Протоколът от заседанието на сдружение или организация е официалният протокол за действията, предприети от управителния съвет на групата, но те не са предназначени да представляват всеобхватен препис. Твърде много подробности могат да представят объркваща картина на това, което е постигнала срещата, и приканва към погрешно тълкуване. Ключът към писането на подходящи протоколи от заседанията трябва да бъде кратък и точен и да следвате стандартните практики.
$config[code] not foundЗапочнете протокола с името на организацията и запишете датата на срещата и нейното местоположение. В протокола трябва да бъдат отбелязани всички присъстващи членове на съвета, наличието на кворум и времето, когато събранието е било свикано по ред. Секретарят трябва също така да записва времето, когато членовете на съвета пристигат със закъснение или напускат рано, за да имат ясен запис за присъствието на гласовете.
Следвайте дневния ред, за да проверявате елементите, които се появяват първо, като корекции и допълнения към протоколите от предишната среща, приемане на доклада на касиера или представяне на доклади на комисиите, които не изискват по-нататъшни действия. За писмени доклади, като например актуализация от касиера, просто прикачете доклада към протокола. За устни доклади обобщете накратко.
Запишете същността на действията на борда, но не провеждащия се диалог между членовете на съвета. Когато бъде направено предложение, запишете кой е направил предложението и кой е командировал, както и резултата от гласуването. Отбележете други действия, предприети по време на събранието, които не подлежат на гласуване, като например председателя на борда, който възлага задачи за предстоящо събитие на асоциацията, членовете на съвета доброволци за членство в комисията и дискусии за бъдещи дейности. Протоколът трябва да включва кратко обобщение на всяка друга дискусия.
Обобщете въпросите, повдигнати в точка от дневния ред за „Нов бизнес“. Макар че новият бизнес може да бъде нещо, протоколите трябва главно да отразяват повдигнатия въпрос, кой го е повдигнал, и всяка директива на президента или на борда за решаване на проблема или „поглед в него."
Край на протокола с датата, часа и мястото на следващата среща. Подайте протоколите по указание на председателя на съвета или на президента, като например онлайн или в определен кабинет.
