В съвременния офис не е необичайно да виждате служител да проверява електронната поща, да разговаря по телефона и да общува с клиента, едновременно. Този вид многозадачност може да позволи на работниците да се справят повече през деня, но също така може да предизвика разсейване, ако не се използва правилно. Да се научите как да правите много задачи правилно означава да разгледате приоритетите си и да насочите вниманието си към проектите, които са най-важни за вашия успех и този на компанията, в която работите.
$config[code] not foundНапишете списък с рутинните си ежедневни задачи - нещата, които трябва да правите всеки ден, независимо от това какво още е на вашата чиния. Запазете този списък в електронна таблица или документ за текстообработка и го запазете отворен на работния плот.
Отбележете всеки от елементите в дневния си списък, докато ги попълвате. Нулирайте списъка за следващия ден, след като всичките ви ежедневни задачи свършат.
Дръжте електронната си програма отворена по всяко време. Много програми за електронна поща не могат да ви изпращат известия за нова поща, когато програмата е затворена. Ако запазите пощата си затворена, можете да пропуснете важно съобщение от ръководител или колега.
Отворете всяка програма като задача, след това я оставете отворена, докато тази задача не приключи. Ако от вас се изисква да пишете няколко писма или да създавате няколко електронни таблици по време на деня, може да искате да оставите програмата си за текстообработка и електронни таблици отворена през цялото време.
Попитайте шефа си дали компанията използва услуга за незабавни съобщения, като например Microsoft Office Communicator. Вземете програмата, инсталирана на вашия компютър, и я използвайте, за да задавате и отговаряте на въпроси, докато правите друга работа.
Използвайте бутона за заглушаване на телефона, когато сте на конферентно повикване, но не е необходимо да говорите или предлагате вход. Водете си бележки по време на срещата, като проверявате и имейлите и мигновените си съобщения.
