Управлението на записите позволява на компаниите да запазят и максимизират стойността на информацията, като я съхраняват правилно, защитават я и гарантират, че тя е достъпна и достъпна в бъдеще. Мениджърът на записи играе важна роля за гарантиране, че информацията като актив в дадена компания е безопасна и добре управлявана. Кандидатите изискват специалност „Библиотека и архивна администрация“ или тясно свързана област. Работата изисква също така критично мислене, умения за решаване на проблеми и способност за активно наблюдение и координиране на голям обем информация.
$config[code] not foundПроектиране и внедряване на системи за управление на записите
Компаниите генерират много информация, свързана с продажбите, маркетинга, човешките ресурси и запасите. Без подходяща система за управление идентифицирането, съхранението, разпространението и унищожаването на записите може да бъде трудно и досадно предизвикателство. Мениджърите на записите контролират проектирането и внедряването на системи за управление на печатни и електронни документи, като например съхраняване на файловете на служителите по азбучен ред. Мениджърът на записите може също така да създаде система за препращане, която да помогне на потребителите да получат достъп до записите и да гарантират, че служителите записват записите за печат в електронен формат или друга резервна система, преди да ги изхвърлят.
Наблюдение на изпълнението на политиките
Мениджърът на записите определя и класифицира записите според тяхната достъпност и значение за вътрешните и външните заинтересовани страни. Например акционерите могат да имат достъп до годишния финансов отчет на компанията, но не и до данните на служителите. В правителствена организация мениджърът гарантира, че обществеността има достъп само до информация, която не застрашава сигурността или иновациите на държавата. Мениджърът на записите също очертава процедури, чрез които служителите издават записи на външни лица като одитори, федерални агенции и акционери.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от Saplingобучение
Мениджърът на записите разработва и изпълнява програми за обучение и осведоменост, за да просвети служителите за това как да обработват записите в съответствие с политиките и насоките на компанията. Той следи за това служителите да разбират политиките за управление на документи като поверителност, точност и автентичност. Неспазването на определени правила води до последствия, които мениджърът на записите обяснява на служителите в неговия отдел. Също така е негова отговорност да привлича нови служители чрез ориентация и да дефинира обхвата на своите работни места в отдела по документация. Мениджърът на записите също така идентифицира нуждите в уменията на служителите, като например възможността за внедряване на нови технологии в управлението на електронните записи и организира решения за обучение, които поддържат техните умения актуализирани.
Безопасност и съхранение на записите
Друга важна отговорност на мениджъра на записите е да гарантира сигурността и достъпността на записите. Мениджърът следи за безопасното съхранение на записи чрез внедряване на системи за сигурност. Например, тя може да бюджетира и реализира инсталирането на камери за наблюдение на дейността в библиотека с документи. Мениджърът може също така да гарантира, че определени служители имат пароли за база данни, за да се гарантира, че само регистрираните достъп до записи на персонал.
