Повечето собственици на малки фирми са погребани в имейл. Това е обезкуражаващо, тъй като те не винаги могат да отговорят на важните. Бизнес етикетът предполага, че на всеки имейл трябва да се отговори в рамките на 24 часа.
Оставяйки съобщения да останат без отговор за по-дълго от това, това може да има сериозен негативен ефект върху отношенията в техния бизнес. Изпращачът се притеснява, че имейлът не е получен или „без отговор“ означава отрицателен отговор. В много случаи това не означава нито едно от тези неща.
$config[code] not foundПравилният етикет на електронната поща е от решаващо значение, защото бизнес състоянието се увеличава и пада с икономическите времена. Срещнете същите хора по пътя нагоре, докато се срещате по пътя надолу. С други думи, днес имате нужда от нещо от мен и утре имам нужда от нещо от вас. Ако никога не съм връщал твоя имейл, когато ме имаше нужда, какво мислиш, че ще се случи, когато ролите се обърнат?
10 начина да отговорите на потопа от имейли в един ден
Ето как да отговорите на всеки имейл в рамките на 24 часа, особено в натоварен ден.
1. Използвайте Auto Responders
Настройте автоматичен отговор от системата ви за електронна поща, за да уведомите подателите за това, колко време отнема средно за отговор на имейл. Чрез задаване на това очакване, подателят знае, че техният имейл е получен и приблизително, когато те ще ви чуят. Ключовото нещо е да се придържаме към обещаната времева рамка, когато отговаряте.
2. Бъдете кратки
Не отговаряйте с роман или нещо, което трябва да се каже в лично телефонно обаждане или в личен разговор. Поддържайки отговорите на няколко думи или едно изречение, това отнема по-малко време. Не забравяйте, че също така става все по-трудно да се четат дълги отговори по имейл на смартфони.
3. Попитайте за нумерани въпроси
Това го прави много по-лесно да отговаряте, където можете да копирате въпросите от имейлите и накратко да отговорите на всеки от тях.
4. Крайни срокове
Потърсете времева рамка, в която се очаква отговор. След това задайте последващи действия за тази дата, за да разгледате отговора по това време. Поставете имейла в определени папки за различни категории или клиенти.
5. Имам го, по-късно
Ако нямате време да му отговорите сега. Напишете „Вземете, ще отговорите“. Всъщност, това може да се настрои като къса подстрижка с няколко удара на вашия десктоп или преносимо устройство. Тези текстови разширители могат да спестят много време. След това настройте проследяване, за да можете да отговорите по-късно.
6. Не добавяйте към Mess
Забравете отговора на всички. Това само добавя друг имейл за четене от някой друг.
7. Дръжте гнева навън
Никога не отговаряйте, когато сте луд. Той изгаря много енергия и може да има нежелани лоши последствия. Ако трябва да изразите мнението си, напишете отговор на себе си и го прочетете 24 часа по-късно, преди да помислите да го изпратите на целевия получател. Телефонните разговори или личните разговори са винаги по-продуктивни от гневни имейли.
8. Изключете Известия
Задайте определени часове през деня, всъщност можете да се фокусирате върху отговорите на имейли без многозадачност. Вие ще постигнете много повече и ще бъдете ефективни.
9. Използвайте Правила и Папки
Настройте правила в рамките на вашата пощенска система, така че конкретни имейли с конкретни заглавия да отидат в специални папки, така че можете да прегледате тези първи или в рамките на определен период от време. Това ви пречи да гледате монолитна входяща кутия, която може да бъде огромна.
10. График за бъдещето
Много програми за електронна поща ще ви позволят да планирате бъдещето. Отговорете сега и системата трябва да я изпрати по-късно.
Ефективното общуване своевременно е винаги най-добрият начин да изградите капитала на връзката, от който се нуждаете за вашия бизнес успех, и ще ви помогне да отговорите на един поток от имейли в един ден.
Преиздадена с разрешение. Оригинал тук.
Ръчно изработена снимка на сапун чрез Shutterstock
11 Коментари ▼
