Ако сте един от милионите служители, които прекарват средно 21% от времето си в срещи, знаете, че те отнемат много време и често провалят ежедневния списък със задачи. Може да не успеете да отмените всички от тях (въпреки че някои компании се стремят към дни без срещи), но можете да ги направите по-продуктивни. Ето как да провеждате среща, която няма да постави вашите колеги да спят или да губят времето на някого.
$config[code] not foundЗадайте дневен ред
Звучи лесно, нали? Но ако нямате списък с конкретни елементи, има голяма вероятност срещата да се отклони от темата и разговорите ще се въртят към всичко, от резултатите на играта до дребните оплаквания. Вземете контрола, като изпратите дневния ред на участниците преди време. Помолете всички да дойдат подготвени да се обърнат към включените елементи и да предложат на участниците възможност да добавят точка от дневния ред в последната минута, ако смятат, че това е от решаващо значение за дискусията.
Помолете всички да допринесат
В допълнение към определянето на дневен ред и искането всички да бъдат подготвени, направете допълнителна стъпка и действително възложите на всеки, който отговаря на специфичните задължения. Това може да бъде толкова просто, колкото да прекарат една минута в началото, като представят ключови моменти от работата / екипа си през последната седмица или месец. За срещи, които се занимават с текущи проекти, може да се наложи всеки да дойде готов да обсъжда констатации или да предлага корекции. Например, веднъж работех за компания, в която служителите правеха бъркотия в кухнята и нямаше никакви напомняния от страна на персонала да разреши проблема. Ръководният екип свика среща за обсъждане на решения. На всички ни беше казано да дойдем с поне две идеи. По този начин успяхме да обсъдим конкретни идеи и избрахме да преследваме първите две. Като допълнителен бонус изпълнихме задачата за 45 минути, вместо за пълния час, който беше определен.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от SaplingОставете лаптопите на бюрото си
Освен ако не провеждате срещата и давате страхотна презентация (не друг PowerPoint, моля), изхвърлете лаптопа. Експертите разясняват как гледането в нашите екрани пречи на взаимодействието и съпричастността, което затруднява постигането на консенсус. В допълнение, разсейването губи време и прави тези срещи по-продължителни от необходимото. Ако искате да си водите бележки, да използвате писалка и хартия, проучванията са открили, че хората, които пишат нещата по старомодния начин, всъщност запазват повече информация.
Дръжте списъка на участниците кратък
Нямате нужда от информация от целия екип в ранните етапи на планиране. Докато не искате да оставите хора, които са от решаващо значение за процеса, нямате нужда и от 50 души. Решете за критичните заинтересовани страни за всяка среща. Ако това е дългосрочен проект, тези заинтересовани страни ще се преместят с проекта, но си задайте следните въпроси, преди да изпратите покана: Дали лицето е експерт по темата, взема ли бюджет или финансови решения и са необходими в тази фаза на процеса? Не забравяйте, че само защото някой не е част от срещата, това не означава, че не трябва да се актуализира. Възложете на определени хора да споделят информация извън основната група, за да се гарантира, че екипите не се чувстват така, сякаш са оставени на тъмно.
