Как да напишем фирмени минути

Корпоративните минути служат като официален документ на среща на компанията. Правилно водените протоколи предлагат обективно обобщение на заседанията на съвета и на комитетите, като същевременно служат като доказателство за спазването на регулаторните и фидуциарните задължения.

Първо въведете основни данни

Запишете основните факти в първия параграф, Забележете кога и къде е настъпило събранието и колко време е продължило, както и наличието или липсата на кворум. Идентифицирайте всички участници, започвайки с членовете на борда и директорите. Посочете дали такива липсват. Обърнете внимание на имената на членовете на персонала или на гостите на отделен ред. Също така посочете дали събитието е било редовно или специално заседание.

$config[code] not found

Идентифицирайте ключовите действия

Поставете един параграф за всяко движение, като започнете с одобрението на протокола от последната среща. Идентифицирайте кой е направил предложението и резултата, но не се притеснявайте да посочите онези, които са подали искането. Ако гласуването е поименно, посочете името на всяко лице. Не забравяйте да запишете думите по дума.

Бакшиш

Ако не сте сигурни кой е направил предложение, не се страхувайте да питате. Въпреки това, ако не разбирате конкретна точка, маркирайте го на стеновия панел - или груби бележки на лаптопа си - за да можете по-късно да попитате председателя за това.

Обобщете съществените точки

Кондензирайте дълги дискусии, Начинът, по който членовете на съвета решават даден въпрос, е по-подходящ от методите, с които те са постигнали консенсус. Ако регулаторните или фидуциарните задължения изискват да записвате определена информация, регистрирайте само фактори, които са засегнали конкретно гласуване, като например разискване за предимствата и недостатъците на предложението.

Бакшиш

Използвайте ключови думи, където е възможно, за да ви помогне да записвате бележки. Напишете ключови думи от лявата страна на вашия steno pad, ако използвате такъв. Правете бележки за всяка ключова дума от дясната страна.

Запишете дисиденти и въздържали се

Идентифицирайте събития като несъгласие или въздържали се когато членовете на управителния съвет или директорите искат тези становища да бъдат отбелязани за протокола, или процедурните правила го изискват. Например един член може да не е в състояние да гласува по даден въпрос поради реални или предполагаеми конфликти на интереси. В такъв случай ще напишете: „Член на съвета X беше освободен от обсъждане или гласуване по предложение Y.“

Бакшиш

Избягвайте подробни бележки за изпълнителните сесии, ако съветът се обажда на един. Просто отбележете участниците, както и датата, часа, мястото и продължителността.

Прегледайте работата си

Проверете корекцията и коригирайте вашите проекто-минутиза предпочитане след заседанието и след това да ги представи на председателя за преглед. Не насърчавайте основната редакция, защото това може да компрометира точността на работата ви. Подпишете и поставете вашите минути след като бордът ги одобри. Прикрепете ги към всички оригинални подписани копия на доклади на комисиите, кореспонденция и писмени доклади. Въведете официалното копие в протокола на организацията.

Бакшиш

След като членовете на борда и директорите получат протоколите, не е необходимо да се включват прикачените файлове. Вместо това ги обобщете в протоколите.