Защо ТРЗ е една функция, която трябва да аутсорсирате

„… Една компания имаше един човек, изпълняващ всички функции за обработка на работната заплата. Компанията вече възлага изпълнението на функциите като резултат от мисленето напред. Те са избрали да аутсорсват функциите, за да намалят риска от неплащане на работната заплата, да управляват растежа, като предвиждат увеличените отговорности за заплатите, които ще са необходими, тъй като фирмата расте и наема повече служители, както и да поддържа технологиите, като например плащане с карти. и директен депозит. "

В идеалния случай аутсорсингът постига три основни цели:

• Тя освобождава време и ресурси, за да се съсредоточи повече върху основния си бизнес.
• Тя ви дава достъп до повече технологии и експертни познания за извършване на заплати добре.
• То намалява разходите и рисковете.

Нека разгледаме по-подробно всяка от тези ползи и какво означават те.

1. Фокусирайте се по-добре върху основния си бизнес

ТРЗ е една от онези критични функции, които не могат директно да увеличат продажбите. Но се извършва лошо, тя може да постави вашия бизнес в един свят на боли.

И най-вече, тя може да откъсне вътрешното време и внимание от основните дейности.

Предприятията трябва да спазват широк кръг от закони, когато става въпрос за служители - от федерални, до държавни и местни. Необходимо е много време и внимание към детайлите, за да се справят с тях.

Съществуват очевидни правни изисквания, като например данъчни отчети и преводи. Има изисквания за удържане на данъци от заплатата на служителя, както и за изчисляване на частта от данъците на работодателя. В някои случаи има изисквания за електронно подаване. Трябва също да знаете кога да подадете - на федерално, щатско и местно ниво.

Данъците обаче са само началото.

„Като работодател, вие също трябва да разбирате законите за заплатите и часовете. Например, трябва да знаете кога трябва да плащате за извънреден труд, ”каза Анди Чайлдс, вицепрезидент на Paychex, в неотдавнашно интервю с тенденциите в Small Business. Paychex е една от най-големите служби за заплати в страната, обслужваща близо 600 000 малки и средни предприятия. Правилата за заплата и час, каза Чайлдс, могат да бъдат много технически.

Тогава може да има нови изисквания за отчитане на наемите и държавни изисквания около обезщетението за безработица и застраховката за обезщетение на работниците.

Чайлдс подчерта, че още по-голям е проблемът неочакван времеви задължения.

- Може да сте отделили определено време всяка седмица, за да работите със заплатите. Тогава ще получите неочаквана изненада под формата на известие от IRS. Но не само, че IRS ви уведомява, че дължите глоба. Сега трябва да прегледате записите си и да проучите дали сте извършили нарушението. Изведнъж сте замесени в разрешаването на спорове ”, каза Чайлдс.

И никога не се случва в удобно време за собственик на малък бизнес, добави той.

2. Получете достъп до експертиза и технологии

Друга причина за аутсорсинг е да получите достъп до опит и технологии.

Работодателите трябва да се справят с почти 10 000 федерални, щатски и местни данъчни юрисдикции в САЩ. Докато повечето малки предприятия не трябва да се съобразяват с всяка една от тези юрисдикции, тя все пак сочи сложността на законите. Всяка година се приемат стотици нови закони и разпоредби.

За малките предприятия от по-голямата част (50 служители на пълно работно време и нагоре) само Законът за достъпни грижи налага значителни изисквания за докладване и съответствие. Попитан за пример, Childs посочи IRS Форми 1094-C и 1095-C. Тези формуляри ще изискват от работодателите да удостоверят дали предлагат на служителите на пълно работно време възможност да се включат в застраховка, която осигурява минимално основно покритие.

"Това няма да бъдат прости форми за завършване", добавя Чайлдс. (Paychex създаде онлайн ресурсен център за задължения за реформа в здравеопазването поради сложността на закона.)

Също толкова важно, колкото и опитът, е новата технология. Днес работодателите разчитат на технологиите, за да работят по-ефективно. Като бизнес расте, работодателите имат повече записи на служителите, за да се запази и също се нуждаят от повече отчети. Липсата на технологии става пречка за увеличаване на растежа на бизнеса.

Служителите също очакват технология. Днес служителите искат опции като директен депозит и достъп до самообслужване до информацията за заплатите си онлайн. Работодателите, които не могат да предоставят такива възможности, могат да бъдат в неблагоприятно конкурентно положение.

На всичкото отгоре, експлозията на използването на мобилни устройства води до ново ниво на технологични очаквания. Използването на мобилни устройства е все още зараждащо се, когато става въпрос за заплати, но това „нараства с бързи темпове в Paychex“, казва Childs.

Работодателите използват мобилни устройства, за да разгледат определени доклади и да потърсят информация, като например колко пари трябва да имат в банката на датите за заплати, отбеляза той. Служителите също започват да използват мобилни приложения, за да проверяват собствените си записи.

Childs очаква мобилната употреба на заплатите да продължи да нараства, защото освобождава собствениците на фирми и мениджърите да напуснат офиса.

"С мобилните приложения на Paychex, можете да правите почти всичко от плажа - ако искате", добавя Чайлдс.

3. Намалете разходите и рисковете

Аутсорсингът на работната заплата също може да помогне за намаляване на разходите и ограничаване на рисковете. Средно, казва Чайлдс, фирмите надценяват служителите с около 4% поради разликите между времето на служителя и точния запис на времето.

"Просто да имаш по-точно решение за съхранение на записите за време и обслужване, може да спестиш пари", добави той. (Paychex има калкулатор за спестяване на разходи тук.)

Тогава имате потенциалните санкции за нарушаване на отчетността и други изисквания. Според данните на IRS, 40% от малките предприятия плащат средна неустойка от $ 845 на година за късно или неправилно подаване на заявления, отбелязва Childs.

Днес съществуват аутсорсинг решения за малки фирми като един служител, посочва Childs. Решенията са достъпни, започвайки от по-малко от 50 долара на месец за малкия бизнес, в зависимост от нуждите.

Добрият доставчик на заплати предлага възможности, които надхвърлят това, което можете да направите сами. Ако преди не сте разглеждали решение, възложено на външни изпълнители, превърнете тази година в годината. Тя ще ви осигури спокойствие за вас като собственик и ще освободите времето във вашата компания.

Съвети за избор на външен доставчик на заплати

Ако обмисляте извличането на заплати от аутсорсинг, трябва да разгледате типични три точки ще погледнете, когато избирате какъвто и да е доставчик:

• цена
• обслужване
• репутация

Но когато става въпрос за ведомост, има и други неща, които трябва да се вземат предвид:

Сигурност и надеждност на Доставчика

Вие предоставяте на доставчика си на заплати имената, адресите, номерата на социалните осигуровки и номерата на банковите сметки на служителите ви. Вие предоставяте пълномощно за подаване на заявки от ваше име.

Отидете при доставчик, който е финансово силен и разполага с добри контроли.

В противен случай, можете да намерите вашата компания в обвързване, като някои фирми от Южна Каролина, след като малък семеен доставчик на заплати е обвинен в кражба на 11 милиона долара от клиенти.

През 2014 г. клиентите на мрежата за услуги за служители бяха шокирани, когато установиха, че доставчикът на работни заплати е използвал парите им, за да финансират разточителния си личен начин на живот, вместо да го прехвърлят на данъчните органи. Тези клиенти - всички малки предприятия - се озоваха пред действията на IRS. Защо? Защото в крайна сметка работодателят е отговорен дори ако доставчикът на заплати ги открадне. (IRS има съвети за защита на вашата компания, ако аутсорсирате заплата.)

Проследяване на записване на бизнес като бизнес

Дали доставчикът на работни заплати има сериозен опит в обслужването на бизнеса си? Има ли опитният доставчик във вашата индустрия?

Предлагани допълнителни услуги

Помислете за по-широките услуги, които може да ви трябват, докато бизнесът ви расте, като ползи и услуги за човешки ресурси. Ще може ли фирмата за заплати да ги предостави?

Регулаторни възможности за съответствие

Дали доставчикът на работни заплати разполага с ресурси, за да се справи с процъфтяващите закони и наредби по отношение на заетостта, здравеопазването и данъците?

технология

Оценете технологията на фирмата за заплати, включително нейната готовност за мобилност. Инвестира ли компанията за заплати в нови технологии? Могат ли да следват технологиите, тъй като търсенето от страна на работодателя и служителя нараства?

Интерфейси на счетоводителите

Може ли вашият счетоводител да получи лесен достъп до вашите ведомости за трудови възнаграждения и свързани с тях записи за целите на съгласуването и данъчните декларации?

Обработка на заплати чрез Shutterstock