Няма нищо по-лошо от скучна работна среща. Всеки ден в САЩ има само 25 милиона срещи. За да се улеснят тези срещи, мениджърите на средно ниво са склонни да се откажат от приблизително 35% от времето си в офиса - докато някой от висшите ръководители вероятно ще загуби по-близо до половината от целия си ден в срещите.
Тези високи времеви ангажименти биха си стрували, ако всички тези срещи генерират страхотни идеи, но приблизително 67% от срещите обикновено се класифицират като отписвания - губещи повече от 37 милиарда долара на година за загубена производителност.
$config[code] not foundКато се има предвид това, има смисъл само да се опитаме да намалим безсмислените срещи. И ако сте собственик на малък бизнес, без решението за Нова година, за да подобрите начина, по който нещата се изпълняват във вашата компания, премахването на скучните срещи от работната ви седмица може да е идеалният начин да укрепите морала си и да започнете 2017 г. с гръм и трясък.
Как да намалим времето, прекарано в срещите
За да ви помогнем да започнете, ето 15 начина за елиминиране или ускоряване на всичките ви 2017 срещи:
Носете дневен ред
Един от най-големите изпитватели на време във всяка среща е липсата на цел. За да поддържате нещата в правилната посока, се уверете, че имате подробен дневен ред, който да ви води през срещата възможно най-бързо.
Вземи го отвън
Ако проверявате с малък екип, един от най-добрите начини да се ангажирате личности и да накарате хората да говорят, е да вземете срещата отвън. Не само, че малко свеж въздух и слънчева светлина ще събудят колегите и ще тече кръвта, но и ще стимулира творческото мислене. Промяната в околната среда почти винаги ще доведе до промяна в начина, по който работниците мислят и си сътрудничат.
Стани и се движи
Един от начините да се съкрати времето за срещи е да накарате всички да се изправят и да се движат. Като отстранявате столове от срещите си, работниците обикновено са по-склонни да говорят с нещо важно и да отхвърлят разпиляването на време за друг път. Ако наистина искате да вдъхнете чувство за неотложност и имате място, убедете персонала да говори в движение.
Носете лакомства
Обядните срещи получават лоша репутация за скучни, еднодневни занимания. Но получаването на служители около масата всъщност може да бъде един от най-добрите начини да ги насърчим да говорят открито един с друг. Храната има склонност да събира хората и винаги кара хората да говорят - и така, ако вашите срещи са изпълнени с неудобни тишини, опитайте да накарате работниците с малко пица (или нещо по-здравословно).
Запазете времето
Обикновено само един отдавнашък среден мениджър и три глупави въпроса се превръщат в бърза регистрация в ужасна двучасова среща. Един от най-добрите начини да задържите членовете на екипа и ръководителите на задачата по време на среща е да вземете стоп-часовник, да го настроите за 15 минути и да знаете, че когато часовникът изтече, срещата е приключила. Той не само ще ви помогне да се научите да обяснявате нещата по-сбито, но и работниците ще оценят възможността да знаят кога ще могат да се върнат към него.
Счупи го
Ако наистина не можете да избягате от четиричасовата среща, това ще направи живота много по-лесен и по-приятен, ако можете да го разделите на отделни глави. В началото на срещата си кажете на колегите си, че ще се заемете с тях в няколко парчета с размер на хапе. Използвайте всяко парче, за да обърнете внимание на една група въпроси, и прекъснете след като се обърне внимание на всеки проблем, за да се регистрирате с други екипи, да получите чист въздух и прегрупиране.
Спиране на използването на PowerPoint
Дори през 2017 г. PowerPoint все още е синоним на бизнес. Ние използваме PowerPoint за всичко - от отчетите за разходите и продажбите до актуализации на пазара. И макар да е невероятно полезно, не можете да отречете, че е малко уморен. Няма нищо по-лошо от това да влезете в конферентна зала и да наблюдавате как вашият мениджър зарежда презентация с 30 слайда - така че ако искате да поддържате будните си колеги, включете светлините и словесно ангажирайте. Тя ще поддържа всички будни и идеи.
Планирай напред
Един от най-големите събирачи на време в срещите чака хората да предложат предложения и въпроси, които да повдигнат. За да загубите неудобните тишини и да извадите всички по-бързо от стаята, насърчете всички участници да дойдат на масата с поне една идея или точка за обсъждане преди срещата дори да започне.
Натиснете Запис
Ако се опитвате да се срещнете бързо, можете лесно да се изгубите в сблъсъка с няколко точки за действие. Това често води до множество последващи въпроси, тъй като се опитвате да извадите всички от стаята и може да се окаже сериозен източник на време. Ако желаете да отхвърлите въпросите, си струва да запишете срещата на телефона си и след това да изпратите аудиофайла на всички участници, след като прекъснете. По този начин всички знаят какво трябва да направят и кога трябва да го направят.
Изречения за пуканки
Искате да сте сигурни, че всеки допринася? Вземете го обратно в началното училище и накарайте екипа си да се заеме с малко попкорн мислене. Започнете изречение, вземете го в кръг и накарайте всеки член на персонала да завърши изречението, за да опознаят идеите си. Това не само ще запази хората ангажирани, но и ще принуди работниците да мислят извън кутията, за да допринесат.
Вземете щанд
Ако често откривате, че вашият екип губи часове, като се опитва да направи прости групови решения, опитайте се да ги отстраните и буквално да вземете позиция, за да вземете решение. Начертайте линия по средата на стаята и помолете всеки работник да застане на страната, която съответства на мнението им. След това използвайте това като бърз трамплин, за да принудите всички да рационализират своя избор и да продължат напред.
Дайте на всички работа
Друг начин да се гарантира, че нещата се извършват бързо на всяка среща, е да се даде на всеки участник работа, която да изпълнява на тази среща. Например, помолете един човек да си води бележки, единият да запази времето и един да донесе закуски. Като дава на всеки човек своя дълг да изпълнява, срещата трябва да работи по-гладко и хората ще бъдат по-фокусирани.
Отиди виртуално
Прекарвате ли много време в пътуване между офиси и места за срещи с екипи? Спрете да се показвате от място на място и започнете да използвате инструменти като Skype, Google Hangouts или FaceTime. По този начин, работниците могат да получат същността на това, което търсите и какво трябва да направят, без дори да напускат работните си места.
Спри да говориш
Ако смятате, че твърде много от вашите събрания се оказват безполезни монолози, вероятно това е, че срещите ви са безполезни монолози. Кажете какво трябва да кажете, след това се отрежете и попитайте всички останали какво мислят. Това не само би могло да съкрати времето, което прекарвате в срещи, но също така ще даде възможност на другите да изразят собствените си мисли и да внесат нови идеи на масата.
Проба и грешка
В края на деня няма две подобни компании. Това, което работи за Вашите срещи, може да не работи за други компании, така че трябва да направите малко пробни и грешки, за да разберете какви срещи работят най-добре за Вас и Вашия екип. Само не забравяйте да бъдете търпеливи и съсредоточени в откриването на идеалните начини да направите срещите си по-бързи и по-малко болезнени.
Снимка на срещата чрез Shutterstock
1 Коментар ▼
