Дните на административните асистенти са изпълнени с множество задачи, включително планиране, изпращане на имейли и управление на проекти. В допълнение, понякога е необходимо да вземете съобщение за шефа си, когато тя е недостъпна. Неясното, лошо написано съобщение може да осуети шефа ви. Ако искате да я впечатлите, предоставете подробно съобщение, обобщаващо естеството на обаждането и искания отговор. Дори и да не сте административен асистент, понякога може да се наложи да приемате съобщения за шеф, който е недостъпен.
$config[code] not foundДокато сте на телефона
Попитайте обаждащия се дали би искал да остави съобщение. Ако отговорът е "не", отделете малко време, за да насърчите посланието. Кажи му, че шефът ти ще бъде на срещи по цял ден, така че да се обадиш може да не е най-добрият вариант.
Помолете обаждащия се да даде подробно съобщение. Някои обаждащи се ще отговорят с: "Само да ми се обади." За съжаление шефът ви може да не е доволен от такова неясно съобщение. В този случай, отговорете с: "Разбира се. Какво мога да й кажа, че това се отнася?"
Заявете пълно име от повикващия. Първите имена могат да доведат до объркване за шефа ви. Просто попитайте: "Мога ли да получа пълното ви име?" когато сваляте съобщението.
Поискайте телефонния номер на обаждащия се. Въпреки че това може да изглежда очевидно, лесно е да забравите номера, когато се фокусирате върху други аспекти на повикването. Ако обаждащият се предпочита да се свърже по електронна поща, напишете и това.
Запишете цялата тази информация на хартия за отпадъци, докато задавате въпросите. Запишете и датата и часа на разговора.
Препращане на съобщението
Организирайте бележките си за поканата на малка хартия. Всяко съобщение трябва да запълни само един лист хартия. Избягвайте да пишете повече от едно съобщение на всеки фиш.
Запишете датата и часа на разговора, последвани от името и фамилията на повикващия в горната част на хартията. Ако тя също така е представила своята позиция или връзка с вашия шеф, като счетоводител или доставчик, напишете това и тук.
Обобщете целта на поканата в едно кратко изречение. Напишете това под името на повикващия. Бъдете кратки и конкретни, за да не ви се налага шефът да се чуди какво е това.
Напишете телефонния номер на обаждащия се в долната част на съобщението.
В горния десен ъгъл на бележката напишете "СПЕШНО" с главни букви, ако повикването е много важно. Повечето съобщения по телефона няма да попадат в тази категория. Спешните съобщения се отнасят до семейни извънредни ситуации или бизнес проблеми, които биха могли да имат голям неблагоприятен ефект върху компанията.
Предайте съобщенията на шефа си веднага щом е на разположение. Когато му подадете всяко съобщение, прочетете го на глас. По този начин няма шанс да пропусне важно съобщение.
Бакшиш
Знайте кога да говорите. Ако едно съобщение е наистина спешно, особено със семейството на шефа, прекъснете я и веднага й кажете за обаждащия се. Някои неща в живота са по-важни от бизнес среща.
