Бизнес операциите все повече се извършват чрез онлайн срещи.
Оборудването е едновременно по-лесно за използване, с безпроблемни интеграции и по-сложни и мощни функции. Дори хората в транзит могат да се оттеглят до почивка или да намерят тихо място и да участват в онлайн конференция от удобството на своя смартфон.
Бизнес решенията за уеб-конференции са евтини, често варират от $ 20 на месец до $ 40 на месец за богат на функции пакет от услуги. Според таблица, предоставена от Getvoip.com, консултант за уеб комуникация, повечето бизнес VoIP телефонни доставчици дори ще предлагат решения за уеб-конферентна връзка като добавка за месечна такса, варираща от $ 5 на месец до $ 15 на месец.
$config[code] not foundУеб конференциите могат да бъдат откровение - или голяма загуба на време за някои организации, ако не се прилагат правилно. Технологичните чудеса ще бъдат безполезни, ако уеб-базираните срещи са дезорганизирани, твърде дълги, прекалено кратки, меандри или по други начини са неефективни и неефективни. С други думи, атрибутите на една добра среща, която се провежда, когато всички са в една и съща конферентна зала, трябва да бъдат поддържани, доколкото е възможно, във формат на уеб конференция.
Mary Polley-Berte от SyberWorks предложи изчерпателен списък от съвети за уеб конференции. Ето някои от нейните предложения, за да направите уеб конференциите ви успешни:
- Бъди много внимателен в производството на слайдове PowerPoint. Те трябва да бъдат непреодолими и на място.
- Имате човек, който трябва да отиде който е основният фокус при организирането на срещата.
- Нека участниците знаят какво ще бъде разгледано по време на срещата.
- Проверявайте и проверявайте представяне преди срещата.
- Като цяло, уверете се че всички, които участват в провеждането на уеб конференцията, са запознати с технологията, която ще се използва.
Някои от последващите предложения на Polley-Berte - има още 23 - са много полезни. Най-важното е, че технологията на уеб-конферентните комуникации е все още в начален стадий, но ключовете за нейното използване в голяма степен и ефективно се основават на старомодния здрав разум.
Esther Schindler на CIO покрива едни и същи места като Polley-Berte. Но нейното уникално въртене и прозрение правят мислите й още едно полезно четене.
Шиндлер предполага, че изпращането на информация преди телеконференцията е по-важно от това за вътрешна среща. Основните правила са важни поради естеството на уеб телеконференциите. Тя добавя, че стриктният контрол е задължителен. Хората, посещаващи уеб конференции, носят отговорност за всички развлечения на домашния офис или Starbucks. По този начин умствената дисциплина е изключително важна.
Също така е важно да не ставате жертва на синдрома на „изчезване от погледа, от ума“. В хибридните срещи - в които повечето хора са на едно място, но значителни бройки посещават дистанционно - има тенденция да забравят за тези, които не са в стаята. Структурираният подход към производството е важна стъпка за предотвратяване на това.
Държавният университет „Хумболт“, в необитано парче, разглежда уеб конферентните срещи от седмицата преди, по време и след деня след избора на точки. Има няколко предложения за всеки период от време. Ето и първите от тях:
- Преди: Очаквайте възможните въпроси на участниците и подгответе отговори; да предостави дневен ред и да създаде ясно разбиране за целта на конференцията.
- По време на сухо движение: Използвайте компютрите, които ще се използват по време на събитието, за да се уверите, че имат подходящ софтуер и работят правилно; включи всички говорители и модератори в сухо движение, така че всеки знае какво трябва да се направи.
- Денят на сесията: Използвайте подробна програма; започнете онлайн сесията 30 минути преди събитието.
- По време на сесията: Поканата на участниците да се представят чрез чат служи на двойната цел да ги запознае с технологията и да ги държи ангажирани; преминете през дневния ред и направете звукова проверка.
- След сесията: Прегледайте всеки запис като начин за подобряване на всички аспекти на провеждането на уеб конференция; публикувате линк към записа, от който участниците и другите могат да се възползват.
Д-р Тони Каррер от eLearning Technologies също предлага списък от стъпки, които ще увеличат шансовете за провеждане на успешна уеб конференция. Статията не е нова, но има съвети, които все още са много уместни. Някои от важните идеи на Карер:
- Не планирайте участие в ad hoc от участниците. Проектирайте ги. Ако хората въведат доброволци, помислете за бонус.
- Ако е дълъг или многоточкова сесия, проектиране в почивки.
- Ако уеб конференцията обхваща часови зони - особено международно - график много внимателно.
- Насърчавайте хората кой ще представи по свързани теми или по време на същия панел, за да общуват помежду си преди събитието.
Уеб конференциите предлагат огромни предимства. В същото време те са интензивни за подготовка. Много от нещата, които се случват по естествен начин в среща на базата на помещения, като импровизирани разговори по време на кафе-паузи и способността на хората да четат словесните сигнали на ораторите, са изцяло или до голяма степен липсват. Възстановяването на това е трудно, но не и невъзможно.
Снимка на VOIP конференцията чрез Shutterstock
4 Коментара ▼
