Как да използвате офис оборудване

Затова сте си осигурили работа в офис, може би като административен асистент или секретар. Сега трябва да научите правилния начин за използване на оборудването във вашия офис, тъй като вашата работа ще доведе до използване на компютри, изпращане на факсове, фотокопия и др. При правилно боравене оборудването във вашия офис трябва да продължи няколко години и всъщност трябва да улесни работата ви. Колкото по-добре знаете как да използвате оборудването, толкова по-добре ще можете да си вършите работата.

$config[code] not found

Използване на копирна машина

Прочетете ръководството за употреба на копирната машина. Намерете ключа на захранването и включете машината. Оставете достатъчно време машината да се загрее; по-старите машини могат да отнемат повече време от по-новите модели.

Повдигнете капака и поставете документа, който искате да копирате, с лицевата страна надолу върху стъклото. Внимавайте да го позиционирате правилно; Повечето фотокопирни машини имат маркировки, показващи къде да поставят документи. Спуснете капака и използвайки контролния панел, изберете броя копия, които искате да направите. Натиснете “start” и копирането трябва да започне.

Използвайте автоматичното подаване на копирната машина, за да копирате документи на няколко страници. Следвайки ръководството до емисията, позиционирайте пакета документи; много фотокопирни авто-документи за документиране с лице нагоре. Вижте дали вашата фотокопирна машина има опции за автоматично подреждане и закрепване на документите ви - повечето нови модели правят това. Изберете тези опции на цифровия дисплей, натиснете "start" и купчината от документи ще бъде фотокопирана, подредена и затворена за вас.

Използване на факс машина

Прочетете инструкциите на производителя. Проверете дали факс устройството е включено в източник на захранване и телефонно гнездо, преди да го включите. Получете номера на факса за местоназначението на факса, който изпращате. Подредете документите, които изпращате по поръчка.

Попълнете лист за вашия факс; това ще съдържа името и номера на факса на получателя, името на началника или офиса, номера на факса за офиса ви, кратко съобщение до получателя и броя на страниците, включително и на корицата.

Поставете документите с лицето нагоре в тавата за подаване. Наберете номера на факса на получателя. Натиснете "send" или "fax", за да изпратите документа, в зависимост от машината, която използвате.

Уверете се, че има много мастило в тонер касетата на устройството и че има много хартия, така че можете да получите факс безпроблемно. Изчакайте телефонът да звъни, но не отговаряйте; това означава, че влезе факс. Слушайте тоновете за "ръкостискане", които ви казват, че факс устройството на изпращача и факс устройството комуникират. Гледайте факс устройството, за да започнете да печатате и изчакайте, докато целият документ е преминал.

Проверете броя на страниците, които сте получили срещу номера, посочен на корицата, за да сте сигурни, че целият факс е преминал. Свържете се с подателя, за да потвърдите получаването на този документ.