Във всеки бизнес има ежедневни дейности. Това са задачи, които изискват време и енергия, но честно казано, те са по-добре обработени от някой друг, за да можете да се съсредоточите върху основния бизнес на вашата компания.
Но къде можете да намерите някой, който да се справи с тези задачи? Въведете виртуалния помощник!
„Виртуалният асистент може да взема ежедневни неща, които причиняват стрес, но всъщност не са толкова трудни, и да ги правят зад кулисите, за да можете да продължите да работите по важните неща“, обяснява Джес Остроф, директор на Calm в Don't Panic Management, виртуална помощна агенция, специализирана в услуги за цялостно управление на Facebook за бизнеса.
$config[code] not foundКато се има предвид важната роля, която играят, от решаващо значение е да се избере мъдро, когато наемате виртуален асистент. По-долу са дадени някои тайни за наемането на правилния виртуален помощник.
Когато наемате виртуални асистенти, уверете се, че те.,,
Поддържайте ясна комуникация
Ключова разлика между наемането на служител на пълно работно време и виртуалния помощник е физическото присъствие. За разлика от редовния служител, виртуалният помощник не може да влезе в каютата ви, за да получи отговори. Това прави комуникацията изключително важна. Затова трябва да потърсите виртуален помощник, който да поддържа пълна прозрачност по всяко време.
Имате опит в индустрията
Да предположим, че притежавате малък B2B бизнес и вашата целева аудитория е по-сериозната и развита група от хора и вземащите решения. Бихте ли се възползвали от наемането на новак без опит в индустрията? Вероятно не. По-скоро трябва да потърсите някой, който има достатъчно познания за индустрията, в която работите. Човек със силен опит в индустрията ще може да разбере какво наистина иска публиката.
Вземете собственост за грешки
Професионалният виртуален асистент никога не се страхува да поеме тежестта на грешките, извършени по време на работа. Именно това качество ви улеснява да работите с тях. Както казва Остроф: „Те ценят работата си и приноса си за вашия успех и поемат отговорност за грешки или недоразумения, за да могат да се справят по-добре в бъдеще. във виртуален помощник.
Имате проверими справки
Един прост, но ефективен начин да се прецени уменията и качествата на бъдещия виртуален асистент е да се търсят справки и препоръки от минали работодатели. Уверете се, че обръщате голямо внимание на това, което техните предишни работодатели имат да кажат за своята работа, личност и умения. Въз основа на препоръките ще можете да намерите подходящия човек за работата.
Разберете как работи социалната медия
Ако наемате някого, например да управлявате профила си във Facebook, е важно те да разберат напълно как работи сайтът. Освен цялостното разбиране на функциите на Facebook, важно е да се знае ясно какво може да направи за бизнеса. Добър опит ще бъде полезен, за да ви помогне да разгледате възможностите на бъдещия виртуален асистент при изпълнението на задачата.
Споделяне на предложения
Професионалните виртуални асистенти имат достатъчно доверие в своите умения и опит, за да споделят предложения, които могат да помогнат на тяхната работа и да помогнат на вашия бизнес. „Те могат също да правят предложения, когато става въпрос за процеси и ефективност въз основа на техния собствен опит, който ще ви помогне да управлявате бизнеса си по-безпроблемно“, споменава Остроф. Полезни входове и предложения могат в крайна сметка да ви помогнат да постигнете бизнес целите си.
Задавайте въпроси за длъжността и отговорностите
Когато бъдещ виртуален асистент задава въпроси за ролята и отговорностите на длъжността, това показва неговия / нейния интерес да отговори на вашите очаквания. Валидните въпроси са полезни и за да ви помогнат да си поставите добре дефинирани работни отговорности. „Важно е да погледнете дълбоко в себе си и бизнеса си, за да разберете какво наистина трябва да правите и какво може да направи някой друг. След това трябва да разберете кои от нещата, които другите могат да направят в действителност, да бъдат делегирани на VA, ”казва Остроф.
Изпълнете добре при пробно изпълнение
Не сте сигурни как ще се окажат връзките ви с виртуалния асистент? Опитайте пробен проект за тестване на водите.„Важно е да започнете със задачи или проекти, които са малки и специфични, за да започнете да изграждате доверие, без да рискувате нещо сериозно да се обърка, ако асистентът не е подходящ”, обяснява Остроф. Ако малкият проект върви добре, можете да се доверите на помощника с по-големи задачи.
Excel при управление на времето
Основно качество на един добър виртуален асистент, според Остроф, е способността им да „вземат ежедневни неща, които причиняват стрес, но всъщност не са толкова трудни.“, С други думи, те трябва да знаят как да приоритизират различните работни места и много задачи, без да пропускат крайния срок. Те също трябва да ценят времето ви и да гарантират, че имате съгласие относно сроковете.
Сет с личността си
Като се има предвид колко точно трябва да работите с вашия виртуален асистент, от решаващо значение е да намерите някой, чиято личност е съвместима с вашата. Например, бихте ли се чувствали комфортно да работите дистанционно с някой, който изобщо не говори? Трябва да имате ясно разбиране за междуличностните качества, които търсите в човек, с когото не се срещате лице в лице всеки ден.
Разберете целевата си аудитория
Когато се опитвате да се свържете с аудиторията си чрез социални медии или някакъв друг подход, трябва да разчитате на някой, който познава вашата аудитория или поне желае да подобри знанията си. Да кажем, че вашата целева аудитория е средна американка, която живее в малък град. Ще се възползвате от наемането на виртуален асистент, който познава пулса на такава аудитория.
Останете достъпни
Поддържането на връзка е изключително важно, когато работите с виртуален асистент. Благодарение на интернет, има няколко начина да се свържете с хора, които седят на километри. Но също така е важно да се намери някой, който да се чувства удобно с вашето работно време. Например, ако седите в САЩ, бихте ли помогнали за наемането на виртуален помощник в Малайзия, когато трябва да сте в контакт ежедневно?
Притежават специфични умения
Освен че притежава желани междуличностни умения, човекът трябва да има и специфични качества, за да си свърши работата. Остроф има съвет: „Важно е да определите своя уникален набор от умения, да се съсредоточите върху това и да делегирате останалото.” Идеята тук е да се намери правилния баланс в разпределението на работата, а за това трябва да изберете човек с правилния набор от умения.
Интересувайте се от разбирането на вашия бизнес
Според Остроф: „Повечето виртуални асистенти не намират причини да се инвестират във вашия бизнес. И вие получавате това, за което плащате. ”Правилният виртуален асистент става все по-ангажиран. Той или тя знае, че за да ви помогне да се свържете с аудиторията си, те трябва да разберат за какво се отнася вашият бизнес. Именно това разбиране им помага да научат за вашата стратегия и да допринесат по най-ефективен начин.
Показване на намерението да се научи
Не винаги трябва да наемате виртуален асистент с няколко години опит. Сравнително по-малко опитен човек може да свърши чудесна работа, стига да има решимост да учи. Може да се наложи да се грижите за това лице първо, но възнагражденията са по-големи, когато смятате, че те са значително по-ниски.
Търсете обратна връзка
Виртуалният асистент, сериозно занимаващ се с работата си, ще бъде по-активен в търсенето на обратна връзка, за да намери области за подобрение. Желанието за получаване на обратна връзка е ясен показател за сериозността на асистента по отношение на работата. Остроф добавя: "Важно е също така да даваме постоянна обратна връзка, както добра, така и лоша, така че вашият асистент да може да се учи и да расте."
Поддържайте актуализацията
Трудно е да държите под око какво прави виртуалният помощник, защото не сте физически близо един до друг. Но един добър виртуален помощник разбира това и затова той или тя ви държи актуализирани от време на време. Един добър виртуален помощник ще споделя актуализации, за да ви информира за напредъка и да помогне за премахване на несъответствието.
Представете подробен доклад за проекта
Професионалните виртуални асистенти имат поглед към детайлите. Те признават ролята на подробен доклад за проследяване на състоянието на проекта, напредъка и областите за подобрение. Подробен доклад за проекта също ви помага да знаете какво излизате от ангажимента, което е от полза при наблюдението на възвръщаемостта на инвестициите.
Очаквайте вашите нужди
Професионалният виртуален асистент отнема време, за да разбере вашия бизнес и неговите нужди. С течение на времето виртуалният асистент започва да предвижда вашите бизнес изисквания и може да взема информирани решения. Както казва Остроф: "Най-добрите виртуални асистенти са тези, които след известно време могат да предвидят вашите нужди и да стигнат до тях, преди дори да се наложи да мислите за тях."
Асистентско изображение чрез Shutterstock
Още в: Нещата, които не знаете 8 Коментари ▼
