Като собственик на малък бизнес, свободното време вероятно не е нещо, от което имате много. Това, което имате, са много задачи, които трябва да се изпълнят и сроковете за изпълнение. Как може по-добре да изпълните тези задачи за по-кратко време?
По-долу са дадени 50 съвети за спестяване на време, които ще ви помогнат да спестите време през целия работен ден.
50 Съвети за спестяване на време за малкия бизнес
1. Задайте цели
$config[code] not foundВсяка сутрин, напишете подробен списък със задачи, които искате да постигнете този ден.
2. Създайте план
Разберете кога и как ще постигнете всеки елемент от дневния си списък - ще имате ли нужда от помощ, консумативи и т.н.?
3. Приоритизирайте по важност
Неизбежно е, че понякога ще трябва да изрежете елементите от списъка си със задачи, така че по-рано решете кои са най-важните елементи и дайте им приоритет.
4. Приоритизирайте по спешност
Ще трябва да стигнете до онези проекти, за които има спешни срокове, за да оставите тези, които ще се появят следващата седмица за по-късно.
5. Разбийте големите задачи
Ако списъкът ви включва някои преобладаващи елементи, разбийте ги на по-малки, по-управляеми задачи.
6. Бъдете реалистични
Не очаквайте да постигнете всичко за един час. Знайте ограниченията и способностите си.
7. Следете времето си
За да разберете по-добре как прекарвате времето си, отделете няколко дни и напишете всичко, което правите и колко време отнема. Включете почивки, имейли, социални медии и всичко останало, за да разберете кои са най-големите ви губещи време.
8. Задайте крайни срокове
Нуждаете се от мотивация за завършване на проект? Задайте краен срок за себе си и разкажете на другите за това, за да могат те да ви държат отговорни.
9. Дръжте едното око на часовника
Вие не искате непрекъснато да се притеснявате за времето, но не искате да оставите деня да се измъкне от вас, защото не обръщате внимание. Останете на път.
10. Задайте Напомняния
Ако имате изтекъл срок или среща, задайте на телефона си напомняне, което ще изгасне малко преди това.
11. График на прекъсванията
Всеки трябва да прави почивки през целия ден, затова се уверете, че ги отчитате, когато планирате задачите си за деня.
12. График за електронна поща и социални медии
Имейлите и социалните медии могат да бъдат големи губещи време. Не отговаряйте на всеки имейл, тъй като той идва и не оставяйте Facebook или Twitter отворени през целия ден. Вместо това, планирайте кратък блок или два през деня, за да изпълните тези задачи.
13. Използвайте централна система за управление на социалните медии
Ако използвате социални медии за маркетингови цели, вероятно имате повече от един профил. Използването на централно табло за управление като HootSuite може да ви помогне да избегнете връщане назад и напред между сайтове и дори ви позволява да планирате постове през целия ден, така че не е необходимо постоянно да се регистрирате отново.
14. Избягвайте разсейването
Освен социалните медии и електронната поща, има и редица други разсейвания, които могат да ви накарат да губите време през целия ден. Ако работите у дома, изключете телевизора. Ако работите в офис, вземете различен път до охладителя за вода, за да избегнете разговорни сътрудници.
15. Придържайте се към една задача наведнъж
Мултифункционалността може да звучи като спестяване на време, но не е така. Съсредоточете се върху една задача, завършете я и след това продължете напред.
16. Пакетни задачи
Може да е полезно да се изпълняват последователно подобни задачи. Например направете всичките си телефонни обаждания за деня назад.
17. Стимулиране на задачите
Когато имате наистина трудна задача да завършите, дайте си награда за това. Тя може да бъде толкова проста, колкото и почивка.
18. Фокусирайте се върху резултатите
Трябва да имате представа защо правите всяка задача от вашия списък. Запитайте се как всеки елемент ще повлияе на вашата компания и ще се съсредоточи върху резултатите.
19. Не стресвайте по важни детайли
Ако нещо не оказва голямо влияние върху бизнеса ви, не обръщайте внимание на това. Перфекционизмът може да бъде голям изтребител.
20. Създайте добри навици
Създавайте навик за редовно сортиране на файловете, като отговаряте своевременно на имейли и бързо изпълнявате всички други задачи, които се появяват в списъка със задачи, така че той бързо да стане рутинен.
21. Премахнете несъщественото
Отстранете предмети, които вече не служат на вашата мисия, както физически, така и по електронен път.
22. Използвайте имейл филтри и архиви
Използвайте филтри и архиви на имейли, така че да не прекарвате часове в търсене на конкретно съобщение. Програмата ви за електронна поща най-вероятно предлага лесни инструменти за поддържане на всичките ви комуникации, организирани, така че разумно използвайте тези функции.
23. Ограничени срещи
Срещите могат да бъдат от съществено значение, но те също могат да се превърнат в губещи във времето, ако продължават твърде дълго или се случват твърде често. Приемайте и планирайте само важни срещи.
24. Наемане на виртуален асистент
Виртуалните помощници могат да ви помогнат с ежедневните ежедневни задачи като електронна поща, счетоводство, график и изследвания. Помислете как да си помогнете, ако имате нужда от него.
25. Използвайте платформа за управление на проекти
Услуги като Basecamp предлагат на екипа ви начин да общуват в групи, да определят крайни срокове и да споделят и редактират файлове, без да се налага да поддържате няколко различни теми за имейл.
26. Поддържайте проекти на едно място
За завършените проекти и тези, които все още са в процес на изпълнение, имайте една папка или област, в която знаете, че можете да ги намерите.
27. Избягвайте Rush Hour
Ако пътувате или пътувате за срещи, вземете под внимание трафика и строителството, за да не губите време на път.
28. Да имат виртуални срещи
Избягвайте да пътувате, когато е възможно и вместо това обмислете използването на програми като Skype или GoToMeeting.
29. Автоматизирайте ТРЗ
Вместо ръчно проследяване на часовете и разходите, инвестирайте в система за заплати, която ще свърши цялата работа за вас.
30. Вземете Бележки
Винаги поддържайте бележник с вас, за да записвате бележки и идеи или да използвате приложение като Evernote за съхраняване на идеи, изображения и др., Така че да не прекарвате време в опит да мислите за тях по-късно.
31. Възползвайте се от технологията
Има толкова много спестяващи време и организационни приложения и услуги, като Dropbox, което ви позволява да носите вашите снимки, документи и видеоклипове навсякъде. Намерете онези, които работят за вас.
32. Не се пренасяйте
Опитът за овладяване и използване на твърде много приложения и услуги за производителност наведнъж може да се превърне във време. Не използвайте толкова много от тях, че прекарвате повече време в тях, отколкото запазвате.
33. Делегат
Помолете екипа си да поеме задачите, за които нямате време, или тези, с които знаете, че ще свършат добра работа.
34. Инвестирайте в счетоводен софтуер
Поддържането на безкрайни електронни таблици може да доведе до много главоболия и загуба на време. Съхранявайте цялата информация за профила си на едно място.
35. Поддържайте организирано работно пространство
Не прекарвайте часове през бюрото си, търсейки конкретен документ, когато можете да внедрите система за регистриране и да го намерите за секунди.
36. Архивирайте файловете си
Дали от външен твърд диск, хартиени копия или онлайн архивиране, създавайте резервни копия на всички важни файлове, в случай на компютърно разтопяване. Помислете за онлайн услуга като Carbonite или Mozy за тази цел.
37. Съхранявайте шаблони за често използвани формуляри
Не прекарвайте време в писане на едни и същи параграфи отново и отново, когато можете да запазите общ шаблон. Просто влезте и направете няколко актуализации всеки път, когато го използвате, вместо да започнете от нулата.
38. Използвайте преки пътища
Използвайте преки пътища за клавиатурата и браузъра и запазете всички често използвани програми на лесно достъпно място на работния плот.
39. Автоматизиране на разходите
Възползвайте се от услугите за автоматично плащане на сметки, когато е възможно, за да избегнете забавяне на плащанията и времето, прекарано в действителност плащането на сметки всеки месец.
40. Използвайте Cloud-Based Calendar
Приложенията в календара могат да ви информират за важни срещи и крайни срокове, а актуализирането им не отнема много време. За тази цел можете да използвате Google Календар.
41. Да има система за сътрудничество
Независимо дали използвате платформа, като Basecamp или Google Документи или се придържате към по-традиционни методи, трябва да разполагате със система за съвместна работа, така че екипът ви да не се обърква и да не е организиран.
42. Кажете „Не“
Не поемайте задачи само защото някой ви иска. Ако нямате време и няма да помогне на бизнеса ви, не го правите.
43. Да се възползват максимално от времето за престой
Времето, прекарано в чакалните, в метрото или дори при дълги асансьори, може да се използва за актуализиране на календара, писане на бележки или изпълнение на други прости задачи.
44. Почистете старите файлове
Забраняването на компютъра ви от стари файлове не само може да ви накара да преминете през тях, докато търсите по-подходящи файлове, но също така можете да ускорите компютъра си и да ви спаси от съдбата на безкрайни страници за зареждане.
45. Използвайте мобилни приложения
Има приложения за мобилна производителност, мобилни приложения за календара, приложения за списък с мобилни устройства - всичко това може да ви помогне да изпълните задачи и да спестите време, а не пред компютър.
46. Знайте навиците си
Ако сте ранна птица, извадете най-важните си задачи по-рано. Ако сте куче, не се насилвайте да се обръщате към големи проекти сутрин. Играйте силните си страни.
47. Съкратете работния си ден
В блог по пощата на свободна папка, Lexi Rodrigo обяснява, че съкращаването на работния ден ще ви накара да постигнете повече в рамките на определеното време.
48. Оставете стаята за неочакваното
Нещата, за които не сте планирали, ще се появят през целия ден. Вземете това предвид, когато правите своя списък със задачи.
49. Имайте спокойни часове
Ако работите в офис, поставете знак „не безпокойте“ на вратата си, докато работите по важна задача. Ако работите от дома си, заглушете телефона си за това време. Ако се появят разсейвания, когато сте в зоната, можете да загубите концентрацията си и да прекарате повече време, отколкото е необходимо.
50. Не прекалявайте
Може да сте прекалено оптимистични сутринта за това колко можете да постигнете този ден. Но създаването на прекалено пълен списък ще ви затрупа по-късно през деня.
Ако приложите дори само някои от съветите за спестяване на време, изброени по-горе, ще започнете да забелязвате разлика във вашия работен ден и вашата производителност - и може дори да забележите, че имате малко повече свободно време.
Още в: Растеж на малкия бизнес 71 Коментари ▼
