Паметни събития не се случват просто. Организиране и провеждане на събитие се планира. Независимо дали е ден на конференция, семинар или оценка на клиента и дали имате три седмици за планиране или за цяла година, успехът на събитието е в подробностите. Събрали сме 42 съвета за планиране на събития за малкия бизнес от експертите, включително някои от организаторите на годишните награди на Small Business Influencer.
$config[code] not foundМалък бизнес планиране на събития: Какво да правим първо
1. Решете за вашата целева аудитория преди всичко друго. Първата стъпка - преди да направите нещо друго - трябва да бъде ясно да определите коя е вашата целева аудитория. От това всички останали решения ще попаднат на място по отношение на формата, съдържанието, цените, местоположението и т.н. Този структуриран подход също ще ви помогне да останете фокусирани върху постигането на конкретни цели и да не позволявате обхватът да стане прекалено широк или размит.
2. Направете списък с подробности - всичко, което включва осветление и обществен транспорт, до съдържанието и освежаващите напитки. Когато решите да имате събитие, всичко е важно. От програмно съдържание и осветление до транспорт и паркинг - всичко е от значение. И вашата аудитория ще приписва всичко на вас и … вашата марка. Съставянето на списък ще гарантира, че не пренебрегвате нещата.
3. Да има ясна бизнес цел за провеждане на събитието. Преди да започнете да планирате успешно събитие, бъдете наясно защо го правите на първо място, защото всяко решение след това трябва да подкрепи вашата основна цел. Води ли се поколение? Да се създаде ли информираност за вашата компания или за конкретен продукт? Дали е да се развива лоялност на клиентите? Или просто искате да печелите пари (което също е добре)? И се уверете, че екипът е наясно с целта, така че да нямате „пълзене на обхвата“.
4. Внимавайте за други индустриални събития, когато планирате. Проверете календара. Уверете се, че не планирате събитието си или прекалено близо до празниците или популярните ваканции. Също толкова важно е да проверите за други събития, към които може да се насочат вашите целеви участници.
5. Бъдете гъвкави с промени в размера, местоположението и други детайли. Когато влезете в процеса на планиране на събития, може да откриете, че вашето събитие се променя по размер, местоположение и много други начини, отколкото първоначално си представяхте. Това е естествено и напълно фино, стига да не забравяте причината, поради която вършите цялата тази работа. Необходима е известна гъвкавост.
6. Знайте ограниченията си. Всички знаем, че целта е да се хвърли страхотно събитие на живо. За тази цел ние също трябва да сме наясно с това, което можем или не можем реално да направим - било то бюджет… или време. Ако решите да хвърлите събитие на живо в рамките на една седмица, планирайте по-интимна връзка. Ако това е голямо събитие, подгответе няколко месеца напред. Ако бюджетът е малък, може да се наложи да противодействате на творчеството и много работа сами.
7. Създайте SMART цели. Винаги започвайте със стратегия. Също като изграждането на всеки бизнес, големите събития започват със силна, замислена и измерима стратегия. Събитията на живо са невероятен начин да споделите вашата марка, да се свържете с вашия целеви пазар, да получите обратна връзка за вашия продукт (и още много други неща), но трябва да знаете какво се опитвате да постигнете. Придържайте се към SMART цели и очертайте това, за което се стремите. След това се уверете, че сте в съответствие с постигането на тези цели.
$config[code] not found
Бюджет: Как да плащате за Вашето събитие
8. Разработете „план за финансиране“ за вашето събитие и преценете цифрите. Знаете как ще платите за събитието. Повечето събития се финансират от спонсорство, продажба на билети, бюджети за вътрешен маркетинг - или комбинация от всичките три. Когато създавате бюджета си за събитието, ще трябва да прецените колко пари можете да реализирате реално от всяка област. Преди да резервирате мястото си или да подпишете някакви договори, добра идея е първо да започнете да подписвате спонсори или да продавате авансови билети, за да сте сигурни, че има достатъчно интерес към вашата идея да я финансирате.
9. Създайте бюджет за разходи - и спестете пари чрез дарения от спонсори в натура. Събитията са склонни да струват повече от средния собственик на малък бизнес - предимно по отношение на мястото за хранене и напитки. Не забравяйте да цените всички разрешителни и лицензи, от които се нуждаете. (Тук планиране на събития може да ви помогне да избегнете главоболие.) Направете изчерпателен списък на всички разходи и след това подчертайте областите, в които смятате, че спонсорите могат да играят роля, за да предложат нещо в натура. партньори за провеждане на вашите събития, толкова повече можете да спестите.
10. Помислете за краудфандинг като нова възможност за набиране на средства за събитие. Ако за първи път провеждате събития, използвайте платформи за краудфандинг, за да облекчите риска. Чрез публикуване на вашите събития на тези платформи участниците ще трябва да се заложат за билети за събитието. Ако не е спазен минималният брой участници, събитието не се провежда.
Маркетинг: Привличане на хора
11. Ще ви е необходим ПОДРОБЕН маркетингов план. Създайте маркетингов план за събитието. Колкото по-организирани сте, толкова по-професионално ще бъде вашето събитие.
12. Неуморим в усилията си или вашето събитие ще се провали. Ако не искате да бъдете на вашето събитие сами… тогава пазар, пазар, пазар, пазар… и пуснете още малко.
13. Определете основателна причина (и) за хората да се появяват. Какво е равенството за присъстващите? Трябва да дефинирате КАКВО правите на събитието, което ще привлече тези целеви участници във вратата. За потребителски продукт може да е парти с развлекателни и продуктови демонстрации и безплатни. За бизнес тълпата това може да е образователно съдържание или вълнуващ, добре познат експерт. Каквото и да е, не губете връзката си с това, защо искате тази конкретна аудитория да иска да влезе.
14. Посочете в писмен вид защо целевият ви пазар трябва да присъства - не предполагайте ползите са очевидни. Когато промотирате събитие, уверете се, че кажете на целевия си пазар какво ще научат, на кого ще се срещнат и защо трябва да бъдат там. Не предполагайте, че приятелите ви ще кажат на приятелите си. Ако използвате високоговорители, дайте им рекламни копия, така че да могат да популяризират събитието пред своите аудитории.
15. Научете как да говорите с медиите. Журналистите са много заети и винаги на краен срок… няма време да чуят нивото на продажбите. Нека знаят, че информацията съществува и - за бъдещи истории - че сте експерт в тази област. Включете тази информация, когато достигнете.
16. Използвайте маркерите на Twitter, Twitter е страхотно за насърчаване на събития и за създаване на усещане за онлайн общност около събитие. Създайте уникален хештег още в началото. Първо потърсете в Twitter, за да се уверите, че вече не се използва. Поставете хештега на уебсайта на събитието и ако използвате бутона „Tweet“ за споделяне на сайта, работете с хэштега директно в готовата версия. Когато хората чуруликат, той автоматично популяризира събитието в Twitter.
$config[code] not found17. Използвайте онлайн социални предварителни събития, за да популяризирате основното събитие, За да изградите интерес към събитието си, опитайте да проведете Google Hangout или чат в Twitter няколко седмици преди основното събитие. Поканете няколко от вашите оратори да участват в онлайн социалното събитие. Прегледайте какво ще се случи на главното събитие, като направите обсъждане на това, което ще говорят ораторите, или ще подчертаете дейностите. Той генерира очакване.
18. Купувайте реклама в социалните мрежи. Купуването на реклама в социалните мрежи често се пренебрегва от малки събития. Социалните рекламни платформи (Facebook, LinkedIn и Twitter преди всичко) предлагат възможности за дълбоко насочване, които могат значително да помогнат за достигане до нашата целева аудитория в нашето географско местоположение. Добрата новина е, че не са необходими големи бюджети и продажбите на билети могат лесно да бъдат измерени.
19. Използвайте YouTube, за да популяризирате събитието си. YouTube е втората търсачка в света след Google. Качването на видеоклипове от предишните ни събития или интервюта с нашите говорители / изпълнители е чудесен начин да убедите потенциалните участници да кликнат върху покупката. Видеото предоставя значителни визуални знаци, като по този начин оказва силно влияние върху процеса на вземане на решения. Със събитията ние винаги чувстваме риска да не знаем какво ще се случи, видеото улеснява това напрежение.
20. Създайте страхотно нискобюджетно промоционално видео, Малко творчество с някои плакат борда, безвъзмезден музикален клип, както и добър смартфон видео камера ще създаде забавно видео, за да помогне за популяризиране на това, което предстои. Ето един добър пример за видеоклип, който направи точно това с ограничен бюджет, за да се популяризира събитие за малък бизнес.
21. Вземете участие на местните блогъри. Бъдете умни с блогърите. Включването на местните блогъри за участие в събитието обикновено е страхотна стратегия за привличане на аудитория преди, по време и след събитието. Блогерите обикновено разчитат на широк обхват и обикновено не следват правилата на традиционните медии.
22. Използвайте платформи за регистрация на събития като Meetup. Използвайте съществуващи платформи. Ако това е първият ви опит да стартирате събитие и нямате умения да го популяризирате, погледнете Meetup.com. Освен предлагане на пакет за управление на събития онлайн, Meetup е чудесна отправна точка за подходяща аудитория във вашия район. Той също така притежава възможности за управление и RSVP управление, които са особено удобни, ако сте неопитни.
23. Използвайте онлайн регистрация. По-лесният начин да изплашите хората е, че имате аналогова регистрация (факсове, банкова сметка или само на вратата). Оферта онлайн регистрация, за да се осигури възможно най-много участници, което ще помогне за прогнозиране на номера и освобождаване на бюджет скоро.
24. Включете се в сайтове, обслужващи вашата група. След като разберете кой искате да присъствате, следващата стъпка е да се поставите пред тях. Има уебсайтове, които специализират в изброяването на събития на национално ниво (например Meetup, Lanyrd) и локално, така че започнете оттук и изследвания, които са най-подходящи за включване в списъка.
25. Предложете на местните партньори стимули за насърчаване на вас. Съобщения за пресата, изпратени до съответните медии, ще помогнат за генерирането на новинарски новини и можете да потърсите участие в медиите (онлайн и офлайн) като партньори. Те получават експозиция на вашето събитие в замяна на това, че го разгласяват. Ако не искат да се включат на това ниво, трябва да се обърнат към тях с идеята да проведат състезание за своите читатели, за да спечелят билети.
26. Улеснявайте ораторите си да публикуват своите последователи. Ако имате експерти / говорители, които да присъстват, насърчете ги да популяризират присъствието си на своите последователи в социалните мрежи / имейл абонати.
27. Дайте стимул за ранна птица. Ранни билети за птици на по-ниска цена са чудесен начин да получите ранни признаци, като дадете на хората стимул да действат сега, вместо да чакат и забравят.
Екип: Кой ще помогне?
28. Делегирайте отговорностите. Независимо от размера на вашия бизнес, винаги се опитвайте да делегирате отговорности. Обикновено един човек, който отговаря за всеки детайл, обикновено не работи добре. Когато е възможно, позволете на хората да поемат контрола върху областите, които най-много обичат. Например, оставете храните на вашата компания да се справят с детайлите от кетъринга. Колкото повече някой се радва на своите отговорности, толкова по-вероятно е те да ги изпълнят с успех.
29. Последващи действия - и продължете отново. Посетете рано и често. Въпреки, че никой не иска да бъде управляван с микрофон, уверете се, че служителите и продавачите са на път да изпълнят задълженията си за събития. Докато хората знаят, че очаквате актуализации от време на време, е по-малко вероятно те да станат разочаровани, когато се обаждате или пишете по имейл.
30. Спонсорите са роялти - уверете се, че се чувстват така. Ако имате спонсори - третирайте ги като царе. Те финансират вашето събитие и ви позволяват да го направите (ако това е вашият бизнес модел). Бъдете много ясни преди събитието какво ще получат като спонсори.
31. Винаги подценявайте активността на спонсорите. Ако смятате, че можете да вземете 100 участници, поставете спонсорския си терен на по-ниска оценка - особено ако това е първото ви събитие. По-добре е да се даде приятна изненада на спонсорите, отколкото разочароващо.
32. Попитайте хората какво мислят и бъдете готови за добра или лоша обратна връзка. Попитайте за критики. Ако сте направили половин прилична работа, ще получите много слава. Кажете благодаря, но след това помолете за КРИТИК и бъдете готови за него.
33. Трябва ли квалифициран екип от социални медии да покрие вашето събитие, Не забравяйте екип от социални медии. Въпреки че не е задължително за всяко събитие или индустрия, все повече събития се фокусират върху овладяването на вирусната сила на тяхната аудитория. Ако аудиторията ви се чува, пише Facebook и прави снимки в Instagram - трябва да правите същото и ще ви е необходим обучен екип за изпълнение.
34. Потърсете доставчици, които обслужват вашата ниша и са готови да се включат, Най-добрите продавачи, с които можете да работите, са тези, които са запознати с културата на малкия бизнес. Потърсете доставчици, които често работят с малки предприятия или които биха участвали на по-голямо ниво от тяхната роля.
Ден на събитието: Издърпване
35. Определете внимателно очакванията - след това изпълнете. Уверете се, че аудиторията има голям (не добър) опит; и да им давате онова, което очаквате да посетят.
36. Отношението е заразно. Вашите гости в голяма степен ще играят с вашето отношение и динамика по време на събитието.Водете с пример и се забавлявайте добре.
37. Нека реакцията на тълпата е вашият барометър, Прочетете публиката по време на събитието. Попитайте хората как се справят. Ако нещата вървят добре, и ако не са, ще знаете.
38. Винаги се питайте: Как е подходящо това за участниците? Уверете се, че предлагате съдържание, което е подходящо за над 80% от аудиторията. Публиката трябва да се отдалечи с осезаеми тактики, за да подобри бизнеса си и кариерата си… и те трябва да почувстват енергията на говорещия. Говорейки за вашия бизнес и това, което правите - без да предлагате на публиката онова, от което се нуждаят - е загуба на време и пари за всички.
39. Като майстор на церемониите или говорител - практика. Познавате бизнеса си, но не предполагайте, че знаете как да поставите презентация. Практикувайте да представяте презентацията си, да отговаряте на въпроси и да работите с трудни и конфронтационни членове на публиката. Колкото по-подготвени сте, толкова по-добре.
$config[code] not found40. Погледнете най-добре, Погледнете частта… бъдете удобна, но мода напред. Дори ако сте счетоводител или адвокат, изберете най-отличителния си костюм или вратовръзка. Хората помнят колко сте удобни в собствената си кожа.
План за извънредни ситуации: Какво да правим, когато нещата се объркат
41. Представете си събитието, стъпка по стъпка, и съставете списък с две колони: какво може да се обърка в една колона и плана за извънредни ситуации във втория. Бъдете готови за неочакваното. Може би звуковата система се провали. Може би вашият водещ водещ ще ви откаже. Можеш ли да се справиш и да продължиш?
42. Бъдете готови да помогнете за запълване на пропуски, Въпреки че планирането напред е голяма формула за успех, тя никога не е достатъчна. Появява се нещо неочаквано. По този начин си струва да сложите малко повече лубрикантна грес за смекчаващи обстоятелства. Това се отнася за кетъринг, изисквания за печат, настаняване за гости, прогноза за времето, развлечения и др.
Голяма благодарност на експертите, които допринасят за горепосочените съвети за планиране на събития за малкия бизнес:
- Мат Телфер, маркетинг мениджър за сърдечен интернет и блогър в Marketing Nerd Съвети 1, 24, 25, 26, 27
- Бет Силвър, управляващ директор, Doubet Consulting Съвети 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40
- Лора Лейтес, организатор на събития и собственик, L2 Event Production Съвети 3, 4, 5, 8, 13, 31
- Joy Go, мениджър по интернет маркетинг и мениджър на партньорска програма, печат от Ден 2 ден Съвети 6, 28, 29, 36, 42
- Лиз Кинг, главен изпълнителен директор, главен специалист по събития, Лиз Кинг Събития Съвети 7, 9, 33, 34
- Юлиус Соларис, говорител на индустрията за събития и редактор на блога Event Manager Съвети 10, 18, 19, 21, 22, 23
- Рамон Рей, технологичен евангелист и редактор на технологията Small Biz Съвети 12, 30, 32, 35, 37, 41
- Анита Кембъл, основател и главен изпълнителен директор на Small Business Trends Съвети 16, 17, 20
Shutterstock: План, бюджет, празно, банкет, екип, смутен
109 Коментари ▼
