Задълженията на секретаря обикновено включват организиране на пътувания за шефа и / или други служители. Тъй като секретарите обикновено са отговорни за спазването на графика за заетите ръководители, те също така се грижат за своите планове за пътуване и гарантират, че са взети мерки, включително хотелски резервации и коли под наем.
Планиране за организиране на пътувания
След като секретарката открие, че шефът й трябва да пътува по работа, тя трябва да научи точните дати на очакваното пътуване. Ако сте отговорни за организирането на пътувания за всички във вашия отдел или офис, трябва да определите дали и други членове на персонала пътуват едновременно. В зависимост от фирмата, в която работите, може да се наложи да определите бюджета за пътните разходи или да се свържете със счетоводния отдел, за да видите дали парите са в бюджета за пътуванията. Трябва да разберете какви хотели се намират в района, в който шефът ви ще пътува, ако има някакви предпочитания, и да получите разходите и наличието на стаи.
$config[code] not foundСъздаване на пътни споразумения
Сега, след като сте потвърдили дните и броя на пътуващите, трябва да направите действителното пътуване. Задълженията на секретаря могат да включват извършване на онлайн връзка и извършване на резервации или свързване с туристическа агенция с всички подробности. По-големите дружества могат да имат отдел за пътуване, където секретарът само трябва да предостави предложения маршрут, а пътническият персонал е отговорен за действителното извършване на всички договорености. Вашата отговорност ще включва и преглед на потвърждението на договореностите и гарантиране, че са правилни. Трябва да знаете дали вашият шеф има предпочитания за сядане на самолета, колко бройки багаж ще бъдат взети и дали трябва да бъдат проверени. Срещата или конференцията, на която присъства вашият шеф, може да изискват да запазят мястото си и вероятно ще бъдете отговорни за изпращането на RSVP от нейно име.
Завършване на договореностите
Друга част от организирането на пътуване включва да се погрижим за нуждите на Вашия шеф, докато тя е далеч. Трябва да знаете дали шефът ви се нуждае от транспортиране до летището или ако ще му бъдат възстановени разходите за паркиране на колата си на летището. Трябва да предоставите отпечатано копие на маршрута, който шефът да използва, когато тя пристигне на местоназначението си, така че тя да знае дневния си график и да включва адресите на хотела и местоположението на срещата или конференцията. Можете да резервирате кола под наем предварително, която ще бъде на разположение при пристигането си или да организира трансфер от хотела до хотела. Задълженията на секретаря при организирането на пътуването включват гарантиране, че всеки аспект от пътуването е покрит.
