на час, така и на служителите, е основната цел на приложението за проследяване на времето. Ако разполагате с персонал в полето, потърсете услуга, която предлага включване / изключване на мулти-устройства. Някои решения, като например Vericlock, предлагат възможност за пробиване чрез текстово съобщение или SMS, или чрез приложение за смартфон.
Офлайн поддръжката е задължителна, ако имате персонал, който работи на места, където достъпът до интернет е ограничен или не е достъпен. Някои инструменти за проследяване на времето, включително TSheets, предлагат GPS функции, така че можете физически да проследявате какво ви правят персоналът на място.
Много инструменти ще ви предложат възможността да задавате сигнали, които да напомнят на служителите ви да влизат и излизат, както и защитна функция за автоматично отразяване на персонала, който не трябва да бъде включен.
графици
Обработката на разписания е важна част от приложението за проследяване на времето. Софтуерът, който ви позволява да разделяте часовете на работа по проект, е идеален, защото прави процеса на таксуване по-лесен. Когато избирате решение, обърнете внимание на работните потоци за одобрение.
В идеалния случай искате решение, което позволява на ръководител на проект или отдел бързо и лесно да одобри или отхвърли разписание. Timesheets.com е пример за решение, което ви позволява да правите точно това. Много приложения ви изпращат сигнали по електронна поща, когато е представен работен лист или разход.
Извънредният контрол е друг аспект на софтуер за проследяване на времето, който може да направи живота ви по-лесен и да ви спести пари. Много от най-добрите приложения предлагат предупреждения за извънреден труд, които могат да уведомят мениджъра, когато някой служител е прехвърлил часовника. Това може да ви помогне да избегнете заплащането на скъпоструващи часове, когато това може да не е необходимо.
Управление на проекти
Най-добрият софтуер за проследяване на времето ще ви позволи да следите ресурсите на проекта и да следите задачите, а някои ви позволяват да добавяте бележки към проекти, така че всички участници да са на една и съща страница.
Поддръжката за записване на подлежащи на таксуване и невъзстановяване разходи и за създаване на фактури са други удобни функции, които някои инструменти за проследяване на времето - като например Replicon - включват и помагат да се преодолее пропастта между управлението на проекта и заплатите.
Доклади
Отчитането е ключово предимство на приложението за автоматично проследяване на времето. Един добър софтуер като Toggl ви позволява да генерирате голямо разнообразие от различни отчети, за да помогнете на мениджъра да получи информация за неща като отработено време, разходи и фактури. Докладите обикновено могат да бъдат персонализирани, което позволява на потребителя да определи точно каква информация искат да бъдат включени в отчетите. Въпреки че софтуерът може да събере всички тези данни, много е важно мениджърите да имат подходящо обучение, за да могат да анализират и интерпретират данните по най-ефективния начин.
Уверете се, че избраното от Вас приложение за проследяване на времето включва възможността да експортирате или отпечатвате отчети, така че те да могат да се споделят лесно с шефове или служители.
Помощ и подкрепа
Въпреки че е наложително да изберете решение за проследяване на времето, което е надеждно и лесно за използване от всички в компанията, важно е също така да проучите услугата за поддръжка на клиенти на дадено приложение, преди да я изберете.
Най-добрите трябва да предлагат електронна поща, телефон и поддръжка на чат на живо, така че да можете бързо да решавате проблеми със софтуера по време на интеграционната фаза и бързо да смачкате всички възникнали проблеми.
интеграции
Един важен фактор, който трябва да се има предвид при избора на приложение за проследяване на времето, е да се обърне внимание на неговите интеграции. Интеграциите са ключови, защото ви позволяват да синхронизирате приложението си за проследяване на времето с данни от друг бизнес софтуер, който вече използвате.
Потърсете софтуер за проследяване на времето, който предлага интеграция с пакетите, които използвате за заплати, CRM, счетоводство, управление на съдържанието, управление на проекти и ERP, и ще можете да сложите функциите си за проследяване на времето в тях.
Отделете време за проучване на всички тези фактори при избора на най-добрия софтуер за проследяване на времето, а изплащането ще бъде увеличаване на производителността на служителите, по-добър контрол върху заплатите и подобрена точност на таксуването. Какво означава това в реални условия, просто казано, е спестяване на разходи за вашия малък бизнес.
Фабрично време Часовник Снимка чрез Shutterstock
15 Коментари ▼
