Написах в последната си колона за новия четец за книги на Amazon Kindle и казах:
$config[code] not found"Всички ние с нетърпение очакваме да се сбъднат прогнозите за безхартиения офис, но това обещание изглежда е заблуда, която е по-неуловим от всякога."
Но може би се вижда офисът без хартия. Да, слушах тези, които продължават да казват, че офисът без хартия е все още мечта. Но мисля, че ключът тук е да се стремим към и да работим за напредък в избавянето на хартия, а не в съвършенство в постигането на тази крайна цел. Подходящата система за управление на данните може да комбинира практичността на хартията със скоростта на новата информация и технологии.
Като предприемачи и собственици на малки предприятия, ние искаме да елиминираме количеството хартия, което използваме, защото то просто изисква твърде много време (и пари) за производство, организиране и възстановяване. Това би могло да спести много пари на вашата компания и да ви помогне да спечелите повече пари.
С настоящото разпространение на информация, трябва да предоставим информацията на себе си и на другите с бързината на днешния свят.
Обърнете внимание на начина, по който се обработват хартията и файловете във вашия бизнес.
Ако ме харесваш, ще бъда толкова смел, че да кажа, че това, което откриеш, няма да те направи щастлив.
Може да имате най-организирания офис в света, но времето, необходимо за систематизиране на воденето на записи и поддържането на този метод на организация, се превръща в реални долари - часове, които могат да бъдат изразходвани за научноизследователска и развойна дейност и маркетинг.
Използвате ли система за подаване на пилоти, като държите нещата в чисти купчини, така че да знаете точно къде е всичко? Помислете за физическите проблеми, които причиняват, както и вината, която чувствате, защото винаги чувствате необходимостта да „преминете“ през тези купчини - за да гарантирате най-малкото, че не сте забравили нещо.
Ако хартиените файлове погребват офиса ви, „преминаването без хартия“ може да е добър вариант. Но какво точно става за безплатен за вашия бизнес? Това включва вземане на решение да го направи и да не се връща назад. Това означава да се сканират всички файлове в компютъра и да се обучат служителите да използват цифровите файлове.
Сега тези документи, които трябваше да се изпращат от един съдружник в друг или от вашия бизнес към клиент или перспективен клиент, могат да се видят където и да са необходими. Вашата компания може да спести много часове и безкрайни долари само в производителността и ефективността.
Реалността е, че вашият офис винаги ще използва хартия. Терминът „безхартиен“ е твърде висок за достигане на стандарт. Някои хора трябва да отпечатат нещата, за да ги прочетат. Ще отпечатате неща, които да носите със себе си и да покажете на други хора. Не всяка презентация може да бъде приспособена към PowerPoint. Няма да се отървете от тези принтери.
Но ще се отървете от картотеките или поне някои от тях, докато сканирате файлове в компютъра си и създавате нови файлове на компютъра, както и необходимостта от постоянно организиране на тези файлове.
Ето 4 неща, които трябва да се вземат предвид, когато се прави безхартиено
1. При сканиране на файлове е необходим специален скенер за документи.
2. Когато записвате файлове, най-добрият и най-общоприет начин е в PDF формат или в преносим формат на документи. Това е стабилен формат, който поддържа файла точно така, както изглежда на хартия. Тя може да бъде четена онлайн или отпечатана, заема малко място и е лесна за създаване със софтуер, достъпен от Adobe.
3. Ако дигитализирате файловете си, ще ви е необходим твърд диск, посветен на съхраняването на новия ви "файлов кабинет" и добра система за архивиране на данни. Техническите специалисти предлагат да има два преносими твърди диска. Вие се връщате една до друга всяка седмица и поемате резервното копие до местоположение извън офиса, като например банков депозит.
4. Ако нямате компютри в локална мрежа (LAN), те трябва да бъдат свързани, така че всеки да има достъп до файловете. Създаването на безжична мрежа струва около $ 25-50 на компютър, плюс $ 75-100 долара за “хъб” или централен рутер за четири компютъра.
Повечето хора нямат проблеми с преглеждането на цифрови файлове и поддържането им. Това, с което вие и вашите служители може да имате проблеми, е да свикнете с новата система за съхранение и управление на информацията. Вземете всички на борда по отношение на файловите протоколи. Как трябва да се етикетират директориите? Как трябва да се наричат файловете? Важно е всеки да използва едни и същи стандарти. Решете какво ще бъдат и ще отпечатате копия за всички. Направете копие в мрежата на компанията.
Да отидеш на хартия е въпрос на избор: това е съзнателен начин на живот и решение в стила на работа. Това е това, което, когато е напълно ангажирано, може да увеличи вашата производителност, ефективност и ефективност, както и да намали количеството на отпадъците, които всеки един от нас произвежда.
Взели ли сте решение да отидете без хартия?
* * * * *
