Роля на документ мениджър

Мениджърът на документи е член на ИТ персонала, чиято цел е да организира, актуализира и подобри цялостния работен поток на документацията в една компания. Корпорациите са най-големите работодатели на мениджъри на документи, въпреки че някои отрасли - като по-големите фирми за недвижими имоти, правните услуги, финансирането, здравеопазването и застраховането - вероятно ще имат ръководител на документи, независимо от размера. Повечето позиции на мениджъра на документи изискват минимум от една до три години предишен опит; но последните завършили колеж със специализирано обучение могат да се придвижат директно към тази позиция. Владеенето на специфичен софтуер, като системи за управление на документи и програми за управление на връзките с клиентите, е от съществено значение за функцията за работа. Мениджърите на документи имат пет основни отговорности: увеличаване на достъпността, архивиране на документи, актуализиране на информация, записване на проследимостта и извличане на документи.

$config[code] not found

Увеличете достъпността

Служителите се нуждаят от достъп до документи, като придружителни писма, маркетингови материали, уроци и информация за клиента, за да завършат работата си. По традиция служителите са запазили тези файлове директно на своите твърди дискове за бъдещ достъп, но съществува присъщ риск файловете да станат остарели. В допълнение, служителите могат да губят ценно време, като търсят твърди дискове за документи, които никога не са изтегляли. Системата за управление на документи решава всички тези проблеми. Той създава фокусна точка, където се съхраняват всички документи. Освен това същите документи могат да се споделят с персонала и клиентите чрез уебсайт. Повечето системи за управление на документи могат лесно да извеждат към уебсайт; ползата е, че тя е достъпна за всеки, който има връзка с интернет и не изисква допълнителен софтуер или инсталации за преглед (може да изисква потребителско име и парола, но това може да бъде посочено).

Архивиране на документи

IRS изисква финансовите институции да съхраняват всяка документация, свързана с клиент, пет години след закриването на сметката. Министерството на правосъдието изисква още по-дълго време за адвокатските кантори, което означава, че всички тези файлове трябва да отидат някъде. Мениджърите на документи обикновено архивират документите хронологично, въпреки че някои предпочитат по азбучен ред в зависимост от количеството информация, която трябва да се съхранява. Ако това е безхартиен офис, тогава документите трябва да бъдат подкрепени (на две отделни места), след което да бъдат премахнати от сървъра.

Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от Sapling
Актуализиране на документи

В зависимост от размера на организацията, уменията за писане могат да бъдат ключов елемент за ролята на ръководителя на документа. Мотивационните писма, шаблоните и уроците изискват постоянни актуализации, за да останат актуални. Освен това декларациите за поверителност, празни договори и технически документи получават незначителни промени приблизително веднъж годишно. Независимо дали мениджърът на документи прави тези промени лично, негова отговорност ще бъде да гарантира, че всеки използва най-актуалните версии. Най-простият начин да направите това е чрез използване на система за управление на документи.

Проследяване на записа

Документите се променят и отговорността на ръководителя на документа е да знае кой е променил. Проследимостта е стандартна функция в повечето софтуерни продукти за управление на документи. Въпреки това, мениджърът на документи може да проследява проследяемостта без софтуера, като прави всеки документ само за четене и след това записва исканите промени, както са получени.

Извличане на документи

Ще има моменти, когато мениджър на документи трябва да намери елементи, които вече са архивирани. Най-често това се дължи на одити, съдебни дела и природни бедствия - всички те изискват задълбочени записи от минали събития. Поради тази причина мениджърите на документи трябва да архивират материали възможно най-логично и точно. По този начин всеки мениджър на документи може да има достъп до тези необходими записи, независимо от кой първоначално ги е съхранил. Когато става въпрос за подготовка за природни бедствия, съхранявайте резервно копие на офис сървъра някъде извън офиса. Ако е възможно, съхранявайте го в различен регион, като например сателитен офис.