Като лидер, вие искате производителен екип, така че има смисъл само да укрепите своевременността и да помогнете на членовете на екипа да се пазят от лошите работни навици като отлагането.
Отлагането изяжда производителността на човек, който отлага. Нещо повече, това добавя стрес - стрес за прокластинатора, както и за останалата част от екипа, който трябва да се бори да се откаже от пропуснатите срокове.
$config[code] not foundТова също води до негативни емоции, които подкопават работата в екип. Отлагателят носи на себе си натоварване на вината за това, че не е навреме, а други в екипа се чувстват недоволни от това, че трябва да компенсират някой друг да пусне топката.
Да не говорим, разбира се, че може да навреди на крайния резултат на вашия бизнес. Отлагането може да доведе до нещастни клиенти, санкции за закъснения и загубени бъдещи продажби.
Софтуерът осигурява лесно решение, което да помогне на вашия екип да наруши навика за отлагане. Ето 5 прости начина да използвате софтуера, за да се откъснете от отлагането и да направите вас и вашия екип по-продуктивен.
Използвайте календари за най-големия им потенциал
Цифровите календари са перфектни за прекъсване на цикъла на отлагането - ако ги използвате по правилния начин. Насърчавайте екипа си да изпробва тези техники за календара (и ги използвайте сами за пример):
- Блокирайте определен период от време, за да изпълните важен проект или задача в календара си. Ако е в календара ви с един или два часа, за да го направите, вие сте една крачка по-близо, отколкото просто да поставите задачата в списъка със задачи.
- Когато зададете календарната бележка, добавете линкове към всички документи, които са ви необходими за задачата, точно в календара. По този начин не губите време да търсите документи, за да започнете - или да се разсеете.
- Използвайте споделени календари във вашите организации, за да избегнете връщане назад и напред, за да проверите наличността. С споделени календари можете да видите кой е свободен. Също така научете функциите на вашата календарна програма, за да намерите малки хакове, които улесняват планирането. Например календарите на Outlook имат нещо, наречено Асистент за планиране, което може да направи настройката за срещи по-бърза.
Изплакване и повторение: Шаблони, шаблони, шаблони
Нищо не подхранва отлагането като гледане на празен екран, където се чудите къде да започнете този следващ проект. Шаблонът ви дава възможност да се откажете по-бързо от задачите като писане на доклад, създаване на презентация или създаване на дневен ред за срещи.
Има два вида шаблони. Едната е общи шаблони, които можете да намерите онлайн или дори в пакета на Office, който използвате. Например Office 365 има много безплатни шаблони в различни модули като електронни таблици и презентации.
Друг вид шаблон са тези, които са специално пригодени за вашия бизнес. С течение на времето ще създавате шаблони за продажби, доклади и др. Ключът е да се уверим, че всеки може да ги намери, когато се нуждае от тях. Създайте централна библиотека с шаблони и насърчете всеки да я използва. С общи папки и облачно съхранение на файлове е много лесно да настроите това.
Кликнете върху Tock: Използвайте таймери за управление на времето
Понякога отлагането се подпомага и подпомага от прекалено много време за незначителни задачи. Помогнете на екипа си да разбере как да разпредели времето си по-добре, за да ги похарчи за най-спешните и най-важни задачи.
Ето къде може да помогне нещо толкова просто като таймер. Ако някой от екипа ви има тенденция да харчи твърде дълго време за четене на незначителни имейли, или позволява на срещите да свършат, тогава таймерът може да ви помогне да спестите минути, които се добавят към часове в продължение на седмица.
Открих, че съзнанието за времето има невероятни ефекти. Докато не започнах да проследявам, не осъзнавах колко от времето ми се разпилява за задачи с ниска важност.
Windows 10 има вградено приложение за безплатен таймер. Можете да намерите приложения за таймер в мрежата или просто да използвате таймера и алармата на вашия смартфон.
Незабавни промени: сътрудничество чрез споделени документи
Да предположим, че имате съобщение за пресата, което искате някои от екипа ви да разгледат, преди да излязат по интернет. Опитвайки се да накара всеки, който трябва да даде своя принос, да го преразгледа и да отговори, може да отнеме време - особено за отлагащите от екипа ви.
Тук облакът идва под формата на споделени облачни документи.
Знаете ли, че можете да си сътрудничите в Word, като използвате функция, която ви позволява да съавторствате в реално време? Можете да следите символа за редактиране по символ, когато някой друг работи върху документа. По този начин можете да съберете всички на разговор и да съберете всичката информация бързо в реално време - избягвайки тенденцията някои да отлагат.
Microsoft Office 365 предлага и екипите за HD видео и аудио платформи с множество участници, така че вашата група да може да обсъжда числа, кампании и проекти от различни места. Ако имате клиент, който иска да събере идеи за последната си кампания заедно, това поставя всички на една и съща онлайн страница.
Планировчикът е създаден специално за Office 365. Той работи на всичките ви устройства. Можете да добавяте файлове, задачи и дори да говорите с екипа, без значение къде се намират. Известията по имейл улесняват познаването на членовете на екипа, когато им е дадена нова задача. Планировчикът ангажира всички и ги държи в течение за всяко развитие.
Office 365 Video е друга възможност за избягване на отлагането. Качването и споделянето на видеосъдържание чрез вашата компания поставя действие на лице и на живо в писмени бележки и директиви.
Използвайте виртуалния помощник като Кортана
Ето още един хак за избягване на отлагането: използвайте виртуален асистент, за да си водите бележки и да правите изследвания за следващия си проект. Например, можете да използвате Cortana за устно да диктувате няколко бележки за този голям доклад и да ги запазите в OneNote. Понякога е много по-лесно да започнете, ако започнете с бебешки стъпки, като например да диктувате няколко бележки за неща, които да включите в доклада.
Можете също така да използвате Cortana, за да проведете разговор в мрежата за даден проект. Това го кара да се чувства по-малко като трудна работа и повече като проста дискусия, ако използвате нещо като Кортана, за да погледнете нещата.
Както показват тези примери, има много начини да се използва технологията, за да се започне и да се избегне отлагането. И какво, чакате ли? Започнете да използвате някои от тези инструменти!
По време на това писание, Анита Кембъл участва в програмата на Microsoft за малкия бизнес.
Човек на лаптоп Снимка чрез Shutterstock
Още в: Microsoft, Sponsored 1
