Как да приемате протоколи на среща

Вземането на протоколи на среща е ефективен и полезен начин за отбелязване на точките за действие, решенията и запитванията, които трябва да бъдат решени по време на бизнес среща, където хората могат да бъдат твърде ангажирани в дискусии, за да си водят бележки. Обикновено има назначен министър, чиято работа е да води бележки по време на срещата, да ги подрежда в четлив формат и да ги издава на присъстващите след приключване на срещата. При официални срещи протоколите от предишната среща трябва да бъдат съгласувани и приети в протокола от протоколите от заседанията на участниците в заседанието.

$config[code] not found

Приемане на минути

Определете дали на текущата среща има кворум. Кворумът се определя като минимален брой членове, необходим за одобряване на предложението и за вземане на окончателни решения съгласно правилника на сдружението или групата. Без кворум не може да се провежда официална среща.

Прочетете, или имате секретаря на асоциацията, управителния съвет или групата, прочетете протоколите на глас от предишната среща, като отбележите присъстващите и всички действия, които се случиха.

Обсъдете протокола от предишното заседание, като направите всякакви корекции преди одобрението. Дискусията трябва да бъде фактическа и приятелска, а не отваряне на стари дебати или конфликти.

Обадете се за подаване на предложение от пода. Председателят или председателят на управителния съвет, групата или заседанието иска да бъде прието предложението за приемане на протоколите от предишната среща като прочетени или с обсъдени промени, както е отбелязано. Предложението може да бъде направено от всеки член на борда с право на глас и трябва да бъде командирован от друг. Предишните минути трябва да бъдат приети, преди текущото заседание да продължи.

Помолете всички участници да гласуват за приемане на протокола. Това се прави чрез показване на ръце, с глас или от председателя, който изисква всеки участник поотделно. Запишете в протокола от текущата среща, че предишното е било прието.

Вземане на минути

Получете копие от дневния ред на заседанието, за да определите какво да се обсъжда. Това ще очертае потока на протоколите, които трябва да бъдат взети. Съгласно правилника на Робърт, като точка от дневния ред, предишното заседание трябва да бъде прочетено и прието преди началото на заседанието.

Седнете до лицето, което председателства заседанието, за да получите разяснения, докато заседанието напредва. Използвайте записващо устройство за заснемане на записи и проверете бележките след приключване на срещата.

Напишете заглавието на протокола, записвайки датата, часа и мястото на срещата, както и имената на всеки участник в събранието.

Вземете бележки, докато заседанието продължава, като отбелязва всяка точка от дневния ред, която се обсъжда. Запишете имената на онези, които правят предложения, както и дали са приети или отхвърлени. Напишете как е взето това решение, било то чрез показване на ръце или друг метод.

Препишете бележките за срещите възможно най-скоро след края на срещата, докато дискусиите все още са пресни.

Използвайте шаблона от предишни срещи, за да напишете текущите минути. Ако няма предишни минути, създайте шаблон, в който ясно се посочва заглавието на събранието, датата и участниците.

Ясно покажете всички направени резолюции, с пълни подробности за това, което е резолюцията.

Приложете всички допълнителни документи, представени по време на срещата, за да включите в протокола като приложение.