Системите за регистриране на данни създават офис процедури, които организират информацията съгласно последователни правила, които улесняват намирането на информация. Системите за архивиране организират документи, които други лица и организации изпращат до компанията, записи на вътрешните дейности на компанията и записи на информация, която компанията изпраща до други фирми и физически лица.
Входящи и Изходящи
Изходящите пакети съдържат изходящи документи, преди да бъдат разпространени. Изходящите документи включват изходяща поща, факсове или документи за сканиране и изпращане на имейли до лица извън организацията. Входящата пощенска кутия съдържа входящи документи, преди да бъдат подадени или разпространени вътрешно. Тези документи включват записки; документи, които подробно описват нов проект, инициатива или клиент; и документи, които идват по пощата. Някои входящи кутии имат две секции. Един раздел съдържа документи, които имат съществуващи файлове, а друг раздел съдържа документи, които се нуждаят от нов файл.
$config[code] not foundФайлове и категории
Файловете са папки, които съдържат информация, която принадлежи заедно според името, датата, темата, местоположението, проекта или други данни. Няколко файла са групирани по категории. Често тези категории се присвояват на цвят и се използват цветни папки или стикери за по-лесна справка с тези категории. Системите за регистриране на данни установяват логическото поставяне на отделни файлове в дадена категория. Например, кабинетът на лекаря може да има цветни категории, които съответстват на всяка буква от азбуката за фамилни имена на пациента. Други системи за архивиране подреждат файлове по предмет, числови, географски и хронологични категории и позиции.
Видео на деня
Донесени от вас от Sapling Донесох ви от Saplingкореспонденция
Входящата поща се съхранява във файлове, които се отнасят до информацията в документите. Фирмите поставят копия от отговорите на входящата поща в същия файл като оригиналните входящи документи. Някои компании печатат копия на попълнените отговори, за да ги различат от отговорите, които все още не са получени. По същия начин, фотокопия на изходящи документи се съхраняват във файлове, които се отнасят до информацията в документите и се съхраняват в същия файл като всеки отговор, който компанията получава към тези документи.
Вътрешно разпределение
Входящата пощенска кутия съдържа документи, които се разпространяват в организацията, включително поща за отделни служители, бележки и други физически документи, които отделните служители получават. Вътрешните документи за входяща пощенска кутия се разпространяват до служителите чрез поставяне на документите в полетата за прехвърляне на служители, а понякога и чрез сканиране или изпращане по факс на документи до отдалечени служители.
Ключ за картотекиране
Ако няма съществуващ файл, който логически съответства на нов документ, се създава нов файл, който да го съхранява. По същия начин се създава нова категория за нов документ, ако няма съществуваща категория, която да съответства на документа. Файловите ключове осигуряват индекс за система за регистриране. Файлови ключове изброяват и кодират всички категории в системата за регистриране и посочват как е организирана информацията в рамките на всяка категория. Всеки път, когато се създава нова категория, ключът за файлове се актуализира и разпространява до останалата част от персонала или се показва в централна отправна точка.
